Autogestão Home Office: março 2021

INTRODUÇÃO

Post anterior: nenhum, este é o primeiro do Blog.

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Este Post, que é o primeiro do Blog Autogestão Home Office, apresenta a metáfora que utilizamos para dar ênfase a alguns aspectos importantes para um Home Office, que geralmente são esquecidos, mas que são essenciais.

Contexto

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Metáfora é uma figura de linguagem que produz sentidos figurados por meio de comparações, apresentando de forma literal uma equivalência que é apenas figurada.

Nesta série de Posts vamos abordar a Autogestão no Home Office, com apoio da Metáfora "Home Office é Moto Boy".

Por que o Moto Boy na metáfora? A resposta a esta pergunta aparecerá, naturalmente, ao explorarmos mais a fundo as características do trabalho de um Moto Boy que se conectam com o Home Office.

Objetivo

O objetivo é desmistificar a ideia de que trabalhar em casa é sinônimo de folga ou de que não há desafios.

A necessidade de lidar com imprevistos, a importância da organização para cumprir prazos, a autonomia na gestão do tempo, são desafios comuns tanto ao Moto Boy como ao Home Office.

Os desafios comuns do colaborador em Home Office são: a falta de estrutura, a procrastinação e a dificuldade em separar a vida pessoal da profissional.

Por outro lado, os desafios comuns do Moto Boy são: lidar com o trânsito, com as condições climáticas e com a pressão por entregas rápidas.

Vamos mostrar como as ferramentas "Velocímetro" e "GPS", que são fundamentais para um Moto Boy, podem ajudar o Home Office a superar seus desafios.

VELOCÍMETRO E GPS

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Velocímetro

Ferramentas diferentes, mesma essência, infinitas possibilidades de uso.

Assim como o motoboy utiliza Velocímetro e GPS para otimizar suas entregas, o Home Office também pode utilizar ferramentas de gestão para otimizar os resultados dos seus Serviços.

A essência é a mesma: medir o progresso e traçar o melhor caminho para alcançar seus objetivos.

O Moto Boy define o endereço da entrega e controla a velocidade média em KM por Hora no meio do trânsito para não atrasar.

O Home Office define a meta e controla o progresso com um gráfico semelhante a um Velocímetro, que mede um indicador diferente da velocidade média em KM por Hora.

A figura abaixo apresenta o Velocímetro utilizado no Home Office, que é o gráfico Medidor, da planilha Google Sheets.

GPS

GPS no contexto do Home Office é a sigla de Grupo de Processos do Serviço.

A imagem do GPS no Home Office é de um roteiro em forma de hierarquia em que, no topo está o Serviço, no meio estão algumas boas práticas de mercado para otimizar processos e, na base, Checklists.

O Home Office tem um Velocímetro e um GPS numa única ferramenta, que é a Planilha GPS.

O GPS no Home Office é um roteiro detalhado que mostra como executar um serviço desde o recebimento da solicitação até a entrega, em formato de Checklist.

Para cada Serviço executado no Home Office existe uma Planilha GPS, criada com base em padrões rigorosos, que mostra o roteiro específico do Serviço.

Conheça o modelo da Planilha GPS no Post Melhore as entregas nos seus processos pessoais usando GPS e IA: Guia Completo.

INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL

Desafio 1: informação coletada, usada e não registrada

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O desafio é achar uma forma de registrar a informação, para não ficar apenas na memória de cada um.

A figura ilustra uma situação comum: enquanto a pessoa trabalha, com a prática da rotina diária, seu cérebro vai armazenando informações e conhecimentos específicos do Serviço, que não são registrados em nenhum local para compartilhar.

Não existem ações concretas para registrar as informações e o conhecimento, pois a prioridade é para a coleta e o uso da forma mais produtiva possível.

A experiência mostra que depois que a pessoa alocada no Home Office aprende a Rotina Diária, passa a fazer tudo automaticamente, tal como o Moto Boy.

Depois que os roteiros mais frequentes são aprendidos, o próprio GPS poderia ser desligado pelo Moto Boy.

Só não é desligado porque fornece informações importantes a respeito do trânsito, o que evita a perda de tempo.

Desafio 2: informação não compartilhada

O desafio é achar uma forma de compartilhar, com rapidez, informação que está registrada apenas na memória de cada um.

A figura ilustra uma situação comum: uma pessoa contratada há pouco tempo que inicia um trabalho em Home Office e fica com muitas perguntas sem respostas.

Precisa de informações que não estão registradas em nenhum local de fácil acesso.

Estão apenas na cabeça de outras pessoas, geralmente muito ocupadas, o que caracteriza falta de disponibilidade de informações.

Desafio 3: informações registradas e compartilhadas em Chatbot de IA

O desafio é achar uma forma de disponibilizar em Chatbot de IA a informação que está registrada apenas na memória de cada um, para compartilhar com rapidez.

A figura ilustra uma situação incomum, que é a nossa intenção: uma pessoa contratada há pouco tempo que inicia um trabalho em Home Office precisa de informações que estão registradas em Chatbot de IA especializado no Serviço, que é capaz de responder as perguntas, imediatamente.

Solução: utilização de Inteligência Artificial

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A solução é usar a Inteligência Artificial para registrar as informações que estão fragmentadas na memória de cada um, para compartilhar com rapidez.

Há duas iniciativas neste Blog para utilização de Chatbot de IA, com o objetivo de facilitar o compartilhamento de uma base de conhecimento entre os colaboradores.

O foco dessas duas iniciativas é coletar, registrar e compartilhar as informações e o conhecimento sobre o Serviço executado no Home Office.

Ação Concreta COLETAR

Ao tentar coletar informações sobre como executar um Serviço, fazendo perguntas às pessoas da organização, obteremos apenas fragmentos do conhecimento, se não houver uma documentação completa, precisa, atualizada e disponível.

Por outro lado, ao tentar coletar fazendo perguntas a um assistente de Inteligência Artificial, podemos complementar essas informações focando tanto em fragmentos específicos como no todo. É aqui que está o Desafio 1.

Ação Concreta USAR

Somente ao usar essas informações para executar o Serviço, podemos obter um conhecimento mais próximo da realidade.

Ao executar, muitas perguntas serão feitas e o ideal seria registrar todas as respostas de forma organizada, para registrar de tal forma que o compartilhamento seja fácil e rápido.

Ação Concreta REGISTRAR

Após cada execução do Serviço, o ideal seria registrar, o mais rapidamente possível, na base de conhecimentos do Chatbot de IA especializado nesse Serviço, tudo o que for impactante na execução, que tenha sido observado. É aqui que está o Desafio 2.

Ação Concreta COMPARTILHAR

Com um Chatbot de IA especializado no Serviço, a base de conhecimento do Serviço estará disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana e com resposta imediata! É aqui que está o Desafio 2.

Iniciativa 1: Coletar informações por meio de comando a um Chatbot de IA

Criação de um modelo padrão de comando para pedir, a um Chatbot de IA, a criação de Checklist de um Serviço.

Os testes já começaram com um protótipo do modelo padrão.

A pré-condição para testar é ter conhecimento de um Serviço, para saber o que pedir.

A solução utilizada é o Gemini, que é um modelo de inteligência artificial generativa do Google.

Iniciativa 2: Registrar uma base de conhecimento, após criar um Chatbot de IA especializado no Serviço

Criação de um Chatbot de IA identificado por AutogestaoHomeOffice, o qual ainda precisa aprender para se tornar especialista no Serviço que escolhemos.

Os testes já começaram, com o fornecimento de uma base de conhecimento de um Home Office real, em plena atividade, para o AutogestaoHomeOffice aprender.

A pré-condição para testar é representar o papel de um novo funcionário que:

conhece o Serviço porque já praticou em outra organização;
não tem documentação nenhuma disponível para consultar;
depende da boa vontade de colegas com pouca disponibilidade de tempo para ensinar;
quer aprender logo para se sentir produtivo.

A solução utilizada é o poe, que é uma plataforma de inteligência artificial que permite aos usuários criar seus próprios chatbots personalizados.

Padronização do GPS

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Vantagens de Padronizar o GPS

Padronizar o GPS (Gupos de Processos do Serviço) de um Home Office, pode trazer inúmeros benefícios, incluindo:

1. Aumento da Produtividade:

A padronização elimina a variabilidade desnecessária nos processos de trabalho, permitindo que as tarefas sejam realizadas de forma mais rápida e eficiente.

2. Melhoria da Qualidade:

Com processos padronizados, é mais fácil identificar e corrigir erros, garantindo que a qualidade do trabalho seja consistente.

3. Redução de Estresse:

Um ambiente de trabalho organizado e padronizado reduz o estresse e a sobrecarga mental, permitindo que você se concentre melhor nas tarefas.

4. Clareza e Consistência:

Padrões claros e bem definidos tornam mais fácil entender o que precisa ser feito e como, reduzindo a confusão e a necessidade de refazer trabalho.

5. Facilidade de Treinamento:

Processos padronizados e registrados em ferramentas de IA facilitam o treinamento de novos colaboradores e o compartilhamento, pois há um conjunto claro de procedimentos a seguir, disponíveis em Chatbot de IA e não apenas na memória de colaboradores experientes.

6. Monitoramento e Melhoria Contínua:

A padronização permite o monitoramento contínuo dos processos, facilitando a identificação de áreas de melhoria e a implementação de mudanças eficazes.

Implementar a padronização no home office não só melhora a organização e a eficiência, mas também contribui para um ambiente de trabalho mais agradável e produtivo.

A padronização da Planilha GPS, que é uma das pre-condições para as duas soluções citadas, será publicada no Post Melhore as entregas nos seus processos pessoais usando GPS e IA: Guia Completo.

Livro recomendado para a padronização: Checklist - Como fazer as coisas bem feitas, por Atul Gawande

REVISÃO

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A metáfora utilizada serviu para mostrar a vantagem do Home Office usar sua versão das ferramentas:

Velocímetro e
GPS.

Ao mesmo tempo, mostrou a necessidade do Home Office superar estes 5 desafios:

Desafio 1: informação coletada, usada, não registrada e não compartilhada
Percepção de uma situação comum: enquanto a pessoa trabalha, com a prática da rotina diária, seu cérebro vai armazenando informações e conhecimentos específicos do Serviço, que não são registrados em nenhum local para compartilhar.
Desafio 2: informação não compartilhada
Percepção de outra situação comum: uma pessoa contratada há pouco tempo que inicia um trabalho em Home Office e fica com muitas perguntas sem respostas. Motivo: falta de disponibilidade da informação em local de fácil acesso.
Desafio 3: informações registradas e compartilhadas em Chatbot de IA
Percepção de uma situação incomum: uma pessoa contratada há pouco tempo que inicia um trabalho em Home Office precisa de informações que estão registradas em Chatbot de IA especializado no Serviço, que é capaz de responder as perguntas, imediatamente.
Solução: utilização de IA
Percepção da necessidade de duas iniciativas para utilização de IA, com o objetivo de facilitar o compartilhamento de uma base de conhecimento entre os colaboradores.

Iniciativa 1: Coletar informações sobre determinado Serviço, por meio de comando a um Chatbot de IA.
Iniciativa 2: Registrar uma base de conhecimento, após criar um Chatbot de IA especializado num determinado Serviço.

Padronização do GPS
A padronização da ferramenta GPS do Home Office, que é uma das pre-condições para as duas iniciativas citadas, será publicada no Post Melhore as entregas nos seus processos pessoais usando GPS e IA: Guia Completo.

CONCLUSÃO

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Concluindo, na nossa metáfora "Home Office é Moto Boy", nos dois tipos de trabalho reconhecemos a importância de:

planejamento e organização
definição de metas e prioridades
medição da produtividade e qualidade
acompanhamento do tempo
ferramentas de gestão de tarefas

Nos próximos Posts serão apresentados alguns estudos de caso com os Chatbots de IA Gemini e AutogestaoHomeOffice, para ajudar na jornada de um Home Office em direção à Autogestão.

Lembre-se: No Home Office, você é o CEO e o funcionário ao mesmo tempo, portanto, utilize ferramentas de gestão, com apoio de IA, para otimizar suas entregas e alcançar o sucesso.