Do Caos ao Prompt T2E01: Desvio de Meta do Home Office - Alívio das dores

INTRODUÇÃO

Este Post é o primeiro episódio da segunda temporada da série "Do Caos ao Prompt", que apresenta o método RDM-HO (Relatório de Desvio de Meta - Home Office), tendo como foco a definição do público-alvo, suas dores e uma proposta de solução.

Público-alvo

Home Office de qualquer especialidade.

Dores do Público-alvo

• trabalha muitas horas e depois sente a sensação de que não fez nada;
• não tem meta pessoal;
• não consegue medir o seu resultado;
• sente irritação e cansaço nas reuniões de apresentação de resultados, por falta de objetividade;
• não sabe qual é a sua velocidade média nas entregas, portanto, não consegue fazer estimativas de prazos confiáveis;
• sente falta de equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Objetivo 

O objetivo do método RDM-HO é aplicar práticas de gestão utilizadas no mercado por grandes organizações, para alcançar resultados cada vez melhores no contexto de um processo pessoal, em Home Office ou não, buscando encontrar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional de quem sofre com dores citadas acima:

Resultado Esperado

O resultado esperado no final da temporada 2 da série "Do Caos ao Prompt", é um Agente de Inteligência Artificial (IA) com as seguintes características:

• Base de Conhecimento do Agente de IA: será um produto desta série identificado por Planilha RDM, que será integrado com o Agente de IA, para gravação e leitura dos dados necessários para a autogestão do Home Office.
• Comportamento do Agente de IA: será um produto desta série identificado por Regras do Diálogo, que conterá as especificações de todas as interações entre o Agente de IA e a pessoa em Home Office, em linguagem natural. 
• Infraestrutura Tecnológica do Agente de IA: será um produto do mercado, ainda não selecionado, que fornecerá o ambiente para implementação da Base de Conhecimento e do Comportamento citados acima.

O nome do Agente de IA será Assistente de Gestão de Processo Pessoal (AG2P), que será especialista na gestão de processo pessoal.

É importante enfatizar que o Agente AG2P não é especialista no processo que a pessoa está executando, pois será especialista em gestão de processo pessoal.

Isto significa que o papel desse agente será coletar, registrar e analisar dados durante a execução de um processo pessoal, com o propósito de calcular indicadores de desempenho e compartilhar gráficos para gestão à vista.

RDM na Empresa e no Home Office

Na empresa, RDM é uma ferramenta de gestão que analisa as ações de uma empresa em cada setor, a fim de identificar o que está funcionando e o que não está.

No processo pessoal do Home Office, RDM é uma ferramenta de autogestão que analisa as ações de um processo pessoal em cada serviço prestado, a fim de identificar o que está funcionando e o que não está.

Princípios do RDM

O RDM também é conhecido como Relatório de Três Gerações.

 

É inspirado nos princípios japoneses de gestão de qualidade e eficiência.

Na empresa, RDM é um método que incentiva os líderes a analisarem as operações da empresa, identificando problemas e propondo soluções.

No home office, RDM é um método que incentiva as próprias pessoas lideradas a analisarem as operações dos seus processos pessoais a serviço da empresa, identificando problemas e propondo soluções.

Desafio

O desafio não é provar que o RDM funciona e, sim, querer que funcione no Home Office e fazer acontecer. 

O RDM tem sido utilizado há décadas pelos japoneses, sendo muito utilizado no Brasil, também, por especialistas em gestão de empresas. 

A proposta do RDM é que, se o mesmo tem funcionado bem para gestão de empresas, funcionará bem, também, para autogestão em Home Office.

O RDM pode ajudar na autogestão do processo pessoal de pessoas alocadas em Home Office ou não.

Método RDM-HO

Neste série vamos usar RDM-HO para identificar o método que faz adaptações ao RDM para uso no Home Office. 

A ferramenta mais importante do método RDM-HO é o Relatório de Desvio de Meta, razão pela qual está fazendo parte do nome.

O método RDM-HO pode aumentar a burocracia?

O método RDM-HO pode aumentar a burocracia, somente se as tarefas necessárias forem executadas manualmente.

Mas, com o estágio atual de desenvolvimento da tecnologia, principalmente com o advento da Inteligência Artificial, será possível a criação de agentes para automatizar as tarefas necessárias para a utilização do método. 

A tecnologia pode reduzir a burocracia automatizando tarefas repetitivas, integrando processos e otimizando fluxos de trabalho.

Automatização de processos 

• Sistemas automatizados podem agilizar tarefas como gestão de documentos, aprovações, folha de pagamento, controle de ponto, entre outras
• A automação pode reduzir erros e aumentar a eficiência

Integração de processos

• A tecnologia pode integrar processos logísticos, tornando-os mais ágeis, seguros e confiáveis 
• Sistemas de gestão em nuvem permitem o acesso e a manipulação de dados a partir de qualquer local 

Otimização de fluxos de trabalho

• A tecnologia pode ajudar a otimizar cada uma das atividades dentro da organização 
• A automação da emissão de notas fiscais pode reduzir o tempo gasto com tarefas burocráticas 

Vantagens da tecnologia

• A tecnologia pode aumentar a produtividade e minimizar a sobrecarga de tarefas burocráticas 
• A tecnologia pode facilitar a comunicação e a tomada de decisões 
• A tecnologia pode proporcionar previsibilidade, permitindo um maior controle sobre o tempo de cada atividade 

Comprometimento, Atenção aos Detalhes e Acompanhamento do Progresso

Obviamente, para vencer este desafio, além do método e das ferramentas, serão necessários:

• comprometimento com os resultados do seu processo pessoal no Home Office; 
• atenção aos detalhes necessários para produzir o RDM e 
• acompanhamento do progresso com disciplina e vontade.

Primeiro passo da nossa jornada

O primeiro passo da nossa jornada em direção ao uso do método RDM-HO, no fluxo de trabalho do Home Office, é aprender como fazer usando planilhas.

Após o aprendizado com planilhas, o próximo passo será a otimização do fluxo de trabalho usando a tecnologia disponível, para delegar a u Agente de IA as tarefas repetitivas de atualização das planilhas.

CONCLUSÃO

Para finalizar, um pouco de motivação para você: após vencer o desafio de aplicar o RDM-HO na gestão do seu Home Office, você estará capacitado a enfrentar um desafio maior como, por exemplo, gestão de um setor da organização. 

Depois, o desafio de ser responsável pela gestão de uma área de negócio mais ampla e, assim, sucessivamente, sempre com comprometimento, atenção e vontade. Não há limites, e, sim, desafios cada vez maiores. 

Próximo Post: Do Caos ao Prompt T2E02: Desvio de Meta do Home Office - Mapa Mental

Índice da Temporada T2 da Série "Do Caos ao Prompt"

• Temporada T2 Desvio de Meta do Home Office
• Episódio E01 Alívio das dores 
• Episódio E02 Mapa Mental
• Episódio E03 Alinhamento das Expectativas
• Episódio E04 Visão Geral do Relatório de Desvio de Meta
• Episódio E05 Descrição do PLANEJADO
• Episódio E06 Descrição do EXECUTADO
• Episódio E07 Descrição do RESULTADO
• Episódio E08 Descrição dos PONTOS PROBLEMÁTICOS
• Episódio E09 Descrição das AÇÕES CORRETIVAS
• Episódio E10 Exemplos do Relatório de Desvio de Meta
• Episódio E11 Início da rotina diária
• Episódio E12 Meio da rotina diária
• Episódio E13 Fim da rotina diária
• Episódio E14 Catálogo de tarefas
• Episódio E15 Base de Conhecimento Pessoal
• Episódio E16 Indicador de Produtividade
• Episódio E17 Indicador de Qualidade
• Episódio E18 Análise de Perdas
• Episódio E19 Avaliação da Capacidade
• Episódio E20 Integração das Ferramentas de Autoavaliação
• Episódio E21 Perguntas e Respostas sobre RDM
• Episódio E22 Visão Geral do Método RDM-HO
• Episódio E23 Descrição do Evento "Abriu a planilha RDM"
• Episódio E24 Descrição do Evento "Recebeu lista de tarefas a fazer"
• Episódio E25 Descrição do Evento "Iniciou tarefa do negócio"
• Episódio E26 Descrição do Evento "Terminou tarefa do negócio"
• Episódio E27 Descrição do Evento "Ocorreu um incidente"
• Episódio E28 Descrição do Evento "Decidiu encerrar a jornada"
• Episódio E29 Descrição do Evento "Executou tarefa em hora extra"
• Episódio E30 Descrição do Evento "Liberou RDM"
• Episódio E31 Descrição do Evento "Selecionou totais para produtividade"
• Episódio E32 Descrição do Evento "Selecionou totais para qualidade"
• Episódio E33 Descrição do Evento "Selecionou incidentes por origem"
• Episódio E34 Descrição do Evento "Avaliou a capacidade do processo"
• Episódio E35 Descrição do Evento "Fechou a planilha RDM"
• Episódio E36 Descrição do Estudo de Caso
• Episódio E37 Execução do Estudo de Caso
• Episódio E38 Projeto de Aprendizagem do Método RDM-HO
• Episódio E39 Checklist para Verificar o RDM
• Episódio E40 Avaliação da Checklist
• Episódio E41 Realizado x Meta da Checklist
• Episódio E42 Itens da Checklist x Plano de Ação
• Episódio E43 Acompanhamento do Plano de Ação
• Episódio E44 Resumo do Método RDM-HO
• Episódio E45 Dica para Medição do Tamanho das Tarefas no Home Office
• Episódio E46 Dica para Definir Meta para o Home Office
• Episódio E47 Alternativas para fazer melhorias no processo pessoal do Home Office
• Episódio E48 O que não fazer e o que fazer com os dados do Relatório de Desvio de Meta
• Episódio E49 Relatório de Desvio de Meta nas Reuniões
• Episódio E50 Recomendações para Utilizar o Método RDM-HO
• Episódio E51 Comunicação Homem-Máquina - Estrutura do Agente AG2P