Do Caos ao Prompt T2E37: Desvio de Meta do Home Office - Execução do Estudo de Caso

INTRODUÇÃO

Este Post é o episódio 37 da segunda temporada da série "Do Caos ao Prompt", que apresenta o método RDM-HO (Relatório de Desvio de Meta - Home Office), tendo como foco a execução do Estudo de Caso que foi preparado para facilitar o entendimento e a aplicação prática do Método.  

Clique aqui para entender o problema e a solução proposta

 

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O que é importante na Execução do Estudo de Caso

Tamanho das tarefas

A figura abaixo mostra o catálogo de tarefas padronizadas do Home Office, com o tamanho de cada uma em Pontos, para viabilizar a medição da velocidade no Processo Pessoal.

Saiba como medir o tamanho das tarefas neste link: Medição Home Office. 

Evento que inicia uma tarefa

A figura abaixo mostra quando a execução de cada tarefa é disparada, ou seja, qual o evento do negócio que causa o início de uma tarefa.

A sequência de execução das tarefas não é rígida, porque depende da ocorrência de fatos ocorridos fora e dentro do Home Office.

Tarefas a executar no dia

Neste Estudo de Caso, as demandas são recebidas por Email.

A lista acima é o resultado do Plano do Dia. 

Entradas do Relatório de Desvio de Meta (RDM)

Conforme as informações fornecidas acima (tamanho das tarefas e plano do dia), no dia 10/06/2021, o Home Office recebeu 10 Notas Fiscais e planejou executar as tarefas abaixo:​

1Registrar NFe, com tamanho = 3 Pontos​

3Aprovar Fatura, com tamanho = 5 Pontos​

A entrega planejada para esse dia é igual a 80 Pontos (10 x 3 + 10 x 5). ​

Vamos supor que aconteceram 3 Pontos Problemáticos durante a execução, sendo necessário contatar os fornecedores para solicitar correções:​

1 Boleto com erro nas datas de vencimento​

1 NFe com Preço Unitário diferente do Pedido​

1 NFe sem Boleto​

Além destes, ocorreu uma reunião não planejada, para tratar de assunto que nada tinha a ver com o Home office.​

Vamos ver como ficou o RDM com os Buracos Negros, na figura abaixo.​

Como interpretar o RDM com os Buracos Negros?

BURACO NEGRO é uma variação no processo pessoal do Home Office que contribuiu para o atraso na entrega do RESULTADO.​

Variação ocorre em qualquer processo e pode ser classificada como comum ou fora do comum.​

As variações comuns, geralmente, não representam sinais de problemas graves.​

Já as variações fora do comum representam, geralmente, sinais de problemas graves e/ou urgentes, que precisam ser resolvidos. ​

Como essas variações não têm visibilidade no dia a dia do Home Office, são destacadas nas reuniões de acompanhamento do progresso somente quando são fora do comum e representam um problema grave e urgente, que consumiu muita energia da pessoa que trabalha em Home Office.​

O fato é que todas as variações consomem energia da pessoa, umas mais do que outras, causando atraso na entrega dos resultados.​

Como  RDM e Buracos Negros podem ajudar na busca do equilíbrio entre vida pessoal e profissional?

Se o Home Office não relatar os Buracos Negros para as pessoas responsáveis pela gestão, estas não receberão fatos e dados para uma avaliação precisa dos resultados e poderão exigir um esforço além da capacidade do processo pessoal do Home Office, criando, assim, condições para o desequilíbrio entre vida pessoal e profissional. ​

Então, estamos utilizando a metáfora do Buraco Negro, para adicionar a análise das variações no dia a dia do Home Office, como uma forma de facilitar a busca do equilíbrio entre vida pessoal e profissional e, também, para alcançar mais Resultados para a Organização.​

Entender as variações por trás de cada Buraco Negro é a chave para alcançar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional no Home Office.​

Saiba mais lendo este livro.​

Variação comum – você pode resolver no mesmo dia ou adicionar ao Plano de Ação.​

Variação fora do comum – mesmo que você resolva, deve adicionar ao Plano de Ação, para bloquear a causa.​

Nem sempre você poderá tomar ações corretivas ou mesmo adicionar ao Plano de Ação. Só aceitar.

O apelo visual do Buraco Negro, no RDM, é muito forte.​

O objetivo do RDM é estabelecer um bom diálogo entre o Home Office e a gestão, para solução de problemas.​

As reuniões ficam mais produtivas com RDM + Buracos Negros.​

Se a meta pessoal do Home Office estiver totalmente alinhada com a meta do Setor, bons RESULTADOS surgirão, com equilíbrio entre vida pessoal e profissional. A falta de visibilidade dos Buracos Negros é uma das principais causas do desequilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Dica sobre RDM e Buracos Negros 

O Home Office deve apresentar o RDM + Buracos Negros em todas as reuniões de acompanhamento do progresso.

Como baixar a planilha usada na execução do Estudo de Caso

Clique no botão abaixo para acessar e baixar as planilhas citadas neste post. 

Na página que será aberta:

1. Selecione no menu a opção "Séries / Do Caos ao Prompt T2";
2. Na página que será aberta, escolha a planilha Relatório de Desvio de Meta;
3. As tabelas abaixo, que aparecem nas figuras acima, estão na aba Catálogo:
1. Tamanho das tarefas;
2. Evento que inicia uma tarefa;
3. Tarefas a executar no dia;
4. A figura Entradas do RDM foi criada a partir da aba R3G;
5. A figura PONTOS PROBLEMÁTICOS (Buracos Negros) foi criada a partia da aba Buracos Negros.

CONCLUSÃO

Este foi mais um post da série Método RDM-HO (Relatório de Desvio de Meta - Home Office), que foi criado com a intenção de ajudar na autogestão do processo pessoal de pessoas alocadas em Home Office.

No próximo Post vamos nos aprofundar no estudo deste método, apresentando um Projeto de Aprendizagem do Método RDM-HO.

Próximo post: Do Caos ao Prompt T2E38: Desvio de Meta do Home Office - Projeto de Aprendizagem do Método RDM-HO

Veja a lista de Episódios da Temporada 2 da Série "Do Caos ao Prompt", no final do Episódio T2E01.