Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia do Home Office – Entendendo a Variação

INTRODUÇÃO

Post anterior: Acompanhe o Desempenho do Seu Processo Pessoal com Gestão à Vista: Como usar a Planilha GPS Gráficos

Contexto

Home Office de qualquer especialidade, que tenha interesse em gerenciar a rotina diária aplicando o gráfico de comportamento do processo, com o propósito de melhorar a previsibilidade do processo pessoal.

Objetivo

O objetivo deste post é mostrar como adaptar as técnicas ensinadas nos dois livros abaixo, para melhorar o processo pessoal do Home Office.

Livros de Referência

Este Post foi inspirado nesses dois livros:

• Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia, por Vicente Falconi Campos
• Entendendo a Variação – A Chave para Administrar o Caos, por Donald J. Wheeler

O livro de Vicente Falconi Campos é uma obra prática que aborda como melhorar a eficiência e a produtividade no ambiente de trabalho através da organização e da padronização de processos.

O livro de de Donald J. Wheeler é uma obra fundamental para entender como a variação impacta os processos e como gerenciá-la para melhorar a qualidade e a eficiência.

Seguem alguns ensinamentos importantes apresentados no livro por Donald J. Wheeler.

Variação:

• Variação rotineira: É resultado de causas comuns e esperadas, também conhecidas como ruídos.
• Variação excepcional: É uma diferença no resultado do processo que foi gerada por uma causa provável (também conhecida como sinal), que foge aos limites de variação do processo.

      A figura mostra um exemplo com Variação Excepcional e Variação Rotineira.

Comportamento do Processo:

• Processo previsível: Apresenta uma variação rotineira.
• Processo imprevisível: Apresenta tanto a variação rotineira como a variação excepcional.

      

Erro na Interpretação de Dados:

• O primeiro erro na interpretação de dados é interpretar o ruído como se ele fosse um sinal.
• O segundo erro na interpretação de dados é não conseguir detectar um sinal quando ele existe.
• Os gráficos do comportamento do processo imprimem um equilíbrio entre esses dois erros.

VISÃO GERAL

A figura mostra onde podem ocorrer as variações excepcionais no Home Office, que tornam o processo imprevisível.

 

Os próximos tópicos mostram como aplicar o gráfico de comportamento do processo para melhorar a previsibilidade do processo pessoal no Home Office.

No tópico Pré-condições serão estabelecidas as condições necessárias para iniciar o esforço de melhoria, utilizando o gráfico de comportamento do processo.

No tópico Fatos, Dados e Regras serão especificadas as ações que devem ser executadas, conforme algumas condições, baseadas em fatos que são associados aos dados a serem apresentados no gráfico do comportamento do processo.

No tópico Pós-condições serão estabelecidas as condições necessárias para autoavaliação da capacidade do processo pessoal, com base no gráfico de comportamento do processo. 

Pré-condições

Pré-condições, na Rotina do Dia a Dia no Home Office, são as condições que devem ser atendidas antes de iniciar o esforço de melhoria, utilizando como ferramenta as planilhas que emitem o gráfico de comportamento do processo.

São estas as pré-condições na Rotina do Dia a Dia no Home Office:

• O Serviço executado no Home Office deve ser repetitivo e padronizado.
• As Checklists do Serviço executado no Home Office devem estar registradas em conformidade com o padrão da Planilha GPS – Modelo.
• Os gráficos para o Serviço executado no Home Office, devem estar registrados em conformidade com o padrão da Planilha GPS Gráficos – Modelo.

Fatos, Dados e Regras

Neste tópico são especificadas as ações que devem ser executadas, na Rotina do Trabalho do Dia a Dia do Home Office, conforme algumas condições, baseadas em fatos que são associados aos dados a serem apresentados no gráfico do comportamento do processo

As ações que devem ser executadas na Rotina do Trabalho do Dia a Dia do Home Office são estas:

• Coletar e Registrar Dados
• Calcular Indicadores
• Emitir Gráficos

Essas ações são executadas com apoio de duas ferramentas:

• Planilha GPS - Modelo
• Planilha GPS Gráficos - Modelo

Clique no botão abaixo para acessar e baixar o Modelo e o Estudo de Caso dessas planilhas.

Os dados dos exemplos deste Post são baseados no Estudo de Caso das planilhas.

Recomendamos, também, para melhorar o entendimento das ferramentas, a leitura destes Posts: 

Acompanhe Seu Progresso em Tempo Real: Como Usar a Planilha GPS com um Gráfico Velocímetro.

Acompanhe o Desempenho do Seu Processo Pessoal com Gestão à Vista: Como usar a Planilha GPS Gráficos

Coletar e Registrar Dados

Trata-se de coletar e registrar durante a Rotina do Trabalho do Dia a Dia, na Planilha GPS do Serviço, os dados necessários para o cálculo dos indicadores de Produtividade e Qualidade.

Nos próximos tópicos serão especificadas as regras para coleta desses dados.

Data Hora de Início e Fim e Item Checklist

FATO

Início da execução de uma sequência de Item Checklist

DADOS

Planilha: Planilha GPS do Serviço

Aba: TabExecutado

Coluna: Data Hora Início

REGRA

A data e hora de início da execução do primeiro Item Checklist de uma sequência, deve ser registrada na estrutura de dados acima.

A figura mostra um exemplo com destaque da Data Hora Início dentro de um retângulo com borda na cor vermelha.  

FATO

Início da execução de uma sequência de Item Checklist

DADOS

Planilha: Planilha GPS do Serviço

Aba: TabExecutado

Coluna: Sxx.x.x.xx Item Checklist (IC) Início

REGRA

O código do primeiro Item Checklist de uma sequência, deve ser registrado na estrutura de dados acima.

A figura mostra um exemplo com destaque do primeiro Item Checklist de uma sequência dentro de um retângulo com borda na cor vermelha.  

FATO

Fim da execução de uma sequência de Item Checklist

DADOS

Planilha: Planilha GPS do Serviço

Aba: TabExecutado

Coluna: Data Hora Fim

REGRA

A data e hora de fim da execução do último Item Checklist de uma sequência, deve ser registrada na estrutura de dados acima.

A figura mostra um exemplo com destaque da Data Hora Fim dentro de um retângulo com borda na cor vermelha.  

FATO

Fim da execução de uma sequência de Item Checklist

DADOS

Planilha: Planilha GPS do Serviço

Aba: TabExecutado

Coluna: Sxx.x.x.xx Item Checklist (IC) Fim

REGRA

O código do último Item Checklist de uma sequência, deve ser registrado na estrutura de dados acima.

A figura mostra um exemplo com destaque do último Item Checklist de uma sequência dentro de um retângulo com borda na cor vermelha.

Total IC na Data Hora Fim

FATO

Fim da execução de uma sequência de Item Checklist

DADOS - ORIGEM

Planilha: Planilha GPS do Serviço

Aba: GPS

Célula: à esquerda do rótulo “TOTAL DE ITENS DE CHECKLIST”

DADOS - DESTINO

Planilha: Planilha GPS do Serviço

Aba: TabExecutado

Célula: à direita da célula na coluna Data Hora Fim, na qual foi registrada a data de fim da  execução da sequência de Itens de Checklist, na coluna “Total IC na Data Hora Fim”

REGRA

A quantidade total de Itens Checklist que foi calculada e está disponível na célula à esquerda do rótulo "TOTAL DE ITENS DE CHECKLIST", na aba GPS, da Planilha GPS do Serviço, deve ser copiada para a célula que fica à direita da célula na coluna Data Hora Fim, na qual foi registrada a data de fim da execução da sequência de Itens de Checklist, na coluna "Total IC na Data Hora Fim".

A figura mostra um exemplo com destaque da origem e do destino do dado "Total IC na Data Hora Fim" copiado, dentro de retângulo com borda na cor vermelha.

Pontos IC OK

FATO

Fim da execução de uma sequência de Item Checklist

DADOS - ORIGEM

Planilha: Planilha GPS do Serviço

Aba: GPS

Somatório de Células: Calcular o somatório das células Pontos, dos Itens Checklist  de “Sxx.x.x.xx Item Checklist (IC) Início” até “Sxx.x.x.xx Item Checklist (IC) Fim”, tal que a célula da coluna Avaliação seja igual a OK 

DADOS - DESTINO

Planilha: Planilha GPS do Serviço

Aba: TabExecutado

Célula: à direita da célula na coluna Data Hora Fim, na qual foi registrada a data de fim da  execução da sequência de Itens de Checklist, na coluna “Pontos IC OK”

REGRA

O somatório dos Pontos dos Itens Checklist que foram executados e cuja avaliação foi igual a OK,  deve ser calculado e o resultado copiado para a célula que fica à direita da célula na coluna Data Hora Fim, na qual foi registrada a data de fim da execução da sequência de Itens de Checklist, na coluna "Pontos IC OK".

A figura mostra um exemplo com destaque da origem e do destino do dado "Pontos IC OK" copiado, dentro de retângulo com borda na cor vermelha.

Oportunidades de Defeitos (O)

FATO

Fim da execução de uma sequência de Item Checklist

DADOS - ORIGEM

Planilha: Planilha GPS do Serviço

Aba: GPS

Somatório de Células: Calcular o somatório das células “NOK – Causa Provável”, por “Causa Primária”, dos Itens Checklist  de “Sxx.x.x.xx Item Checklist (IC) Início” até “Sxx.x.x.xx Item Checklist (IC) Fim”, tal que a célula da coluna Avaliação seja igual a NOK

DADOS - DESTINO

Planilha: Planilha GPS do Serviço

Aba: TabExecutado

Células: à direita da célula na coluna Data Hora Fim, na qual foi registrada a data de fim da execução da sequência de Itens de Checklist, nas colunas “Entrada IC NOK”, “Saída IC NOK”, “Recurso IC NOK”, “Método IC NOK”, “Indicador IC NOK”, “Pessoal IC NOK”

REGRA

O somatório das células "NOK - Causa Provável", por "Causa Primária", dos Itens Checklist de "Sxx.x.x.xx Item Checklist (IC) Início" até " Sxx.x.x.xx Item Checklist (IC) Fim", tal que a célula da coluna Avaliação seja igual a NOK, deve ser calculado e o resultado copiado para as células que ficam à direita da célula na coluna Data Hora Fim, na qual foi registrada a data de fim da execução da sequência de Itens de Checklist, nas colunas “Entrada IC NOK”, “Saída IC NOK”, “Recurso IC NOK”, “Método IC NOK”, “Indicador IC NOK”, “Pessoal IC NOK”.

A figura mostra um exemplo com destaque da origem e do destino dos dados “Entrada IC NOK”, “Saída IC NOK”, “Recurso IC NOK”, “Método IC NOK”, “Indicador IC NOK”, “Pessoal IC NOK” copiados, dentro de retângulo com borda na cor vermelha.

Calcular Indicadores

Os Indicadores são calculados por fórmulas das planilhas, cujos dados foram disponibilizados no tópico "Coletar e Registrar Dados".

Fórmula do Indicador de Produtividade

Indicador de Produtividade = Pontos IC OK / (Data Hora Fim - Data Hora Início) x 6

Fórmula da Planilha: =F6/((D6-A6) *6)

A figura mostra as colunas da aba GPS da Planilha GPS do Serviço, com os dados usados na fórmula em retângulo de borda vermelha.

Fórmula do Indicador de Qualidade

Indicador de Qualidade: DPMO=Total IC NOK /  Total IC na Data Hora Fim x O x 1000000 

Fórmula da Planilha: =SUM($M$6:M6)/E6*N$3*1000000

A figura mostra as colunas da aba GPS da Planilha GPS do Serviço, com os dados usados na fórmula em retângulo de borda vermelha.

Emitir Gráficos

Trata-se de transferir os dados da Planilha GPS do Serviço para a Planilha GPS Gráficos do Serviço.

Data Hora Fim

FATO

Fim da jornada de trabalho no Home Office

DADOS - ORIGEM

Planilha: Planilha GPS do Serviço

Aba: TabExecutado

Coluna: Data Hora Fim (selecionar apenas a data corrente)

DADOS - DESTINO

Planilha: Planilha GPS Gráficos do Serviço

Aba: Dados

Coluna: Data (adicionar obedecendo a ordem cronológica)

REGRA

A data corrente deve ser selecionada na coluna Data Hora Fim da aba TabExecutado da Planilha GPS do Serviço e copiada para a coluna Data da aba Dados da Planilha GPS Gráficos do Serviço, obedecenco a ordem cronológica.

INDICADOR DE PRODUTIVIDADE

FATO

Fim da jornada de trabalho no Home Office

ORIGEM

Planilha: Planilha GPS do Serviço

Aba: TabExecutado

Coluna: INDICADOR DE PRODUTIVIDADE (somente da data corrente)

DESTINO

Planilha: Planilha GPS Gráficos

Aba: Dados

Coluna: Pontos IC OK / Hora (referentes à data corrente)

REGRA

No final da jornada de trabalho, o INDICADOR DE PRODUTIVIDADE de cada Item Checklist executado no dia deve ser copiado conforme a ORIGEM e o DESTINO acima.

Oportunidades de Defeitos (O)

FATO
Fim da jornada de trabalho no Home Office
ORIGEM
Planilha: Planilha GPS do Serviço
Aba: TabExecutado
Colunas: Oportunidades de Defeitos (O) por Item de Checklist (IC) (somente da data corrente)
DESTINO
Planilha: Planilha GPS Gráficos
Aba: Dados
Coluna: Oportunidades de Defeitos (O) por Item de Checklist (IC) (referentes à data corrente)
REGRA
No final da jornada de trabalho, as quantidades de defeitos por fator de produção, de cada Item Checklist executado no dia devem ser copiadas conforme a ORIGEM e o DESTINO acima.

INDICADOR DE QUALIDADE

FATO

Fim da jornada de trabalho no Home Office

ORIGEM

Planilha: Planilha GPS do Serviço

Aba: TabExecutado

Coluna: INDICADOR DE QUALIDADE (somente da data corrente)

DESTINO

Planilha: Planilha GPS Gráficos

Aba: Dados

Coluna: DPMO (referentes à data corrente)

REGRA

No final da jornada de trabalho, o INDICADOR DE QUALIDADE de cada Item Checklist executado no dia deve ser copiado conforme a ORIGEM e o DESTINO acima.

Pós-condições

São estas as pós-condições para fazer a autoavaliação da capacidade do processo pessoal, com base no gráfico de comportamento do processo:

• Análise das variações no gráfico do Indicador de Produtividade.
• Análise das variações no gráfico do Indicador de Qualidade.
• Análise do gráfico de Pareto.

REVISÃO

No tópico Pré-condições foram estabelecidas as condições necessárias para iniciar o esforço de melhoria, utilizando o gráfico de comportamento do processo, para os indicadores de Produtividade e Qualidade.

No tópico Fatos, Dados e Regras foram estabelecidas as regras para tratamento dos dados a serem apresentados no gráfico do comportamento do processo, para os indicadores de Produtividade e Qualidade, e no gráfico de Pareto.

No tópico Pós-condições foram estabelecidas as condições necessárias para autoavaliação da capacidade do processo pessoal, com base no gráfico de comportamento do processo, para os indicadores de Produtividade e Qualidade. 

CONCLUSÃO

Há oportunidades de melhorias na Autogestão do Home Office, como, por exemplo:

• Automação do registro da Data Hora de início e fim de cada sequência de Itens Checklist,
• Automação dos somatórios de Pontos dos Itens Checklist OK,
• Melhoria no registro da ocorrência de defeitos,
• Automação da transferência de dados da Planilha GPS do Serviço para a Planilha GPS Gráficos,
• Automação da avaliação da capacidade do processo pessoal do Home Office.

Existe uma ferramenta free no mercado que atende quase todas as melhorias citadas acima.

O site dessa ferramenta é: https://www.processdash.com/

Essa ferramenta foi criada, exatamente, para processo pessoal. Inicialmente, atendia apenas a PSP (Personal Software Process), mas na versão atual atende a qualquer tipo de processo pessoal.

O estudo dessa ferramenta está previsto para breve.

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Acompanhe o Desempenho do Seu Processo Pessoal com Gestão à Vista: Como usar a Planilha GPS Gráficos

INTRODUÇÃO

Post anterior: Acompanhe Seu Progresso em Tempo Real: Como Usar a Planilha GPS com um Gráfico Velocímetro.

Contexto

Home Office de qualquer especialidade, que tenha interesse em fazer Gestão à Vista na prestação de serviços, utilizando Gráfico de Controle e Gráfico de Pareto.

Objetivo

O objetivo deste Post é mostrar a utilização de Gráficos de Controle para monitorar os indicadores de qualidade e produtividade, bem como o Gráfico de Pareto para concentrar esforços na resolução dos problemas mais frequentes.

O que é Gestão à Vista?

Gestão à Vista é uma técnica de gestão visual que utiliza painéis, gráficos, quadros e outras ferramentas visuais para proporcionar uma visão clara e imediata do status e do desempenho de projetos, processos e atividades. 

Ela é amplamente utilizada em ambientes empresariais para facilitar a comunicação, aumentar a transparência e promover a eficiência. 

Aqui estão os principais elementos da Gestão à Vista:

• Transparência: Exibir informações essenciais de maneira acessível e visível para todos.
  
  
• Engajamento: Incentivar a participação e o envolvimento dos membros da equipe ao tornar os dados facilmente compreensíveis.
  
  
• Tomada de Decisão Rápida: Facilitar decisões ágeis com base em informações atualizadas.
  
  
• Identificação de Problemas: Destacar áreas que necessitam de atenção imediata, permitindo intervenções rápidas.

VISÃO GERAL

Dois gráficos serão usados na Gestão à Vista do Processo Pessoal:

• Gráfico de Controle
• Gráfico de Pareto

Gráfico de Controle

O gráfico XmR é também conhecido como Gráfico de Controle de Shewhart.

Os gráficos de controles são utilizados para identificar e medir as variações que ocorrem durante o processo. 

O controle da qualidade de um produto é feito a partir da identificação e da medição das variações ocorridas em todo o processo de produção por meio de gráficos de controle.

Os gráficos apresentam limite central, limite inferior e limite superior, onde é possível verificar a normalidade dos processos, e caso necessário, aplicar melhorias.

Saiba mais sobre o Gráfico de Controle aqui.

O Gráfico de Controle será utilizado para dois indicadores:

• Indicador de Produtividade
• Indicador de Qualidade

Gráfico de Pareto

O gráfico de Pareto, também conhecido como Diagrama 80/20, é uma ferramenta de gestão da qualidade que serve para identificar e priorizar problemas em uma organização. 

O gráfico de Pareto é útil para: 

• Identificar os principais problemas de uma empresa, como erros na produção, desperdício de materiais, entre outros
• Priorizar ações para melhorar os processos
• Tomar decisões mais assertivas
• Otimizar os processos internos
• Melhorar a produtividade da empresa

O gráfico de Pareto baseia-se no princípio de que 80% dos problemas de uma organização estão associados a 20% das causas. 

A ideia é que, ao identificar as causas principais e saná-las, cerca de 80% dos problemas serão resolvidos. 

O gráfico de Pareto foi criado pelo economista italiano Vilfredo Pareto, no início do século XX. 

Na década de 1940, o engenheiro estadunidense Joseph Moses Juran documentou e reconheceu formalmente o diagrama para o mundo do empreendedorismo. 

Indicador de Produtividade

Cálculo

Para calcular a produtividade em termos de Resultados Alcançados por Hora, usando a diferença entre DataHoraFim e DataHoraInício, você pode usar a seguinte fórmula numa planilha:

=Resultados_Alcancados / ((DataHoraFim - DataHoraInicio) * 24)

Explicação:

• Resultados_Alcancados: Quantidade total de resultados que você atingiu.

• DataHoraFim: Data e hora de término.

• DataHoraInicio: Data e hora de início.

• Multiplicar por 24: A diferença entre DataHoraFim e DataHoraInicio fornece a quantidade de dias. Multiplicar por 24 converte a diferença para horas.

Exemplo prático:

=50 / ((C2 - B2) * 24)

Suponha que B2 seja DataHoraInicio e C2 seja DataHoraFim, e você alcançou 50 resultados. Esta fórmula calculará sua produtividade em resultados por hora.

Gráfico

O Indicador de Produtividade é medido em Pontos IC OK / Hora (Pontos de Itens de Checklist OK / Hora) e o gráfico é criado com base nos cálculos estatísticos para o período, com as linhas:

•       Pontos IC OK;

•       Limite Superior de Controle;

•       Média;

•       Limite Inferior de Controle;

Meta - É a quinta linha do gráfico, cujo valor deve ser definido como a Média mais uma percentagem.

Utilizando esta fórmula, a meta não será definida de forma arbitrária, tornando-se alcançável, pois estará baseada em dados e fatos. 

Benefícios

Os benefícios do  uso do Gráfico de Controle para apresentar o Indicador de Produtividade são:

• A análise das variações permite identificar problemas por trás de variações "fora do comum";
• Definição de metas alcançáveis, entre a Média e o Limite Superior;
• Melhoria da produtividade com redução das perdas de tempo causadas pelos problemas, se estes forem resolvidos.

Indicador de Qualidade

Cálculo

O índice de Defeitos por Milhão de Oportunidades (DPMO) é uma métrica usada no Six Sigma para quantificar a qualidade de um processo, representando o número de defeitos que ocorrem por milhão de oportunidades de ocorrência de defeitos.

Fórmula do DPMO

A fórmula para calcular o DPMO é a seguinte:

DPMO=(Numero de Defeitos / Numero Total de Oportunidades)×1.000.000

Onde:

• Número de Defeitos: Total de defeitos observados no processo.
• Número Total de Oportunidades: Número total de unidades testadas multiplicado pelo número de oportunidades de defeitos por unidade.

Exemplo Numérico - Fábrica

Imagine que uma fábrica está produzindo 10.000 unidades de um produto e cada unidade tem 3 oportunidades de defeito. Após a inspeção, foram encontrados 75 defeitos.

1. Número de Defeitos (D): 75
2. Número de Unidades Produzidas (U): 10.000
3. Número de Oportunidades por Unidade (O): 3

Primeiro, calculamos o Número Total de Oportunidades:

Numero Total de Oportunidades=U×O=10.000×3=30.000

Agora, aplicamos a fórmula do DPMO:

DPMO=(75 / 30.000)×1.000.000=2.500

Resultado

O DPMO para este processo é de 2.500 defeitos por milhão de oportunidades.

Benefícios do Cálculo do DPMO

• Identificação de Problemas: Ajuda a identificar e quantificar problemas no processo.
• Melhoria Contínua: Fornece uma base para a implementação de melhorias contínuas.
• Comparação de Processos: Permite a comparação da qualidade entre diferentes processos ou períodos de tempo.

Exemplo Numérico - Home Office

Imagine que um Home Office está executando 1329 itens de Checklist de um serviço e cada item tem 6 oportunidades de defeito:

• Entrada, 
• Saída, 
• Recurso, 
• Método, 
• Indicador, 
• Pessoal. 

Após a inspeção, foram encontrados 189 defeitos.

1. Número de Defeitos (D): 189 (Número de Itens de Checklist com Avaliação NOK)
2. Número de Itens de Checklist (U): 1.329
3. Número de Oportunidades por Unidade (O): 6

Primeiro, calculamos o Número Total de Oportunidades:

Numero Total de Oportunidades=U×O=1.329×6=7.974

Agora, aplicamos a fórmula do DPMO:

DPMO=(189 / 7.974)×1.000.000=23702,0316

Resultado

O DPMO para este processo é de 23702 defeitos por milhão de oportunidades.

Benefícios do Cálculo do DPMO

• Identificação de Problemas: Ajuda a identificar e quantificar problemas no processo.
• Melhoria Contínua: Fornece uma base para a implementação de melhorias contínuas.
• Comparação de Processos: Permite a comparação da qualidade entre diferentes processos ou períodos de tempo.

Gráfico

O gráfico é do mesmo tipo que foi usado no Indicador de Produtividade, Gráfico de Controle.

O Indicador de Qualidade é medido em Número de Itens Checklist NOK / Número de Itens de Checklist x Número de Oportunidades por Unidade x 1.000.000 (IC NOK / IC x O x 1.000.000) e o gráfico é criado com base nos cálculos estatísticos para o período, com as linhas:

•       Número de Itens Checklist NOK;

•       Limite Superior de Controle;

•       Média;

•       Limite Inferior de Controle;

Meta - É a quinta linha do gráfico, cujo valor deve ser definido como a Média menos uma percentagem.

Benefícios

• A análise das variações permite identificar quantidade diária de Pontos NOK;
• Definição de metas alcançáveis, entre a Média e o Limite Inferior;
• Melhoria da qualidade com redução da quantidade de  Pontos NOK.

Gráfico de Pareto

O gráfico de Pareto serve para analisar as perdas de tempo com os incidentes que ocorrem no dia a dia. 

Por exemplo, um gráfico de Pareto pode mostrar a concentração de quase 80% das perdas em apenas 2 (um pouco mais de 30%) dos 6 fatores de produção do Home Office.

Os fatores de produção do Home Office são as causas primárias de Itens Checklist NOK (IC NOK).

O Gráfico de Pareto mostra as frequências de IC NOK por Fator de Produção.

Benefícios

• A análise das frequências de IC NOK por fator de produção permite agilizar a descoberta da causa-raiz dos problemas;
• De acordo com a Análise de Pareto, 80% das ocorrências de IC NOK estão concentradas em 20% dos fatores de produção do Home Office, aproximadamente.
• Melhoria da qualidade com a solução de problemas.

Autoavaliação da Capacidade do Processo Pessoal

O foco deste tópico é avaliação da capacidade do processo pessoal do Home Office, com base nos indicadores de produtividade e qualidade.

CRITÉRIOS PARA AUTOAVALIAÇÃO

A figura mostra a planilha que contém as regras para avaliação.

A avaliação da capacidade do Home Office é visual, simples e rápida. 

Basta observar os gráfixos XmR de Produtividade e Qualidade e verificar se algumas regras não foram violadas.

Regra 1: A capacidade do Home Office deve ser classificada como “Boa”, se todos os dados estiverem dentro dos limites, com uma margem de segurança de ambos os lados.

Regra 2: A capacidade do Home Office deve ser classificada como “Razoável”, se todos os dados estiverem dentro dos limites e muitos aparecerem próximos deles.

Regra 3: O Home Office deve ser classificado como “Incapaz”, se alguns dados estiverem Localizados fora dos limites.

TEMPO GASTO

Para fazer a avaliação da capacidade do Home Office, basta  visualizar os dois gráficos XmR, de Produtividade e Qualidade, e classificar a capacidade de acordo com as 3 regras definidas no tópico Visão acima.

Considerando que essa avaliação deve ser feita uma vez por mês, a previsão é que o tempo gasto seja inferior a 10 minutos por mês.

BENEFÍCIOS

1) As regras para classificação da capacidade são simples, objetivas e fáceis de entender;

2) A avaliação da capacidade do Home Office é baseada em Fatos e Dados e não em critérios subjetivos.

3) A avaliação da capacidade do Home Office é muito rápida. 

Acesso à Planilha GPS Gráficos - Modelo

Clique no botão abaixo para acessar e baixar a planilha apresentada neste Post, que está identificada por "Planilha GPS Gráficos - Modelo".

REVISÃO

Nos tópicos anteriores apresentamos:

• Indicador de Produtividade
• Gráfico
• Cálculo
• Benefícios
• Indicador de Qualidade
• Gráfico
• Cálculo
• Benefícios
• Análise de Pareto
• Gráfico
• Benefícios
• Autoavaliação do Processo Pessoal
• Critérios para Autoavaliação
• Benefícios

CONCLUSÃO

Os mesmos indicadores e gráficos utilizados para a melhoria da qualidade de processos de negócio em organizações podem ser aplicados ao processo pessoal no home office, ajustando apenas a escala.

Propomos a utilização de Gráficos de Controle para monitorar os indicadores de qualidade e produtividade, bem como o Gráfico de Pareto para concentrar esforços na resolução dos problemas mais frequentes.

A melhoria da qualidade diretamente contribui para o aumento da produtividade, uma vez que a redução de falhas economiza tempo e esforço que seriam gastos em correções, além de diminuir o retrabalho.

Na sequência, apresentaremos um estudo de caso onde o processo pessoal começa com uma falha inicial: a falta de conhecimento e treinamento de quem executa o serviço.

Este estudo de caso destacará como a utilização de um Chatbot de IA pode solucionar a falta de conhecimento e treinamento, proporcionando assistência online eficiente e acessível.

Próximos Posts: 

Estudo de Caso 1-1: Como fazer sem saber, experimentando GPS e IA.

Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia do Home Office – Entendendo a Variação

Acompanhe Seu Progresso em Tempo Real: Como Usar a Planilha GPS com um Gráfico Velocímetro

INTRODUÇÃO

Post anterior: Melhore as entregas nos seus processos pessoais usando GPS e IA: Exemplo.

Contexto

Home Office de qualquer especialidade, que tenha interesse em monitorar as suas entregas utilizando como apoio GPS e Velocímetro.

Objetivo

O objetivo deste post é mostrar em detalhes como usar a Planilha GPS com um gráfico Velocímetro que é atualizado automaticamente conforme você marca OK ou NOK nos itens da Checklist.

Você já se perguntou como monitorar o progresso das suas entregas, a cada item da Checklist marcado, de forma visual e intuitiva?

Um gráfico Velocímetro pode ser a ferramenta perfeita para isso. 

VISÃO GERAL

A figura abaixo apresenta uma visão geral da Planilha GPS.

Na aba GPS, as colunas A e B estão alinhadas com a metáfora "Home Office é Moto Boy", contendo:

• Grupo de Processos do Serviço (GPS) e 
• Velocímetro.

Ainda na aba GPS, as colunas C, D, E e F estão alinhadas com o Relatório das Três Gerações, do livro Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia, por Vicente Falconi Campos, contendo:

• PLANEJADO, 
• EXECUTADO, 
• RESULTADO, 
• PONTOS PROBLEMÁTICOS E AÇÕES CORRETIVAS e 
• CAUSAS PROVÁVEIS

A parte inferior da figura mostra, além da aba GPS, mais três abas:

• TabProblema - contém tabelas com as causas prováveis do problema,
• TabExecutado - contém uma tabela que é a interface com a Planilha GPS Gráficos e
• Subitem - contém uma tabela com informações adicionais sobre Itens Checklist.

Descrição da Planilha GPS

Nos próximos tópicos serão fornecidos detalhes a respeito do conteúdo da Planilha GPS.

Colunas A e B

Na figura, estas colunas contêm o Velocímetro e o modelo da estrutura hierárquica de um Serviço, que é o próprio Grupo de Processos do Serviço (GPS).

Células A1:B9

Contém o Velocímetro, que é construído com o tipo de gráfico Indicador, da Planilha Google, para representar a percentagem na célula D:9, identificada com o nome "Realizado (%)".

Célula B12

A célula B12 contém a identificação do Serviço "Sxx Nome", onde xx é um número inteiro sequencial de 00 a 99.

Quando forem especificadas as Checklists de um Serviço, a célula B12 passa a registrar o nome do mesmo e o arquivo da planilha, também, no formato "Planilha GPS - Sxx Nome".

Por exemplo, se o Serviço for "S01 Migrar de Flash para HTML5", a célula B12 conterá esse nome e o arquivo que era identificado por "Planilha GPS" muda de nome, para "Planilha GPS -  S01 Migrar de Flash para HTML5".  

Células B12:B66

As células B12:B66 contêm o modelo da estrutura de um Serviço.

A descrição do modelo da estrutura de um Serviço pode ser encontrada no Post: Melhore as entregas nos seus processos pessoais usando GPS e IA: Guia Completo.

Colunas C e D

Na figura, estas colunas contêm datas e números importantes para a autogestão do Home Office.

Célula C6

Contém data e hora de início do Serviço. O nome da célula é PLANEJADO.

Célula D6

Contém data e hora de fim do Serviço. O nome da célula é EXECUTADO.

Célula D7

Esta célula, cujo nome é RESULTADO, pode mudar a cor e o texto sob controle de uma fórmula:

• "Incompleto", na cor vermelha, para indicar que nem todos os itens da Checklist foram executados ou
• "Completo", na cor verde, para indicar que todos os itens da Checklist foram executados.

Célula C9

Esta célula, cujo nome é "Meta (%)", contém o valor fixo 100, que representa 100% do somatório de pontos dos Itens Checklist.

Célula D9

Esta célula contém uma fórmula para calcular a percentagem do somatório de pontos dos Itens Checklist com avaliação OK, em relação ao somatório de pontos de todos os Itens Checklist do Serviço.

Célula C10

Esta célula tem o nome "Pontos". Abaixo dela, são registrados os Pontos que definem o tamanho de cada Item Checklist. 

Saiba como são atribuídos esses Pontos no Post Definindo a Rotina Diária do Home Office - Checklist SMART.

Célula D10

Esta célula tem o nome "Avaliação". Abaixo dela, pode ser registrada uma destas situações de um item da Checklist:

• OK - indica que o item foi executado com sucesso.
• NOK - indica que houve falha na execução do item.
• N/A - indica que não é um item da Checklist, podendo ser um nome de processo ou entrada, processamento, saída.
• RA - indica que o item não foi executado porque há alguma condição não prevista que "Requer Atenção".

Colunas E e F

Na figura, estas colunas contêm o registro das ocorrências de falhas durante a execução de determinado item da Checklist.

Célula E10

Esta célula tem o nome "NOK - PONTOS PROBLEMÁTICOS E AÇÕES CORRETIVAS". 

Abaixo dela, podem ser registrados dados e fatos a respeito da falha na execução de Itens Checklist e as ações corretivas que forem sugeridas.

Célula F10

Esta célula tem o nome "NOK - CAUSA PROVÁVEL". 

Abaixo dela, podem ser selecionada uma causa provável da falha que tenha ocorrido. 

A lista de causas está na aba "TabProblema".

Foram identificadas 37 causas possíveis, classificadas nestas 6 causas primárias, sendo cada causa primária associada a um fator de produção:

• Entrada
• E01 Informações incompletas
• E02 Informações imprecisas
• E03 Informações inválidas
• E04 Excesso de complexidade
• E05 Excesso de Simplicidade
• E06 Altos volume e frequência de dados
• E07 Não conformidade com padrões

• Saída
• S01 Informações incompletas
• S02 Informações imprecisas
• S03 Informações inválidas
• S04 Excesso de complexidade
• S05 Excesso de Simplicidade
• S06 Altos volume e frequência de dados
• S07 Não conformidade com padrões
  
  
• Recurso
• R01 Equipamento parou por falha
• R02 Equipamento em manutenção
• R03 Aplicativo com falha
• R04 Internet parou por falha
  
  
• Método
• M01 Procedimento Operacional Padrão inexistente
• M02 Procedimento Operacional Padrão com defeito
• M03 Instruções informais incompletas
• M04 Instruções informais imprecisas
• M05 Instruções informais inválidas
  
  
• Indicador
  
• I01 Procedimento Operacional Padrão inexistente
• I02 Procedimento Operacional Padrão com defeito
• I03 Instruções informais incompletas
• I04 Instruções informais imprecisas
• I05 Instruções informais inválidas
• I06 Medição realizada com erro
• I07 Condição para medição inadequada
  
  
• Pessoal
• P01 Condição Física - doença
• P02 Condição Emocional - desconforto
• P03 Condição Mental – falta de concentração
• P04 Distração com família
• P05 Distração com vizinhos
• P06 Distração com redes sociais
• P07 Condição Ambiental - desconforto

Uso da Planilha GPS na Rotina Diária

Para usar a Planilha GPS na rotina diária, é necessário seguir algumas regras e um passo a passo.

Regras da Rotina Diária

1. A estrutura completa do Serviço, com todas as Checklists, deve ser registrada a partir da célula B12 da Planilha GPS.
   
   
2. O tamanho de cada item da Checklist deve ser estimado conforme os procedimentos no Post Definindo a Rotina Diária do Home Office - Checklist SMART, e registrado na coluna Pontos.
   
   
3. Após registrar a estrutura completa do Serviço, com todas as Checklists, a coluna Avaliação de cada Checklist deve ficar em branco e as demais devem ficar iguais a "N/A".
   
   
4. A data de início do Serviço deve ser registrada na célula GPS!C6 (PLANEJADO).
   
   
5. A data de fim do Serviço deve ser registrada na célula GPS!D6 (EXECUTADO).
   
   
6. Os dados da execução de todos os Serviços devem ser registrados conforme a tabela que existe na aba TabExecutado, da Planilha GPS (Ver na figura abaixo a tabela).

Passo a Passo da Rotina Diária

Passo 1: A estrutura do Serviço e as Checklists devem ser registradas no intervalo GPS!B12:B111 (adicionar linhas à planilha, se necessário).

Passo 2: A data hora de início do Serviço deve ser registrada na célula GPS!C6 (PLANEJADO).

Passo 3: O Item Checklist de início e a data hora de início devem ser registrados na tabela da aba TabExecutado.

Passo 4: Para cada Item Checklist executado deve ser marcado OK ou NOK na coluna Avaliação.

Passo 5: Para cada Avaliação OK deve ser adicionado o valor dos pontos na linha da tabela da aba TabExecutado que corresponde à hora de início execução atual, na coluna "Pontos IC OK".

Passo 6: Para cada Avaliação NOK deve ser registrado, na coluna "NOK - PONTOS PROBLEMÁTICOS E AÇÕES CORRETIVAS", um texto descrevendo os dados, fatos e ações corretivas associados ao problema.

Passo 7: Para cada Avaliação NOK deve ser selecionada a causa provável do problema na coluna "NOK - CAUSA PROVÁVEL".

Passo 8: Para cada Avaliação NOK ser adicionado 1 na linha da tabela da aba TabExecutado que corresponde à hora de início execução atual, na coluna da Causa Primária (a Causa Primária aparece no início da Causa Provável selecionada). 

Passo 9: O último item de Checklist executado e a data hora de fim devem ser registrados na tabela da aba TabExecutado, se o Serviço terminar, ou se o Serviço estiver incompleto e for o fim da jornada de trabalho.

Passo 10: A data hora de fim do Serviço deve ser registrada na célula GPS!D6 (EXECUTADO).

Transferência dos dados da Planilha GPS

Para transferência dos dados da Planilha GPS para a aba "Dados" da Planilha GPS Gráficos, é necessário seguir algumas regras e um passo a passo.

Regras da Transferência dos Dados

1. A Data Hora Fim do intervalo de Itens Checklist, da aba TabExecutado, da Planilha GPS, deve ser transferida para a coluna Data, formatada com a mesma formatação, contendo a Hora, na próxima linha disponível, da aba Dados, da Planilha GPS Gráfico.
   
   
2. O valor Entrada IC NOK do intervalo de Itens Checklist, na mesma linha da Data Hora Fim registrada, da aba TabExecutado, da Planilha GPS, deve ser transferida para a coluna Entrada, da aba Dados, da Planilha GPS Gráfico.
   
   
3. O valor Saída IC NOK do intervalo de Itens Checklist, na mesma linha da Data Hora Fim registrada, da aba TabExecutado, da Planilha GPS, deve ser transferida para a coluna Saída, da aba Dados, da Planilha GPS Gráfico.
   
   
4. O valor Recurso IC NOK do intervalo de Itens Checklist, na mesma linha da Data Hora Fim registrada, da aba TabExecutado, da Planilha GPS, deve ser transferida para a coluna Recurso, da aba Dados, da Planilha GPS Gráfico.
   
   
5. O valor Pessoal IC NOK do intervalo de Itens Checklist, na mesma linha da Data Hora Fim registrada, da aba TabExecutado, da Planilha GPS, deve ser transferida para a coluna Pessoal, da aba Dados, da Planilha GPS Gráfico.
   
   
6. O valor Método IC NOK do intervalo de Itens Checklist, na mesma linha da Data Hora Fim registrada, da aba TabExecutado, da Planilha GPS, deve ser transferida para a coluna Método, da aba Dados, da Planilha GPS Gráfico.
   
   
7. O valor Indicador IC NOK do intervalo de Itens Checklist, na mesma linha da Data Hora Fim registrada, da aba TabExecutado, da Planilha GPS, deve ser transferida para a coluna Indicador, da aba Dados, da Planilha GPS Gráfico.
   
   
8. O valor Indicador de Qualidade do intervalo de Itens Checklist, na mesma linha da Data Hora Fim registrada, da aba TabExecutado, da Planilha GPS, deve ser transferido para a coluna DPMO, da aba Dados, da Planilha GPS Gráfico.
   
   
9. O valor Indicador de Produtividade do intervalo de Itens Checklist, na mesma linha da Data Hora Fim registrada, da aba TabExecutado, da Planilha GPS, deve ser transferido para a coluna Pontos IC OK / Hora, da aba Dados, da Planilha GPS Gráfico.
   
   A fórmula de cálculo do Indicador de Produtividade considera a jornada de trabalho de 6 horas por dia.

Passo a Passo da Transferência dos Dados

Evento que dispara a transferência dos dados

O evento que dispara a transferência de dados da Planilha GPS para a Planilha GPS Gráfico é o registro da Data Hora Fim de um intervalo de Itens Checklist na aba TabExecutado, da Planilha GPS. 

Ações Concretas a executar na transferência dos dados

Passo 1: Transferir os dados da Planilha GPS para a para a Planilha GPS Gráfico, conforme as regras definidas no tópico Regras da Transferência dos Dados.

Passo 2: Garantir que a coluna Data, da aba Dados, da Planilha GPS Gráfico esteja em ordem crescente de data e que na formatação não apareça a Hora, após a transferência dos dados.

Passo 3: Garantir que os gráficos XmR P e XmR Q estejam atualizados com os dados transferidos.

Passo 4: Garantir que o gráfico Pareto esteja atualizado com os dados transferidos, se algum dado tiver sido transferido, pois pode acontecer a inexistência de dados, se não ocorrer erro nos fatores de produção.

Clique no botão abaixo para acessar e baixar a planilha apresentada neste Post, que está identificada por "Planilha GPS - Modelo".

REVISÃO

Foi apresentada a descrição detalhada da Planilha GPS, com este foco:

• Colunas A e B - GPS e Velocímetro
• Colunas C e D - Planejado, Executado e Resultado
• Colunas E e F - Problemas e Ações Corretivas e Causas Prováveis

Foi apresentado o uso da Planilha GPS, com este foco:

• Rotina Diária
• Regras
• Passo a Passo
• Transferência dos dados da Planilha GPS
• Regras
• Passo a Passo

CONCLUSÃO

A Planilha GPS deve ser usada para todos os Serviços, porque serve para coletar e registrar os dados e fatos essenciais para o cálculo da Produtividade e da Qualidade do processo pessoal.

Existe uma oportunidade de melhoria na interface entre a Planilha GPS e a Planilha GPS Gráficos, que é a automação dos somatórios e da transferência dos totais de uma para a outra.

Próximo Post: Acompanhe o Desempenho do Seu Processo Pessoal com Gestão à Vista: Como usar a Planilha GPS Gráficos.

Definindo a Rotina Diária do Home Office - Grupo de Processos do PMBOK

 INTRODUÇÃO

Contexto

Home Office de qualquer especialidade, que tenha interesse em estabelecer padrões para executar seus serviços.

Objetivo

O objetivo deste Post é apresentar um texto resumindo uma boa prática de mercado, denominada Grupo de Processos do PMBOK, já que a mesma está sendo utilizada na Autogestão do Home Office. 

Saiba mais sobre PMBOK neste link: PMBOK Guide.

Gerenciamento de Projetos e PMBOK

O Gerenciamento de Projetos é uma disciplina que envolve planejar, executar e finalizar projetos de forma eficiente e eficaz. 

O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um guia reconhecido mundialmente que organiza os processos de gerenciamento de projetos em cinco grupos principais: 

• Iniciação, 
• Planejamento, 
• Execução, 
• Monitoramento e Controle, e 
• Encerramento. 

Vamos explorar cada um desses grupos e entender sua importância:

1. Iniciação

O que é: Esta fase é onde o projeto começa oficialmente. O objetivo é definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto existente.

Principais Atividades:

• Definir os objetivos e o escopo do projeto.

• Identificar stakeholders (pessoas ou grupos impactados pelo projeto).

• Desenvolver o termo de abertura do projeto (um documento que formaliza o projeto).

Importância:

• Claridade: Garante que todos saibam o que o projeto pretende alcançar.

• Comprometimento: Envolve as partes interessadas desde o início, aumentando a chance de sucesso.

2. Planejamento

O que é: Durante esta fase, você define o caminho para alcançar os objetivos do projeto. É a fase mais detalhada.

Principais Atividades:

• Desenvolver um plano de gerenciamento de projetos.

• Estabelecer cronograma, orçamento e recursos necessários.

• Planejar a comunicação e a gestão dos riscos.

Importância:

• Direção: Fornece um roteiro claro para o projeto.

• Antecipação: Ajuda a prever desafios e planejar soluções.

3. Execução

O que é: Nesta fase, você coloca o plano em ação e trabalha para completar as entregas do projeto.

Principais Atividades:

• Gerenciar equipes e recursos.

• Executar o trabalho planejado.

• Comunicar-se com stakeholders.

Importância:

• Produção: É onde o trabalho real acontece e as entregas são produzidas.

• Coordenar: Assegura que todos estão trabalhando de acordo com o plano.

4. Monitoramento e Controle

O que é: Durante a execução, é crucial monitorar o progresso e controlar quaisquer mudanças para garantir que o projeto permaneça no caminho certo.

Principais Atividades:

• Acompanhar o desempenho do projeto.

• Identificar e gerenciar mudanças no escopo, cronograma ou custos.

• Garantir a qualidade das entregas.

Importância:

• Consistência: Garante que o projeto não saia do caminho planejado.

• Qualidade: Mantém o foco na entrega de resultados de alta qualidade.

5. Encerramento

O que é: Esta fase finaliza formalmente o projeto ou uma fase do projeto.

Principais Atividades:

• Concluir todas as atividades do projeto.

• Obter a aceitação formal das entregas.

• Documentar lições aprendidas e encerrar contratos.

Importância:

• Consolidação: Formaliza o fim do projeto, garantindo que todos os objetivos foram alcançados.

• Aprendizado: Documenta aprendizados que podem ser úteis para futuros projetos.

Concluindo

Entender e seguir esses grupos de processos é essencial para garantir o sucesso de qualquer projeto.

Cada fase tem um papel crucial na estrutura do projeto, garantindo clareza, direção, execução eficiente, monitoramento contínuo e um encerramento organizado. 

Isso não só aumenta as chances de sucesso, mas também promove uma cultura de aprendizado e melhoria contínua.

PMBOK na Autogestão do Home Office

Organizar um home office utilizando os Grupos de Processos do PMBOK pode trazer uma estrutura valiosa e aumentar significativamente a eficiência e produtividade. 

Vamos explorar a importância de cada grupo de processos para um ambiente de trabalho remoto:

1. Iniciação

Importância:

• Claridade no Escopo: Definir claramente as metas e objetivos do home office, bem como os recursos disponíveis.

• Identificação de Stakeholders: Saber quem são os envolvidos (familiares, colegas de trabalho, etc.) e como eles impactam ou são impactados pelo home office.

2. Planejamento

Importância:

• Definição de Planos: Criar um plano detalhado que inclua horário de trabalho, alocação de tempo para tarefas específicas e estabelecimento de metas diárias e semanais.

• Gestão de Recursos: Planejar o uso adequado dos recursos disponíveis, como espaço físico, equipamentos e tecnologia.

• Identificação e Mitigação de Riscos: Prever possíveis interrupções (como problemas técnicos ou domésticos) e planejar soluções.

3. Execução

Importância:

• Implementação do Plano: Colocar em prática o plano de trabalho definido, mantendo a disciplina e o foco nas tarefas programadas.

• Gestão de Equipe: Coordenar com colegas de trabalho e gerenciar a comunicação para garantir que todos estão alinhados e as tarefas estão progredindo conforme o planejado.

4. Monitoramento e Controle

Importância:

• Acompanhamento do Progresso: Monitorar o progresso das tarefas diárias e semanais para garantir que estão sendo cumpridas dentro do prazo.

• Controle de Qualidade: Garantir que o trabalho realizado atenda aos padrões de qualidade estabelecidos.

• Ajustes Necessários: Identificar desvios do plano e fazer os ajustes necessários para manter o controle e a eficiência.

5. Encerramento

Importância:

• Revisão e Avaliação: Revisar o trabalho realizado e avaliar o cumprimento dos objetivos e metas estabelecidos.

• Documentação das Lições Aprendidas: Documentar o que funcionou bem e o que pode ser melhorado para futuras implementações, garantindo a melhoria contínua.

• Encerramento Formal: Fechar oficialmente as atividades do período, garantindo que todas as tarefas foram concluídas e que os objetivos foram atingidos.

CONCLUSÃO

Usar os Grupos de Processos do PMBOK para organizar um home office traz estrutura e previsibilidade, essencial para um ambiente de trabalho eficiente. 

Cada grupo de processos desempenha um papel crucial em garantir que as atividades sejam planejadas, executadas e controladas de forma eficaz. 

Isso resulta em aumento da produtividade, melhor gestão do tempo, qualidade do trabalho e satisfação no ambiente de trabalho.

Se tiver perguntas sobre o PMBOK, pergunte ao Chatbot de IA de sua preferência.