INTRODUÇÃO
Post anterior: Entendendo a Metáfora "Home Office é Moto Boy"
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Contexto
Home Office de qualquer especialidade, que tenha interesse em utilizar Inteligência Artificial para melhorar a prestação de serviços e a autogestão do Home Office.
Objetivo
Este Post apresenta um guia completo para uso do GPS (Grupo de Processos do Serviço), com assistência de IA, no seu processo pessoal, seja no trabalho em Home Office ou presencial.
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Muitas pessoas já executam seus processos pessoais para entregar os resultados de serviços, de forma automática, sem necessidade do GPS, pois está tudo armazenado na sua mente.
Então, para que serve a Planilha GPS?
- Serve para implementar a melhoria contínua da Produtividade e da Qualidade nos seus processos pessoais, pois todo processo pode ser melhorado.
- Serve para compartilhar com o próximo, que está precisando aprender o mesmo serviço que você faz automaticamente, pois todo processo pode ser copiado para o crescimento da organização.
- Serve para facilitar sua adaptação às mudanças, aprendendo um novo serviço com rapidez, usando Inteligência Artificial, pois as mudanças são constantes nas organizações.
Asim, podemos afirmar que as principais vantagens do modelo de GPS são:
- Facilidade de medição dos indicadores de Produtividade e Qualidade do processo pessoal.
- Facilidade de treinamento de novos colaboradores e compartilhamento do conhecimento, pois há um conjunto claro de procedimentos a seguir, registrado em ferramentas e não apenas na memória dos colaboradores experientes.
- Facilidade de aprender um novo serviço.
Vamos explicar cada aspecto do GPS, mas, primeiramente, apresentamos uma visão geral.
VISÃO GERAL
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Nesta figura, que apresenta uma visão geral da estrutura hierárquica do GPS, estas convenções foram definidas:
E = Entrada
P = Processamento
S = Saída
IC = Item Checklist
SC = Subitem Checklist
xx = código de 00 a 99, que identifica um Serviço
Padronização
A Estrutura do Serviço é padronizada numa hierarquia de 5 níveis, sendo cada nível identificado por Código e Nome.
O Código é padronizado com um formato que identifica tanto o item como sua posição na hierarquia.
O Nome é padronizado nos níveis 2 e 3, que aparecem com cor diferente no diagrama de hierarquia.
No nível 1 o código do Serviço é padronizado como Sxx, sendo S constante e xx variando de 00 a 99. O nome do Serviço tem formato livre.
No nível 2 os nomes são padronizados como Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Encerramento.
Esses nomes identificam os processos principais de uma decomposição que representa as etapas do ciclo de vida do Serviço, para qualquer tipo de Negócio.
No nível 3 os nomes são padronizados como Entrada, Processamento e Saída.
Esses nomes identificam as partes principais de uma decomposição que representa o fluxo de trabalho dentro de cada processo, para qualquer tipo de Serviço.
Saiba mais a respeito dessa decomposição utilizada no GPS aqui.
Descrição de cada componente do fluxo de trabalho:
- Entrada: Os dados, informações ou recursos necessários para iniciar ou realizar o processo.
- Processamento: As tarefas ou transformações que são realizadas sobre as entradas.
- Saída: Os resultados, produtos ou entregas gerados pelo processo.
No nível 4, em vez de nome, deve ser registrada uma frase para definir um item de Checklist.
No nível 5, em vez de nome, podem ser registrados subitens para os itens de Checklist, no formato de texto, com "Chave: Valor", para especificar informações complementares.
Benefícios desta representação do GPS:
- Clareza: Facilita a visualização da estrutura hierárquica do serviço.
- Organização: Ajuda a organizar as informações e entender o fluxo de trabalho em cada processo.
- Comunicação: Melhora a comunicação entre os participantes do serviço e com Chatbots de IA.
Nos próximos tópicos serão fornecidos exemplos do GPS criado no Estudo de Caso 1, para tornar mais clara essa estrutura hierárquica.
Exemplo do Nível 1 - Serviço
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Identificação padronizada:
Sxx Serviço, sendo xx um número inteiro de 00 a 99 que identifica o Serviço.
Exemplo de Serviço
Seja "S01 Migrar de Flash para HTML5" o código e o nome do Serviço.
Para esse Serviço, o Nível 1 é configurado na hierarquia do GPS conforme a figura.
Exemplo do Nível 2 - Grupo de Processos do Serviço (GPS)
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Identificação padronizada:
- Sxx.1 Iniciação,
- Sxx.2 Planejamento,
- Sxx.3 Execução,
- Sxx.4 Monitoramento,
- Sxx.5 Encerramento.
Exemplo de Grupo de Processos do Serviço (GPS)
Para o Serviço "S01 Migrar de Flash para HTML5", o Nível 2 é
- S01.1 Iniciação,
- S01.2 Planejamento,
- S01.3 Execução,
- S01.4 Monitoramento,
- S01.5 Encerramento.
É importante observar que os nomes de processo são padronizados.
Exemplo do Nível 3 - Entrada, Processamento e Saída
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Identificação padronizada:
- Sxx.p Nome do Processo, sendo p um número inteiro de 1 a 5 que identifica o Processo, conforme o exemplo anterior.
- Sxx.p.1 Entrada
- Sxx.p.2 Processamento
- Sxx.p.3 Saída
"Nome do Processo" deve ser um destes: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Encerramento.
Exemplo do Processo Iniciação, do Serviço S01
Para o Processo "Iniciação" do Serviço "S01 Migrar de Flash para HTML5", o Nível 3 é
- S01.1.1 Entrada
- S01.1.2 Processamento
- S10.1.3 Saída
É importante observar que, para todos os processos, os nomes Entrada, Processamento e Saída são os mesmos, padronizados.
Exemplo do Nível 4 - Item Checklist
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Identificação padronizada:
- Sxx.p Nome do Processo
- Sxx.p.eps Nome do Contexto do Processo
- Sxx.p.eps.ic Frase descritiva do Item Checklist, sendo ic um número inteiro de 00 a 99
"Nome do Contexto do Processo" deve ser um destes: Entrada, Processamento, Saída.
"Frase descritiva do Item Checklist" deve ser uma frase que especifica instruções sobre a tarefa a executar, conforme as orientações em Checklist.
É importante reforçar que, para cada Entrada, Processamento e Saída deve ser criado um conjunto de Itens Checklist que, além de tornar mais clara a descrição da tarefa a executar, facilita as medições do tamanho para fins de cálculo da Produtividade.
Saiba mais sobre Checklist no Post Checklist SMART.
Exemplo de Item Checklist, do Processo Iniciação, do Serviço S01
Para a "Entrada" do Processo "Iniciação", do Serviço "S01 Migrar de Flash para HTML5", o Nível 4 pode ser
- S01.1.1.01 Acesso ao código fonte do aplicativo.
- S01.1.1.02 Documentação detalhada sobre a funcionalidade do aplicativo.
- S01.1.1.03 Identificação precisa dos componentes Flash a serem migrados.
Exemplo do Nível 5 - Subitem Checklist
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Identificação padronizada:
- Sxx.p Nome do Processo
- Sxx.p.eps Nome do Contexto do Processo
- Sxx.p.eps.ic Frase descritiva do Item Checklist
- Sxx.p.eps.ic.sc Subitem Checklist, sendo sc um número inteiro de 00 a 99
Subitem Checklist deve conter uma informação adicional a respeito do Item Checklist a que se refere, registrada no formato "Chave: Valor", sendo chave um texto que identifica a informação e Valor, um texto que descreve a informação.
Exemplo de Subitem Checklist, do Item Checklist S01.1.1.03, do Processo Iniciação, do Serviço S01
Para o Item Checklist "S01.1.1.03 Identificação precisa dos componentes Flash a serem migrados", da "Entrada" do Processo "Iniciação", do Serviço "S01 Migrar de Flash para HTML5", o Nível 5 pode ser
- S01.1.1.03.01 [Página Inicial: 14 opções]
- S01.1.1.03.02 [Página 01: 199 jogos]
- S01.1.1.03.03 [Página 02: 219 jogos]
- S01.1.1.03.04 [Página 03: 291 jogos]
- S01.1.1.03.05 [Página 04: 294 jogos]
Modelo GPS em Texto
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A seguir, a hierarquia do Modelo de GPS em formato de texto, tal como foi registrado na base de conhecimento do Chatbot de IA que criamos no poe.com, identificado por AutogestaoHomeOffice Poe.
Sxx Nome do Serviço
DESCRIÇÃO
Escrever aqui uma descrição do Serviço.
Processo Sxx.1 Iniciação
DESCRIÇÃO
Escrever aqui uma descrição do Processo Iniciação.
Este processo é executado apenas uma vez, no ciclo de vida do Serviço.
Sxx.1.1 Entrada: Refere-se aos dados de entrada e entidades envolvidas, no Processo Sxx.1 - Iniciação.
Sxx.1.2 Processamento: Relaciona-se aos processos e funcionalidades, no Processo Sxx.1 - Iniciação.
Sxx.1.3 Saída: Refere-se aos dados de saída e entidades envolvidas, no Processo Sxx.1 - Iniciação.
Processo Sxx.2 Planejamento
DESCRIÇÃO
Escrever aqui uma descrição do Processo Planejamento.
Este processo pode ser executado várias vezes, no ciclo de vida do Serviço, alinhado com os processos Execução e Monitoramento.
Sxx.2.1 Entrada: Refere-se aos dados de entrada e entidades envolvidas, no Processo Sxx.2 - Planejamento.
Sxx.2.2 Processamento: Relaciona-se aos processos e funcionalidades, no Processo Sxx.2 - Planejamento.
Sxx.2.3 Saída: Refere-se aos dados de saída e entidades envolvidas, no Processo Sxx.2 - Planejamento.
Processo Sxx.3 - Execução
DESCRIÇÃO
Escrever aqui uma descrição do Processo Execução.
Este processo pode ser executado várias vezes, no ciclo de vida do Serviço, alinhado com os processos Planejamento e Monitoramento.
Sxx.3.1 Entrada: Refere-se aos dados de entrada e entidades envolvidas, no Processo Sxx.3 - Execução.
Sxx.3.2 Processamento: Relaciona-se aos processos e funcionalidades, no Processo Sxx.3 - Execução.
Sxx.3.3 Saída: Refere-se aos dados de saída e entidades envolvidas, no Processo Sxx.3 - Execução.
Processo Sxx.4 - Monitoramento
DESCRIÇÃO
Escrever aqui uma descrição do Processo Monitoramento e Controle.
Este processo pode ser executado várias vezes, no ciclo de vida do Serviço, alinhado com os processos Planejamento e Execução.
Sxx.4.1 Entrada: Refere-se aos dados de entrada e entidades envolvidas, no Processo Sxx.4 - Monitoramento.
Sxx.4.2 Processamento: Relaciona-se aos processos e funcionalidades, no Processo Sxx.4 - Monitoramento.
Sxx.4.3 Saída: Refere-se aos dados de saída e entidades envolvidas, no Processo Sxx.4 - Monitoramento.
Processo Sxx.5 - Encerramento
Escrever aqui uma descrição do Processo Encerramento.
Este processo é executado apenas uma vez, no ciclo de vida do Serviço.
Sxx.5.1 Entrada: Refere-se aos dados de entrada e entidades envolvidas, no Processo Sxx.5 - Encerramento.
Sxx.5.2 Processamento: Relaciona-se aos processos e funcionalidades, no Processo Sxx.5 - Encerramento.
Sxx.5.3 Saída: Refere-se aos dados de saída e entidades envolvidas, no Processo Sxx.5 - Encerramento.
Como cadastrar o Modelo de GPS no Chatbot de IA criado no poe.com
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Para criar um bot na plataforma poe.com, a fim de cadastrar o arquivo que contém o Modelo GPS, você pode fazer estas perguntas ao próprio poe.com:
- Como criar um Chatbot no poe.com?
- Como adicionar um arquivo na base de conhecimento de um Chatbot criado no poe.com?
No caso deste Blog, a situação é esta:
- já foi criado o Chatbot de IA no poe.com, que tem o mesmo nome desse Blog (neste formato “AutogestaoHomeOffice Poe”), e
- o Modelo GPS, que foi especificado neste Post, já foi adicionado à base de conhecimento do Chatbot “AutogestaoHomeOffice Poe”.
Portanto, os próximos passos são:
- solicitar a criação de um Serviço ao Chatbot, com base no Modelo GPS, informando nome, objetivo, contexto e ferramentas do Serviço;
- revisar as Checklists que forem criadas pelo Chatbot para o Serviço;
- cadastrar a estrutura completa com as Checklists do Serviço na base de conhecimento do Chatbot;
- fazer perguntas, muitas perguntas, sobre o Serviço, para verificar se as respostas estão consistentes e coerentes;
- corrigir a base de conhecimento, se encontrar erro em alguma resposta;
- reconfigurar o Chatbot “AutogestaoHomeOffice Poe” para ficar claro ao usuário que tipo de pergunta ele será capaz de responder, se houver alguma mudança na estrutura do Modelo GPS.
No próximo tópico serão apresentados exemplos de comandos para criar Checklists, com base nas seguintes informações cadastradas na base de conhecimento do Chatbot:
- Arquivo contendo o Modelo GPS
- Arquivo contendo:
- Identificação do Serviço (Código e Nome),
- Objetivo do Serviço,
- Contexto do Serviço
- Ferramentas usadas no Serviço
Como fazer comandos ou perguntas ao Chatbot AutogestaoHomeOffice Poe
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Com a estrutura do Modelo GPS fica muito fácil fazer comandos ou perguntas, depois de adicionar à base de conhecimento do Chatbot a Identificação do Serviço (Código e Nome), o Objetivo do Serviço, o Contexto do Serviço w as Ferramentas usadas no Serviço.
Exemplos de comandos básicos para criar Checklists:
- Dados o Serviço e o Processo, criar os Itens Checklist separados por Entrada, Processamento e Saída, de tal forma que o Processamento contenha os passos para produzir os resultados na Saída a partir dos dados na Entrada.
“S01.0.0 Serviço S01 - Migrar de Flash para HTML5 com Ruffle”
“S01.1.0 Processo S01.1 – Iniciação”
“S01.1.1 Entrada"
“S01.1.2 Processamento"
“S01.1.3 Saída"
- Dados o Serviço e o Processo, criar os Itens Checklist separados por Entrada, Processamento e Saída, de tal forma que o Processamento contenha os passos para produzir os resultados na Saída a partir dos dados na Entrada.
“S01.0.0 Serviço S01 - Migrar de Flash para HTML5 com Ruffle”
“S01.2.0 Processo S01.2 – Planejamento”
“S01.2.1 Entrada"
“S01.2.2 Processamento"
“S01.2.3 Saída" - Dados o Serviço e o Processo, criar os Itens Checklist separados por Entrada, Processamento e Saída, de tal forma que o Processamento contenha os passos para produzir os resultados na Saída a partir dos dados na Entrada.
“S01.0.0 Serviço S01 - Migrar de Flash para HTML5 com Ruffle”
“S01.3.0 Processo S01.3 – Execução”
“S01.3.1 Entrada"
“S01.3.2 Processamento"
“S01.3.3 Saída" - Dados o Serviço e o Processo, criar os Itens Checklist separados por Entrada, Processamento e Saída, de tal forma que o Processamento contenha os passos para produzir os resultados na Saída a partir dos dados na Entrada.
“S01.0.0 Serviço S01 - Migrar de Flash para HTML5 com Ruffle”
“S01.4.0 Processo S01.4 – Monitoramento”
“S01.4.1 Entrada"
“S01.4.2 Processamento"
“S01.4.3 Saída" - Dados o Serviço e o Processo, criar os Itens Checklist separados por Entrada, Processamento e Saída, de tal forma que o Processamento contenha os passos para produzir os resultados na Saída a partir dos dados na Entrada.
“S01.0.0 Serviço S01 - Migrar de Flash para HTML5 com Ruffle”
“S01.5.0 Processo S01.5 – Encerramento”
“S01.5.1 Entrada"
“S01.5.2 Processamento"
“S01.5.3 Saída"
Exemplos de perguntas, após adicionar as Checklists na base de conhecimento do Chatbot:
- Quais são os Itens Checklist do Processo “S01.1.0 Processo S01.1 – Iniciação”?
- Quais são os Itens Checklist do Processo “S01.2.0 Processo S01.2 – Planejamento”?
- Quais são os Itens Checklist do Processo “S01.3.0 Processo S01.3 – Execução”?
- Quais são os Itens Checklist do Processo “S01.4.0 Processo S01.4 – Monitoramento”?
- Quais são os Itens Checklist do Processo “S01.5.0 Processo S01.5 – Encerramento”?
Como criar Checklist de um Serviço, manualmente, com base no Modelo GPS
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Para criar Checklist de um Serviço, manualmente, ou seja, sem usar Chatbots de IA, é necessário ter conhecimento do Serviço, tendo executado o mesmo completamente, pelo menos, uma vez. Se não conhecer o Serviço, precisará do suporte de quem já o executou.
Passo a passo:
- Pré-condições: ter conhecimento do Serviço, tendo executado o mesmo completamente, pelo menos, uma vez. Se não conhecer o Serviço, precisará do suporte de quem já o executou.
- Passo 1: copiar o Modelo de GPS, informado no tópico "Modelo GPS em Texto";
- Passo 2: substituir "Sxx" pelo código numérico que identifica o Serviço, em todas as linhas do Modelo;
- Passo 3: substituir "Nome do Serviço" pelo nome que melhor identifica o Serviço;
- Passo 4: para cada processo, adicionar abaixo da Entrada, do Processamento e da Saída, os respectivos itens de Checklist, com a seguinte regra: A Checklist do Processamento deve conter itens para transformar a Entrada na Saída.
- Passo 5: para cada Item Checklist, se houver necessidade de registrar informações complementares, adicionar Subitens Checklist, no formato "Chave: Valor", conforme o padrão estabelecido em Visão Geral - Padronização.
Este passo a passo foi adicionado à base de conhecimento do Chatbot AutogestaoHomeOffice Poe, como parte do aprendizado.
Ferramenta: Planilha GPS - Modelo
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Nos tópicos anteriores foi apresentado um método para criar um GPS para Home Office, com assistência de Chatbot de IA.
Neste tópico será apresentada uma ferramenta para registrar e usar os dados do GPS, ou seja, para tornar o GPS operacional.
Com esta planilha, a pessoa que vai executar o Serviço terá um Procedimento Operacional Padrão para executar e acompanhar o progresso, compartilhando as informações com os participantes.
A figura apresenta a Planilha GPS - Modelo.
A estrutura hierárquica do Serviço, que foi apresentada no Modelo GPS, deve ficar registrada na coluna Grupo de Processos do Serviço (GPS).
Os demais campos da planilha serão apresentados em detalhes no Post Acompanhe Seu Progresso em Tempo Real: Como Usar a Planilha GPS com um Gráfico Velocímetro.
REVISÃO
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No tópico Visão Geral apresentamos:
- uma hierarquia de 5 níveis, para o GPS.
- a padronização do GPS
- os benefícios do GPS
Nos tópicos de Exemplo apresentamos:
- Exemplo de Nível 1
- Exemplo de Nível 2
- Exemplo de Nível 3
- Exemplo de Nível 4
- Exemplo de Nível 5
No tópico Modelo de GPS em Texto apresentamos:
- o Modelo de GPS tal como foi cadastrado no Chatbot de IA
- dicas para cadastrar o Modelo de GPS no Chatbot de IA
- Exemplos de comandos para o Chatbot criar Checklists
- Exemplos de pergunta para o Chatbot
- Passo a passo para ensinar o Chatbot a criar um Serviço novo com as respectivas Checklists
No tópico Ferramenta: Planilha GPS - Modelo apresentamos:
- A Planilha GPS - Modelo
- O Gráfico Velocímetro
- Um link para uma descrição detalhada da Planilha GPS - Modelo
CONCLUSÃO
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O próximo Post vai apresentar um exemplo de criação de um Serviço a partir do Modelo de GPS, com as respectivas Checklists, com assistência de Chatbots de IA.
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