Acompanhe Seu Progresso em Tempo Real: Como Usar a Planilha GPS com um Gráfico Velocímetro

INTRODUÇÃO

Post anterior: Melhore as entregas nos seus processos pessoais usando GPS e IA: Exemplo.

Contexto

Home Office de qualquer especialidade, que tenha interesse em monitorar as suas entregas utilizando como apoio GPS e Velocímetro.

Objetivo

O objetivo deste post é mostrar em detalhes como usar a Planilha GPS com um gráfico Velocímetro que é atualizado automaticamente conforme você marca OK ou NOK nos itens da Checklist.

Você já se perguntou como monitorar o progresso das suas entregas, a cada item da Checklist marcado, de forma visual e intuitiva?

Um gráfico Velocímetro pode ser a ferramenta perfeita para isso. 

VISÃO GERAL

A figura abaixo apresenta uma visão geral da Planilha GPS.

Na aba GPS, as colunas A e B estão alinhadas com a metáfora "Home Office é Moto Boy", contendo:

• Grupo de Processos do Serviço (GPS) e 
• Velocímetro.

Ainda na aba GPS, as colunas C, D, E e F estão alinhadas com o Relatório das Três Gerações, do livro Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia, por Vicente Falconi Campos, contendo:

• PLANEJADO, 
• EXECUTADO, 
• RESULTADO, 
• PONTOS PROBLEMÁTICOS E AÇÕES CORRETIVAS e 
• CAUSAS PROVÁVEIS

A parte inferior da figura mostra, além da aba GPS, mais três abas:

• TabProblema - contém tabelas com as causas prováveis do problema,
• TabExecutado - contém uma tabela que é a interface com a Planilha GPS Gráficos e
• Subitem - contém uma tabela com informações adicionais sobre Itens Checklist.

Descrição da Planilha GPS

Nos próximos tópicos serão fornecidos detalhes a respeito do conteúdo da Planilha GPS.

Colunas A e B

Na figura, estas colunas contêm o Velocímetro e o modelo da estrutura hierárquica de um Serviço, que é o próprio Grupo de Processos do Serviço (GPS).

Células A1:B9

Contém o Velocímetro, que é construído com o tipo de gráfico Indicador, da Planilha Google, para representar a percentagem na célula D:9, identificada com o nome "Realizado (%)".

Célula B12

A célula B12 contém a identificação do Serviço "Sxx Nome", onde xx é um número inteiro sequencial de 00 a 99.

Quando forem especificadas as Checklists de um Serviço, a célula B12 passa a registrar o nome do mesmo e o arquivo da planilha, também, no formato "Planilha GPS - Sxx Nome".

Por exemplo, se o Serviço for "S01 Migrar de Flash para HTML5", a célula B12 conterá esse nome e o arquivo que era identificado por "Planilha GPS" muda de nome, para "Planilha GPS -  S01 Migrar de Flash para HTML5".  

Células B12:B66

As células B12:B66 contêm o modelo da estrutura de um Serviço.

A descrição do modelo da estrutura de um Serviço pode ser encontrada no Post: Melhore as entregas nos seus processos pessoais usando GPS e IA: Guia Completo.

Colunas C e D

Na figura, estas colunas contêm datas e números importantes para a autogestão do Home Office.

Célula C6

Contém data e hora de início do Serviço. O nome da célula é PLANEJADO.

Célula D6

Contém data e hora de fim do Serviço. O nome da célula é EXECUTADO.

Célula D7

Esta célula, cujo nome é RESULTADO, pode mudar a cor e o texto sob controle de uma fórmula:

• "Incompleto", na cor vermelha, para indicar que nem todos os itens da Checklist foram executados ou
• "Completo", na cor verde, para indicar que todos os itens da Checklist foram executados.

Célula C9

Esta célula, cujo nome é "Meta (%)", contém o valor fixo 100, que representa 100% do somatório de pontos dos Itens Checklist.

Célula D9

Esta célula contém uma fórmula para calcular a percentagem do somatório de pontos dos Itens Checklist com avaliação OK, em relação ao somatório de pontos de todos os Itens Checklist do Serviço.

Célula C10

Esta célula tem o nome "Pontos". Abaixo dela, são registrados os Pontos que definem o tamanho de cada Item Checklist. 

Saiba como são atribuídos esses Pontos no Post Definindo a Rotina Diária do Home Office - Checklist SMART.

Célula D10

Esta célula tem o nome "Avaliação". Abaixo dela, pode ser registrada uma destas situações de um item da Checklist:

• OK - indica que o item foi executado com sucesso.
• NOK - indica que houve falha na execução do item.
• N/A - indica que não é um item da Checklist, podendo ser um nome de processo ou entrada, processamento, saída.
• RA - indica que o item não foi executado porque há alguma condição não prevista que "Requer Atenção".

Colunas E e F

Na figura, estas colunas contêm o registro das ocorrências de falhas durante a execução de determinado item da Checklist.

Célula E10

Esta célula tem o nome "NOK - PONTOS PROBLEMÁTICOS E AÇÕES CORRETIVAS". 

Abaixo dela, podem ser registrados dados e fatos a respeito da falha na execução de Itens Checklist e as ações corretivas que forem sugeridas.

Célula F10

Esta célula tem o nome "NOK - CAUSA PROVÁVEL". 

Abaixo dela, podem ser selecionada uma causa provável da falha que tenha ocorrido. 

A lista de causas está na aba "TabProblema".

Foram identificadas 37 causas possíveis, classificadas nestas 6 causas primárias, sendo cada causa primária associada a um fator de produção:

• Entrada
• E01 Informações incompletas
• E02 Informações imprecisas
• E03 Informações inválidas
• E04 Excesso de complexidade
• E05 Excesso de Simplicidade
• E06 Altos volume e frequência de dados
• E07 Não conformidade com padrões

• Saída
• S01 Informações incompletas
• S02 Informações imprecisas
• S03 Informações inválidas
• S04 Excesso de complexidade
• S05 Excesso de Simplicidade
• S06 Altos volume e frequência de dados
• S07 Não conformidade com padrões
  
  
• Recurso
• R01 Equipamento parou por falha
• R02 Equipamento em manutenção
• R03 Aplicativo com falha
• R04 Internet parou por falha
  
  
• Método
• M01 Procedimento Operacional Padrão inexistente
• M02 Procedimento Operacional Padrão com defeito
• M03 Instruções informais incompletas
• M04 Instruções informais imprecisas
• M05 Instruções informais inválidas
  
  
• Indicador
  
• I01 Procedimento Operacional Padrão inexistente
• I02 Procedimento Operacional Padrão com defeito
• I03 Instruções informais incompletas
• I04 Instruções informais imprecisas
• I05 Instruções informais inválidas
• I06 Medição realizada com erro
• I07 Condição para medição inadequada
  
  
• Pessoal
• P01 Condição Física - doença
• P02 Condição Emocional - desconforto
• P03 Condição Mental – falta de concentração
• P04 Distração com família
• P05 Distração com vizinhos
• P06 Distração com redes sociais
• P07 Condição Ambiental - desconforto

Uso da Planilha GPS na Rotina Diária

Para usar a Planilha GPS na rotina diária, é necessário seguir algumas regras e um passo a passo.

Regras da Rotina Diária

1. A estrutura completa do Serviço, com todas as Checklists, deve ser registrada a partir da célula B12 da Planilha GPS.
   
   
2. O tamanho de cada item da Checklist deve ser estimado conforme os procedimentos no Post Definindo a Rotina Diária do Home Office - Checklist SMART, e registrado na coluna Pontos.
   
   
3. Após registrar a estrutura completa do Serviço, com todas as Checklists, a coluna Avaliação de cada Checklist deve ficar em branco e as demais devem ficar iguais a "N/A".
   
   
4. A data de início do Serviço deve ser registrada na célula GPS!C6 (PLANEJADO).
   
   
5. A data de fim do Serviço deve ser registrada na célula GPS!D6 (EXECUTADO).
   
   
6. Os dados da execução de todos os Serviços devem ser registrados conforme a tabela que existe na aba TabExecutado, da Planilha GPS (Ver na figura abaixo a tabela).

Passo a Passo da Rotina Diária

Passo 1: A estrutura do Serviço e as Checklists devem ser registradas no intervalo GPS!B12:B111 (adicionar linhas à planilha, se necessário).

Passo 2: A data hora de início do Serviço deve ser registrada na célula GPS!C6 (PLANEJADO).

Passo 3: O Item Checklist de início e a data hora de início devem ser registrados na tabela da aba TabExecutado.

Passo 4: Para cada Item Checklist executado deve ser marcado OK ou NOK na coluna Avaliação.

Passo 5: Para cada Avaliação OK deve ser adicionado o valor dos pontos na linha da tabela da aba TabExecutado que corresponde à hora de início execução atual, na coluna "Pontos IC OK".

Passo 6: Para cada Avaliação NOK deve ser registrado, na coluna "NOK - PONTOS PROBLEMÁTICOS E AÇÕES CORRETIVAS", um texto descrevendo os dados, fatos e ações corretivas associados ao problema.

Passo 7: Para cada Avaliação NOK deve ser selecionada a causa provável do problema na coluna "NOK - CAUSA PROVÁVEL".

Passo 8: Para cada Avaliação NOK ser adicionado 1 na linha da tabela da aba TabExecutado que corresponde à hora de início execução atual, na coluna da Causa Primária (a Causa Primária aparece no início da Causa Provável selecionada). 

Passo 9: O último item de Checklist executado e a data hora de fim devem ser registrados na tabela da aba TabExecutado, se o Serviço terminar, ou se o Serviço estiver incompleto e for o fim da jornada de trabalho.

Passo 10: A data hora de fim do Serviço deve ser registrada na célula GPS!D6 (EXECUTADO).

Transferência dos dados da Planilha GPS

Para transferência dos dados da Planilha GPS para a aba "Dados" da Planilha GPS Gráficos, é necessário seguir algumas regras e um passo a passo.

Regras da Transferência dos Dados

1. A Data Hora Fim do intervalo de Itens Checklist, da aba TabExecutado, da Planilha GPS, deve ser transferida para a coluna Data, formatada com a mesma formatação, contendo a Hora, na próxima linha disponível, da aba Dados, da Planilha GPS Gráfico.
   
   
2. O valor Entrada IC NOK do intervalo de Itens Checklist, na mesma linha da Data Hora Fim registrada, da aba TabExecutado, da Planilha GPS, deve ser transferida para a coluna Entrada, da aba Dados, da Planilha GPS Gráfico.
   
   
3. O valor Saída IC NOK do intervalo de Itens Checklist, na mesma linha da Data Hora Fim registrada, da aba TabExecutado, da Planilha GPS, deve ser transferida para a coluna Saída, da aba Dados, da Planilha GPS Gráfico.
   
   
4. O valor Recurso IC NOK do intervalo de Itens Checklist, na mesma linha da Data Hora Fim registrada, da aba TabExecutado, da Planilha GPS, deve ser transferida para a coluna Recurso, da aba Dados, da Planilha GPS Gráfico.
   
   
5. O valor Pessoal IC NOK do intervalo de Itens Checklist, na mesma linha da Data Hora Fim registrada, da aba TabExecutado, da Planilha GPS, deve ser transferida para a coluna Pessoal, da aba Dados, da Planilha GPS Gráfico.
   
   
6. O valor Método IC NOK do intervalo de Itens Checklist, na mesma linha da Data Hora Fim registrada, da aba TabExecutado, da Planilha GPS, deve ser transferida para a coluna Método, da aba Dados, da Planilha GPS Gráfico.
   
   
7. O valor Indicador IC NOK do intervalo de Itens Checklist, na mesma linha da Data Hora Fim registrada, da aba TabExecutado, da Planilha GPS, deve ser transferida para a coluna Indicador, da aba Dados, da Planilha GPS Gráfico.
   
   
8. O valor Indicador de Qualidade do intervalo de Itens Checklist, na mesma linha da Data Hora Fim registrada, da aba TabExecutado, da Planilha GPS, deve ser transferido para a coluna DPMO, da aba Dados, da Planilha GPS Gráfico.
   
   
9. O valor Indicador de Produtividade do intervalo de Itens Checklist, na mesma linha da Data Hora Fim registrada, da aba TabExecutado, da Planilha GPS, deve ser transferido para a coluna Pontos IC OK / Hora, da aba Dados, da Planilha GPS Gráfico.
   
   A fórmula de cálculo do Indicador de Produtividade considera a jornada de trabalho de 6 horas por dia.

Passo a Passo da Transferência dos Dados

Evento que dispara a transferência dos dados

O evento que dispara a transferência de dados da Planilha GPS para a Planilha GPS Gráfico é o registro da Data Hora Fim de um intervalo de Itens Checklist na aba TabExecutado, da Planilha GPS. 

Ações Concretas a executar na transferência dos dados

Passo 1: Transferir os dados da Planilha GPS para a para a Planilha GPS Gráfico, conforme as regras definidas no tópico Regras da Transferência dos Dados.

Passo 2: Garantir que a coluna Data, da aba Dados, da Planilha GPS Gráfico esteja em ordem crescente de data e que na formatação não apareça a Hora, após a transferência dos dados.

Passo 3: Garantir que os gráficos XmR P e XmR Q estejam atualizados com os dados transferidos.

Passo 4: Garantir que o gráfico Pareto esteja atualizado com os dados transferidos, se algum dado tiver sido transferido, pois pode acontecer a inexistência de dados, se não ocorrer erro nos fatores de produção.

Clique no botão abaixo para acessar e baixar a planilha apresentada neste Post, que está identificada por "Planilha GPS - Modelo".

REVISÃO

Foi apresentada a descrição detalhada da Planilha GPS, com este foco:

• Colunas A e B - GPS e Velocímetro
• Colunas C e D - Planejado, Executado e Resultado
• Colunas E e F - Problemas e Ações Corretivas e Causas Prováveis

Foi apresentado o uso da Planilha GPS, com este foco:

• Rotina Diária
• Regras
• Passo a Passo
• Transferência dos dados da Planilha GPS
• Regras
• Passo a Passo

CONCLUSÃO

A Planilha GPS deve ser usada para todos os Serviços, porque serve para coletar e registrar os dados e fatos essenciais para o cálculo da Produtividade e da Qualidade do processo pessoal.

Existe uma oportunidade de melhoria na interface entre a Planilha GPS e a Planilha GPS Gráficos, que é a automação dos somatórios e da transferência dos totais de uma para a outra.

Próximo Post: Acompanhe o Desempenho do Seu Processo Pessoal com Gestão à Vista: Como usar a Planilha GPS Gráficos.