Definindo a Rotina Diária do Home Office - Checklist SMART

INTRODUÇÃO

Contexto

Home Office de qualquer especialidade, que tenha interesse em criar indicadores de Produtividade e Qualidade.

Objetivo

O objetivo deste Post é apresentar um texto resumindo uma boa prática de mercado, denominada Objetivo SMART, já que a mesma está sendo utilizada na Autogestão do Home Office, com algumas adaptações.

Há inúmeros sites com informações e exemplos de uso do Objetivo SMART.

No próximo tópico será apresentada uma visão geral desta prática.

VISÃO GERAL

O objetivo SMART é uma metodologia utilizada para definir metas de forma clara e eficaz.

Cada letra da sigla SMART representa um critério que ajuda a garantir que os objetivos sejam bem definidos e alcançáveis:

• S (Specific) - Específico: O objetivo deve ser claro e específico, respondendo às perguntas quem, o que, onde, quando e por quê.
• M (Measurable) - Mensurável: Deve ser possível medir o progresso em direção ao objetivo. Isso pode incluir indicadores quantitativos ou qualitativos.
• A (Achievable) - Alcançável: O objetivo deve ser realista e possível de alcançar com os recursos disponíveis.
• R (Relevant) - Relevante: O objetivo deve ser importante e alinhado com outras metas e prioridades.
• T (Time-bound) - Temporal: Deve haver um prazo definido para alcançar o objetivo, o que ajuda a manter o foco e a motivação.

Adaptações para uma Checklist SMART

Uma Checklist SMART é uma ferramenta que pode ajudar a garantir que as metas definidas para entrega dos serviços sigam os critérios SMART.

Aqui está um exemplo de como poderia ser uma Checklist SMART para execução de serviços.

Checklist SMART para Execução de Serviços

Tal como o Objetivo SMART, a Checklist SMART usa esses princípios fundamentais:

·         Específico
·         Mensurável
·         Alcançável
·         Relevante
·         Temporal

A seguir são apresentados os aspectos específicos da Checklist SMART, para cada princípio acima.

Específico

Cada Item Checklist deve ser claro e bem definido, com uma frase que tenha um sujeito e que tenha o sentido de obrigar, proibir ou restringir.

Exemplo obrigando: "Um pedido DEVE ter uma verificação de crédito".

Exemplo proibindo: "Um produto NÃO DEVE ser vendido a um risco de crédito ruim".

Exemplo restringindo: "Um pedido PODE ser dispensado da verificação de crédito, SOMENTE SE o valor total for inferior a R$ 100,00".

As perguntas "Quem?", "O que?", "Onde?", "Quando?", "Por quê?" e “Como?” devem ser respondidas com, pelo menos, um Item Checklist.

Mensurável

Critérios claros devem existir para medir o progresso e o sucesso na execução dos serviços.

Indicadores

O desempenho na execução dos serviços em determinado período, que consideramos 30 dias o ideal, deve ser medido com dois indicadores:

·         Indicador de Produtividade, medido em Pontos de Checklist por Dia e

·         Indicador de Qualidade, medido em Defeitos por 1000 Pontos de Checklist.

Para obter esses indicadores é necessário medir o tamanho de cada Item Checklist, quantos foram executados por dia e quantos defeitos foram detectados durante a execução.

A medição do tamanho é apresentada no próximo item.

Medição do Tamanho em Pontos de Checklist

A figura abaixo mostra a tabela que deve ser utilizada para medição do tamanho de um Item Checklist em Ponto de Checklist.

Vamos reescrever a tabela acima em formato de texto, porque este é o formato que será usado para adicioná-la à base de conhecimento do Chatbot de IA AutogestaoHomeOffice Poe.

Classificação da Tarefa Executável

Tarefa executável é o conjunto de ações concretas que a pessoa pratica para cumprir o que está escrito no Item Checklist.

A classificação é feita considerando complexidade e esforço da tarefa executável e verificando estas condições:

SE
a tarefa executável for muito Muito Pequena (PP),
ENTÃO
o tamanho em pontos de Checklist pode ser 1 ou 2.

SE
a tarefa executável for muito Pequena (P),
ENTÃO
o tamanho em pontos de Checklist pode ser 3 ou 5.

SE
a tarefa executável for muito Média (M),
ENTÃO
o tamanho em pontos de Checklist pode ser 8 ou 13.

SE
a tarefa executável for muito Grande (G),
ENTÃO
o tamanho em pontos de Checklist pode ser 21 ou 34.

SE
a tarefa executável for muito Muito Grande (GG),
ENTÃO
o tamanho em pontos de Checklist pode ser 55 ou 89.

Alcançável

O Item Checklist deve ser realista e possível de ser alcançado.

A pessoa que vai executar deve ter conhecimento do serviço, pelo menos, especializado naquele Item Checklist.

A pessoa que vai executar deve pedir ajuda a um Chatbot de IA, se encontrar dificuldades por falta de conhecimento ou devido à ocorrência de condições imprevistas.

Relevante

O Item Checklist deve ser relevante e importante para as metas dos indicadores de Produtividade e Qualidade.

O Item Checklist deve estar alinhado com outras prioridades.

Temporal

Um prazo claro e bem definido deve existir para executar o Item Checklist.

O prazo deve ser realista e motivador.

Este checklist ajuda a garantir que os objetivos sejam bem definidos e mais propensos a serem alcançados com sucesso.

CONCLUSÃO

A Checklist SMART é uma ferramenta poderosa para viabilizar a autogestão no home office, permitindo que você faça medições realistas e seja transparente, mostrando os indicadores de Produtividade e Qualidade.

Ser transparente, neste caso, é mostrar todos os resultados dos indicadores ao longo do tempo, tanto os resultados bons como os ruins.