INTRODUÇÃO
Contexto
Objetivo
O que é Gestão à Vista?
Gestão à Vista é uma técnica de gestão visual que utiliza painéis, gráficos, quadros e outras ferramentas visuais para proporcionar uma visão clara e imediata do status e do desempenho de projetos, processos e atividades.
Ela é amplamente utilizada em ambientes empresariais para facilitar a comunicação, aumentar a transparência e promover a eficiência.
Aqui estão os principais elementos da Gestão à Vista:
- Transparência:
Exibir informações essenciais de maneira acessível e visível para todos.
- Engajamento:
Incentivar a participação e o envolvimento dos membros da equipe ao tornar
os dados facilmente compreensíveis.
- Tomada
de Decisão Rápida: Facilitar decisões ágeis com base em informações
atualizadas.
- Identificação
de Problemas: Destacar áreas que necessitam de atenção imediata,
permitindo intervenções rápidas.
VISÃO GERAL
- Gráfico de Controle
- Gráfico de Pareto
Gráfico de Controle
O Gráfico de Controle será utilizado para dois indicadores:
- Indicador de Produtividade
- Indicador de Qualidade
Gráfico de Pareto
- Identificar os principais problemas de uma empresa, como erros na produção, desperdício de materiais, entre outros
- Priorizar ações para melhorar os processos
- Tomar decisões mais assertivas
- Otimizar os processos internos
- Melhorar a produtividade da empresa
Indicador de Produtividade
Cálculo
Para calcular a produtividade em termos de Resultados Alcançados por Hora, usando a diferença entre DataHoraFim e DataHoraInício, você pode usar a seguinte fórmula numa planilha:
=Resultados_Alcancados / ((DataHoraFim - DataHoraInicio) * 24)
Explicação:
Resultados_Alcancados: Quantidade total de resultados que você atingiu.
DataHoraFim: Data e hora de término.
DataHoraInicio: Data e hora de início.
Multiplicar por 24: A diferença entre
DataHoraFimeDataHoraIniciofornece a quantidade de dias. Multiplicar por 24 converte a diferença para horas.
Exemplo prático:
=50 / ((C2 - B2) * 24)
Suponha que B2 seja DataHoraInicio e C2 seja DataHoraFim, e você alcançou 50 resultados. Esta fórmula calculará sua produtividade em resultados por hora.
Gráfico
O Indicador de Produtividade é medido em Pontos IC OK / Hora (Pontos de Itens de Checklist OK / Hora) e o gráfico é criado com base nos
cálculos estatísticos para o período, com as linhas:
• Pontos IC OK;
• Limite
Superior de Controle;
• Média;
• Limite
Inferior de Controle;
Meta - É a quinta linha do gráfico, cujo valor deve ser definido como a Média mais uma percentagem.
Utilizando esta fórmula, a meta não será definida de forma arbitrária, tornando-se alcançável, pois estará baseada em dados e fatos.
Benefícios
Os benefícios do uso do Gráfico de Controle para apresentar o Indicador de Produtividade são:
- A análise das variações permite identificar problemas por trás de variações "fora do comum";
- Definição de metas alcançáveis, entre a Média e o Limite Superior;
- Melhoria da produtividade com redução das perdas de tempo causadas pelos problemas, se estes forem resolvidos.
Indicador de Qualidade
Cálculo
O índice de Defeitos por Milhão de Oportunidades (DPMO) é
uma métrica usada no Six Sigma para quantificar a qualidade de um processo,
representando o número de defeitos que ocorrem por milhão de oportunidades de
ocorrência de defeitos.
Fórmula do DPMO
A fórmula para calcular o DPMO é a seguinte:
DPMO=(Numero de Defeitos / Numero Total de Oportunidades)×1.000.000
Onde:
- Número
de Defeitos: Total de defeitos observados no processo.
- Número
Total de Oportunidades: Número total de unidades testadas multiplicado
pelo número de oportunidades de defeitos por unidade.
Exemplo Numérico - Fábrica
Imagine que uma fábrica está produzindo 10.000 unidades de
um produto e cada unidade tem 3 oportunidades de defeito. Após a inspeção,
foram encontrados 75 defeitos.
- Número
de Defeitos (D): 75
- Número
de Unidades Produzidas (U): 10.000
- Número
de Oportunidades por Unidade (O): 3
Primeiro, calculamos o Número Total de Oportunidades:
Numero Total de Oportunidades=U×O=10.000×3=30.000
Agora, aplicamos a fórmula do DPMO:
DPMO=(75 / 30.000)×1.000.000=2.500
Resultado
O DPMO para este processo é de 2.500 defeitos por
milhão de oportunidades.
Benefícios do Cálculo do DPMO
- Identificação
de Problemas: Ajuda a identificar e quantificar problemas no processo.
- Melhoria
Contínua: Fornece uma base para a implementação de melhorias
contínuas.
- Comparação
de Processos: Permite a comparação da qualidade entre diferentes
processos ou períodos de tempo.
Exemplo Numérico - Home Office
Imagine que um Home Office está executando 1329 itens de Checklist de um serviço e cada item tem 6 oportunidades de defeito:
- Entrada,
- Saída,
- Recurso,
- Método,
- Indicador,
- Pessoal.
Após a inspeção, foram encontrados 189 defeitos.
- Número de Defeitos (D): 189 (Número de Itens de Checklist com Avaliação NOK)
- Número de Itens de Checklist (U): 1.329
- Número de Oportunidades por Unidade (O): 6
Primeiro, calculamos o Número Total de Oportunidades:
Numero Total de Oportunidades=U×O=1.329×6=7.974
Agora, aplicamos a fórmula do DPMO:
DPMO=(189 / 7.974)×1.000.000=23702,0316
Resultado
O DPMO para este processo é de 23702 defeitos por milhão de oportunidades.
Benefícios do Cálculo do DPMO
- Identificação de Problemas: Ajuda a identificar e quantificar problemas no processo.
- Melhoria Contínua: Fornece uma base para a implementação de melhorias contínuas.
- Comparação de Processos: Permite a comparação da qualidade entre diferentes processos ou períodos de tempo.
Gráfico
O Indicador de Qualidade é medido em Número de Itens Checklist NOK / Número de Itens de Checklist x Número de Oportunidades por Unidade x 1.000.000 (IC NOK / IC x O x 1.000.000) e o gráfico é criado com base nos cálculos estatísticos para o período, com as linhas:
• Número de Itens Checklist NOK;
• Limite
Superior de Controle;
• Média;
• Limite
Inferior de Controle;
Meta - É a quinta linha do gráfico, cujo valor deve ser definido como a Média menos uma percentagem.
Benefícios
- A análise das variações permite identificar quantidade diária de Pontos NOK;
- Definição de metas alcançáveis, entre a Média e o Limite Inferior;
- Melhoria da qualidade com redução da quantidade de Pontos NOK.
Gráfico de Pareto
O gráfico de Pareto serve para analisar as perdas de tempo com os incidentes que ocorrem no dia a dia.
Por exemplo, um gráfico de Pareto pode mostrar a concentração de quase 80% das perdas em apenas 2 (um pouco mais de 30%) dos 6 fatores de produção do Home Office.
Os fatores de produção do Home Office são as causas
primárias de Itens Checklist NOK (IC NOK).
O Gráfico de Pareto mostra as frequências de IC NOK por Fator de Produção.
Benefícios
- A análise das frequências de IC NOK por fator de produção permite agilizar a descoberta da causa-raiz dos problemas;
- De acordo com a Análise de Pareto, 80% das ocorrências de IC NOK estão concentradas em 20% dos fatores de produção do Home Office, aproximadamente.
- Melhoria da qualidade com a solução de problemas.
Autoavaliação da Capacidade do Processo Pessoal
O foco
deste tópico é avaliação da capacidade do processo pessoal do Home Office, com
base nos indicadores de produtividade e qualidade.
CRITÉRIOS PARA AUTOAVALIAÇÃO
A figura mostra a planilha que contém as regras para
avaliação.
A avaliação da capacidade do Home Office é visual, simples e rápida.
Basta observar os gráfixos XmR de Produtividade e Qualidade e verificar
se algumas regras não foram violadas.
Regra 1: A capacidade do Home Office deve ser classificada
como “Boa”, se todos os dados estiverem dentro dos limites, com uma margem de
segurança de ambos os lados.
Regra 2: A capacidade do Home Office deve ser classificada
como “Razoável”, se todos os dados estiverem dentro dos limites e muitos
aparecerem próximos deles.
Regra 3: O Home Office deve ser classificado como “Incapaz”,
se alguns dados estiverem Localizados fora dos limites.
TEMPO GASTO
Para fazer a avaliação da capacidade do Home Office, basta visualizar os dois gráficos XmR, de Produtividade e Qualidade, e classificar a capacidade de acordo com as 3 regras definidas no tópico Visão acima.
Considerando que essa avaliação deve ser feita uma vez por mês, a previsão é
que o tempo gasto seja inferior a 10 minutos por mês.
BENEFÍCIOS
1) As regras para classificação da capacidade são simples,
objetivas e fáceis de entender;
2) A avaliação da capacidade do Home Office é baseada em
Fatos e Dados e não em critérios subjetivos.
3) A avaliação da capacidade do Home Office é muito rápida.
Acesso à Planilha GPS Gráficos - Modelo
Clique no botão abaixo para acessar e baixar a planilha apresentada neste Post, que está identificada por "Planilha GPS Gráficos - Modelo".
REVISÃO
- Indicador de Produtividade
- Gráfico
- Cálculo
- Benefícios
- Indicador de Qualidade
- Gráfico
- Cálculo
- Benefícios
- Análise de Pareto
- Gráfico
- Benefícios
- Autoavaliação do Processo Pessoal
- Critérios para Autoavaliação
- Benefícios
CONCLUSÃO
Os mesmos indicadores e gráficos utilizados para a melhoria da qualidade de processos de negócio em organizações podem ser aplicados ao processo pessoal no home office, ajustando apenas a escala.
Propomos a utilização de Gráficos de Controle para monitorar os indicadores de qualidade e produtividade, bem como o Gráfico de Pareto para concentrar esforços na resolução dos problemas mais frequentes.
A melhoria da qualidade diretamente contribui para o aumento da produtividade, uma vez que a redução de falhas economiza tempo e esforço que seriam gastos em correções, além de diminuir o retrabalho.
Na sequência, apresentaremos um estudo de caso onde o processo pessoal começa com uma falha inicial: a falta de conhecimento e treinamento de quem executa o serviço.
Este estudo de caso destacará como a utilização de um Chatbot de IA pode solucionar a falta de conhecimento e treinamento, proporcionando assistência online eficiente e acessível.
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