Acompanhe o Desempenho do Seu Processo Pessoal com Gestão à Vista: Como usar a Planilha GPS Gráficos

INTRODUÇÃO

Post anterior: Acompanhe Seu Progresso em Tempo Real: Como Usar a Planilha GPS com um Gráfico Velocímetro.

Contexto

Home Office de qualquer especialidade, que tenha interesse em fazer Gestão à Vista na prestação de serviços, utilizando Gráfico de Controle e Gráfico de Pareto.

Objetivo

O objetivo deste Post é mostrar a utilização de Gráficos de Controle para monitorar os indicadores de qualidade e produtividade, bem como o Gráfico de Pareto para concentrar esforços na resolução dos problemas mais frequentes.

O que é Gestão à Vista?

Gestão à Vista é uma técnica de gestão visual que utiliza painéis, gráficos, quadros e outras ferramentas visuais para proporcionar uma visão clara e imediata do status e do desempenho de projetos, processos e atividades. 

Ela é amplamente utilizada em ambientes empresariais para facilitar a comunicação, aumentar a transparência e promover a eficiência. 

Aqui estão os principais elementos da Gestão à Vista:

• Transparência: Exibir informações essenciais de maneira acessível e visível para todos.
  
  
• Engajamento: Incentivar a participação e o envolvimento dos membros da equipe ao tornar os dados facilmente compreensíveis.
  
  
• Tomada de Decisão Rápida: Facilitar decisões ágeis com base em informações atualizadas.
  
  
• Identificação de Problemas: Destacar áreas que necessitam de atenção imediata, permitindo intervenções rápidas.

VISÃO GERAL

Dois gráficos serão usados na Gestão à Vista do Processo Pessoal:

• Gráfico de Controle
• Gráfico de Pareto

Gráfico de Controle

O gráfico XmR é também conhecido como Gráfico de Controle de Shewhart.

Os gráficos de controles são utilizados para identificar e medir as variações que ocorrem durante o processo. 

O controle da qualidade de um produto é feito a partir da identificação e da medição das variações ocorridas em todo o processo de produção por meio de gráficos de controle.

Os gráficos apresentam limite central, limite inferior e limite superior, onde é possível verificar a normalidade dos processos, e caso necessário, aplicar melhorias.

Saiba mais sobre o Gráfico de Controle aqui.

O Gráfico de Controle será utilizado para dois indicadores:

• Indicador de Produtividade
• Indicador de Qualidade

Gráfico de Pareto

O gráfico de Pareto, também conhecido como Diagrama 80/20, é uma ferramenta de gestão da qualidade que serve para identificar e priorizar problemas em uma organização. 

O gráfico de Pareto é útil para: 

• Identificar os principais problemas de uma empresa, como erros na produção, desperdício de materiais, entre outros
• Priorizar ações para melhorar os processos
• Tomar decisões mais assertivas
• Otimizar os processos internos
• Melhorar a produtividade da empresa

O gráfico de Pareto baseia-se no princípio de que 80% dos problemas de uma organização estão associados a 20% das causas. 

A ideia é que, ao identificar as causas principais e saná-las, cerca de 80% dos problemas serão resolvidos. 

O gráfico de Pareto foi criado pelo economista italiano Vilfredo Pareto, no início do século XX. 

Na década de 1940, o engenheiro estadunidense Joseph Moses Juran documentou e reconheceu formalmente o diagrama para o mundo do empreendedorismo. 

Indicador de Produtividade

Cálculo

Para calcular a produtividade em termos de Resultados Alcançados por Hora, usando a diferença entre DataHoraFim e DataHoraInício, você pode usar a seguinte fórmula numa planilha:

=Resultados_Alcancados / ((DataHoraFim - DataHoraInicio) * 24)

Explicação:

• Resultados_Alcancados: Quantidade total de resultados que você atingiu.

• DataHoraFim: Data e hora de término.

• DataHoraInicio: Data e hora de início.

• Multiplicar por 24: A diferença entre DataHoraFim e DataHoraInicio fornece a quantidade de dias. Multiplicar por 24 converte a diferença para horas.

Exemplo prático:

=50 / ((C2 - B2) * 24)

Suponha que B2 seja DataHoraInicio e C2 seja DataHoraFim, e você alcançou 50 resultados. Esta fórmula calculará sua produtividade em resultados por hora.

Gráfico

O Indicador de Produtividade é medido em Pontos IC OK / Hora (Pontos de Itens de Checklist OK / Hora) e o gráfico é criado com base nos cálculos estatísticos para o período, com as linhas:

•       Pontos IC OK;

•       Limite Superior de Controle;

•       Média;

•       Limite Inferior de Controle;

Meta - É a quinta linha do gráfico, cujo valor deve ser definido como a Média mais uma percentagem.

Utilizando esta fórmula, a meta não será definida de forma arbitrária, tornando-se alcançável, pois estará baseada em dados e fatos. 

Benefícios

Os benefícios do  uso do Gráfico de Controle para apresentar o Indicador de Produtividade são:

• A análise das variações permite identificar problemas por trás de variações "fora do comum";
• Definição de metas alcançáveis, entre a Média e o Limite Superior;
• Melhoria da produtividade com redução das perdas de tempo causadas pelos problemas, se estes forem resolvidos.

Indicador de Qualidade

Cálculo

O índice de Defeitos por Milhão de Oportunidades (DPMO) é uma métrica usada no Six Sigma para quantificar a qualidade de um processo, representando o número de defeitos que ocorrem por milhão de oportunidades de ocorrência de defeitos.

Fórmula do DPMO

A fórmula para calcular o DPMO é a seguinte:

DPMO=(Numero de Defeitos / Numero Total de Oportunidades)×1.000.000

Onde:

• Número de Defeitos: Total de defeitos observados no processo.
• Número Total de Oportunidades: Número total de unidades testadas multiplicado pelo número de oportunidades de defeitos por unidade.

Exemplo Numérico - Fábrica

Imagine que uma fábrica está produzindo 10.000 unidades de um produto e cada unidade tem 3 oportunidades de defeito. Após a inspeção, foram encontrados 75 defeitos.

1. Número de Defeitos (D): 75
2. Número de Unidades Produzidas (U): 10.000
3. Número de Oportunidades por Unidade (O): 3

Primeiro, calculamos o Número Total de Oportunidades:

Numero Total de Oportunidades=U×O=10.000×3=30.000

Agora, aplicamos a fórmula do DPMO:

DPMO=(75 / 30.000)×1.000.000=2.500

Resultado

O DPMO para este processo é de 2.500 defeitos por milhão de oportunidades.

Benefícios do Cálculo do DPMO

• Identificação de Problemas: Ajuda a identificar e quantificar problemas no processo.
• Melhoria Contínua: Fornece uma base para a implementação de melhorias contínuas.
• Comparação de Processos: Permite a comparação da qualidade entre diferentes processos ou períodos de tempo.

Exemplo Numérico - Home Office

Imagine que um Home Office está executando 1329 itens de Checklist de um serviço e cada item tem 6 oportunidades de defeito:

• Entrada, 
• Saída, 
• Recurso, 
• Método, 
• Indicador, 
• Pessoal. 

Após a inspeção, foram encontrados 189 defeitos.

1. Número de Defeitos (D): 189 (Número de Itens de Checklist com Avaliação NOK)
2. Número de Itens de Checklist (U): 1.329
3. Número de Oportunidades por Unidade (O): 6

Primeiro, calculamos o Número Total de Oportunidades:

Numero Total de Oportunidades=U×O=1.329×6=7.974

Agora, aplicamos a fórmula do DPMO:

DPMO=(189 / 7.974)×1.000.000=23702,0316

Resultado

O DPMO para este processo é de 23702 defeitos por milhão de oportunidades.

Benefícios do Cálculo do DPMO

• Identificação de Problemas: Ajuda a identificar e quantificar problemas no processo.
• Melhoria Contínua: Fornece uma base para a implementação de melhorias contínuas.
• Comparação de Processos: Permite a comparação da qualidade entre diferentes processos ou períodos de tempo.

Gráfico

O gráfico é do mesmo tipo que foi usado no Indicador de Produtividade, Gráfico de Controle.

O Indicador de Qualidade é medido em Número de Itens Checklist NOK / Número de Itens de Checklist x Número de Oportunidades por Unidade x 1.000.000 (IC NOK / IC x O x 1.000.000) e o gráfico é criado com base nos cálculos estatísticos para o período, com as linhas:

•       Número de Itens Checklist NOK;

•       Limite Superior de Controle;

•       Média;

•       Limite Inferior de Controle;

Meta - É a quinta linha do gráfico, cujo valor deve ser definido como a Média menos uma percentagem.

Benefícios

• A análise das variações permite identificar quantidade diária de Pontos NOK;
• Definição de metas alcançáveis, entre a Média e o Limite Inferior;
• Melhoria da qualidade com redução da quantidade de  Pontos NOK.

Gráfico de Pareto

O gráfico de Pareto serve para analisar as perdas de tempo com os incidentes que ocorrem no dia a dia. 

Por exemplo, um gráfico de Pareto pode mostrar a concentração de quase 80% das perdas em apenas 2 (um pouco mais de 30%) dos 6 fatores de produção do Home Office.

Os fatores de produção do Home Office são as causas primárias de Itens Checklist NOK (IC NOK).

O Gráfico de Pareto mostra as frequências de IC NOK por Fator de Produção.

Benefícios

• A análise das frequências de IC NOK por fator de produção permite agilizar a descoberta da causa-raiz dos problemas;
• De acordo com a Análise de Pareto, 80% das ocorrências de IC NOK estão concentradas em 20% dos fatores de produção do Home Office, aproximadamente.
• Melhoria da qualidade com a solução de problemas.

Autoavaliação da Capacidade do Processo Pessoal

O foco deste tópico é avaliação da capacidade do processo pessoal do Home Office, com base nos indicadores de produtividade e qualidade.

CRITÉRIOS PARA AUTOAVALIAÇÃO

A figura mostra a planilha que contém as regras para avaliação.

A avaliação da capacidade do Home Office é visual, simples e rápida. 

Basta observar os gráfixos XmR de Produtividade e Qualidade e verificar se algumas regras não foram violadas.

Regra 1: A capacidade do Home Office deve ser classificada como “Boa”, se todos os dados estiverem dentro dos limites, com uma margem de segurança de ambos os lados.

Regra 2: A capacidade do Home Office deve ser classificada como “Razoável”, se todos os dados estiverem dentro dos limites e muitos aparecerem próximos deles.

Regra 3: O Home Office deve ser classificado como “Incapaz”, se alguns dados estiverem Localizados fora dos limites.

TEMPO GASTO

Para fazer a avaliação da capacidade do Home Office, basta  visualizar os dois gráficos XmR, de Produtividade e Qualidade, e classificar a capacidade de acordo com as 3 regras definidas no tópico Visão acima.

Considerando que essa avaliação deve ser feita uma vez por mês, a previsão é que o tempo gasto seja inferior a 10 minutos por mês.

BENEFÍCIOS

1) As regras para classificação da capacidade são simples, objetivas e fáceis de entender;

2) A avaliação da capacidade do Home Office é baseada em Fatos e Dados e não em critérios subjetivos.

3) A avaliação da capacidade do Home Office é muito rápida. 

Acesso à Planilha GPS Gráficos - Modelo

Clique no botão abaixo para acessar e baixar a planilha apresentada neste Post, que está identificada por "Planilha GPS Gráficos - Modelo".

REVISÃO

Nos tópicos anteriores apresentamos:

• Indicador de Produtividade
• Gráfico
• Cálculo
• Benefícios
• Indicador de Qualidade
• Gráfico
• Cálculo
• Benefícios
• Análise de Pareto
• Gráfico
• Benefícios
• Autoavaliação do Processo Pessoal
• Critérios para Autoavaliação
• Benefícios

CONCLUSÃO

Os mesmos indicadores e gráficos utilizados para a melhoria da qualidade de processos de negócio em organizações podem ser aplicados ao processo pessoal no home office, ajustando apenas a escala.

Propomos a utilização de Gráficos de Controle para monitorar os indicadores de qualidade e produtividade, bem como o Gráfico de Pareto para concentrar esforços na resolução dos problemas mais frequentes.

A melhoria da qualidade diretamente contribui para o aumento da produtividade, uma vez que a redução de falhas economiza tempo e esforço que seriam gastos em correções, além de diminuir o retrabalho.

Na sequência, apresentaremos um estudo de caso onde o processo pessoal começa com uma falha inicial: a falta de conhecimento e treinamento de quem executa o serviço.

Este estudo de caso destacará como a utilização de um Chatbot de IA pode solucionar a falta de conhecimento e treinamento, proporcionando assistência online eficiente e acessível.

Próximos Posts: 

Estudo de Caso 1-1: Como fazer sem saber, experimentando GPS e IA.

Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia do Home Office – Entendendo a Variação