INTRODUÇÃO
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Post anterior Estudo de Caso 1-1: Como fazer sem saber, experimentando GPS e IA - Criação de Checlists do Serviço.
Recomendamos a leitura destes Posts:
Acompanhe o Desempenho do Seu Processo Pessoal com Gestão à Vista: Como usar a Planilha GPS Gráficos
Contexto
Home Office de qualquer especialidade, que tenha interesse em executar Serviços padronizados, que usem Checklists e Chatbots de IA como apoio.
Objetivo
O objetivo deste estudo de caso é mostrar como executar um novo Serviço no Home Office, mesmo sem saber usar algumas ferramentas utilizadas, usando como guia um GPS e assistentes de IA.
O que é GPS?
GPS (Grupo de Processos do Serviço) é este conjunto de 5 processos aos quais serão adicionadas Listas de Verificação:
- Iniciação,
- Planejamento,
- Execução,
- Monitoramento,
- Encerramento.
A ajuda dos assistentes de IA é fundamental para facilitar e agilizar o aprendizado.
O desafio do Home Office é: especificar de forma completa, precisa e válida, os comandos ou as perguntas aos assistentes de IA.
As ações tomadas para alcançar este objetivo são:
- Obter informações detalhadas sobre o novo Serviço;
- Pedir ao assistente de IA a criação de Listas de Verificação para cada processo do Serviço;
- Registrar as Listas de Verificação na Planilha GPS;
- Executar o Serviço e, durante a execução, pedir ajuda ao assistente de IA, sempre que encontrar alguma dificuldade;
- Atualizar as Listas de Verificação na Planilha GPS, sempre que houver ajustes;
- Registrar a ocorrência de fatos e dados da execução na Planilha GPS Gráficos;
- Fazer a autoavaliação do processo pessoal na Planilha GPS Gráficos.
VISÃO GERAL
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Este estudo de caso foi iniciado no Post Estudo de Caso 1-1: Como fazer sem saber, experimentando GPS e IA.
Após a obtenção das informações sobre o Serviço "S01 Migrar de Flash para HTML5 com Ruffle", foi solicitada, naquele Post, a ajuda de assistentes de IA.
Por que foi solicitada a assistência de IA, em vez de estudar e aprender antes de fazer?
Porque o cenário é de uma ESCOLHA feita pela pessoa que vai realizar a migração de Flash para HTML com Ruffle.
Essa escolha foi feita porque a pessoa não sabe como fazer a migração, embora conheça algumas ferramentas.
A intenção dessa pessoa é realizar um experimento de aprender fazendo, com o apoio de assistentes de IA, em vez de estudar antes de fazer, o que podemos considerar mudança de paradigma, devido ao fato novo que é a disponibilidade de assistentes de IA no mercado.
Essse experimento será registrado neste Blog, para compartilhar com pessoas que queiram fazer o mesmo, seja qual for o tipo de Serviço.
Então, a ajuda foi para criação, inicialmente, das Listas de Verificação necessárias para execução do Serviço e, na sequência, será solicitada ajuda para ensinar como fazer, sempre que a falta de conhecimento ficar evidente.
No próximo tópico vamos registrar as Listas de Verificação fornecidas por um dos assistentes de IA, na Planilha GPS, que será identificada, conforme o padrão, por "Planilha GPS - S01 Migrar de Flash para HTML5 com Ruffle".
As listas de verificação criadas pelo assistente de IA estarão destacadas na planilha com o fonte na cor vermelha e em itálico, pois alguns ajustes estão sendo feitos ao longo da jornada, conforme previsão do próprio assistente.
Registro de Fatos e Dados do Serviço
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Esta imagem representa a idéia sobre o registro de Fatos e Dados em planilhas, destacando os benefícios de autogestão e transparência.
O registro de Fatos e Dados do Serviço é realizado na Planilha GPS e na Planilha GPS Gráfico.
Uma das maiores objeções ao registro de Fatos e Dados é a percepção de que se trata de burocracia.
Mas esta é uma percepção equivocada, porque há dois benefícios muito importantes no registro de Fatos e Dados:
- Autogestão - possibilidade de medir os indicadores de Produtividade e Qualidade, a fim de fazer a avaliação global da própria capacidade, além de verificar a previsibilidade do processo pessoal.
- Transparência - possibilidade de responder aos questionamentos de quem contratou o Serviço, com base em Fatos e Dados e não em opiniões ou justificativas improvisadas.
Registrando as Checklists na Planilha GPS
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A figura apresenta a Planilha GPS - Modelo, que contém um GPS e um Velocímetro, ferramentas de apoio para o Home Office fazer a entrega dos resultados do Serviço.
A figura apresenta uma Planilha GPS preenchida com o Serviço S01 Migrar de Flash para HTML5 cm Ruffle.
Com a chegada dos assistentes de IA, os procedimentos operacionais podem ser transformados em checklists e armazenadas numa base de conhecimento de IA.
Ao "ensinar" os assistentes de IA, as checklists estarão disponíveis 24 horas por dia e 7 dias por semana.
Essa disponibilidade permitirá à organização obter ganhos de eficiência e flexibilidade na prestação de serviços, pela facilidade de compartilhar as checklists entre os colaboradores novos ou realocados.
Neste estudo de caso, a checklist registrada na Planilha GPS, na cor vermelha, foi gerada automaticamente por um assistente de IA, com um comando que informava a identificação do Serviço, o objetivo, o contexto e as ferramentas usadas.
Clique no botão abaixo para acessar e baixar a planilha que contém as Checklists, que está identificada por "Planilha GPS - S01 Migrar de Flash para HTML5 cm Ruffle", no menu "Séries / Estudo de Caso T1".
Sempre que o leitor quiser fazer um acompanhamento do progresso, basta clicar no botão acima e dar uma olhada na planilha.
No próximo tópico vamos registrar os gráficos de Produtividade, Qualidade e Pareto, na Planilha GPS Gráficos, que será identificada, conforme o padrão, por "Planilha GPS Gráficos - S01 Migrar de Flash para HTML5 com Ruffle".
Registrando os Indicadores e Pareto na Planilha GPS Gráficos
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A figura mostra o gráfico do Indicador de Produtividade do Home Office.
A unidade de medida é a quantidade de Pontos de Itens de Checklist com avaliação igual a OK, por hora.
A figura mostra o gráfico do Indicador de Qualidade do Home Office.
A unidade de medida é a quantidade de Defeitos por Milhão de Oportunidades (DMPO) dividida pela quantidade Total de Itens de Checklist, multiplicada pela quantidade de Oportunidades de Defeitos e multiplicada por 1 milhão.
A quantidade de Oportunidades de Defeitos é constante e igual a 6, no Home Office, porque são 6 os fatores de produção e cada um deles pode apresentar defeito na execução de uma tarefa associada a um Item de Checklist.
A figura mostra os fatores de produção no Home Office, que são: Entradas, Saídas, Recursos, Método, Indicadores e Pessoal.
Em cada um desses 6 fatores existe oportunidade de ocorrência de variações excepcionais, que causam defeitos no processo do Home Office.
O Gráfico de Pareto apresentará a frequência de defeitos por fator de produção.
O vídeo mostra uma visão mais detalhada, com exemplos.
A figura mostra o gráfico de Pareto do Home Office, com a frequência de defeitos por fator de produção, no período 07/12/2024 a 01/01/2025.
Quando o gráfico foi emitido, havia apenas 1 defeito na Entrada e 3 defeitos associados a Pessoal.
A causa dos defeitos no fator de produção Pessoal foi falta de conhecimento, o que foi resolvido com a ajuda de assistentes de IA.
Clique no botão abaixo para acessar e baixar a planilha que contém os Gráficos, que está identificada por "Planilha GPS Gráficos - S01 Migrar de Flash para HTML5 cm Ruffle", no menu "Séries / Estudo de Caso T1".
Sempre que o leitor quiser fazer um acompanhamento do progresso, basta clicar no botão acima e dar uma olhada na planilha.
No próximo tópico vamos registrar a autoavaliação da capacidade do processo pessoal do home office, na aba Capacidade, da Planilha GPS Gráficos.
Registrando a Autoavaliação na Planilha GPS Gráficos
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A figura mostra os critérios utilizados para autoavaliação do Home Office, com base nos gráficos dos indicadores de Produtividade e Qualidade.
Observe que o resultado da avaliação foi que o Home Office é incapaz de executar o processo de migração de Flash para HTML5.
Observa esta frase no item "Incapaz": "Alguns dados estão localizados fora dos limites".
Esta frase significa que nos gráficos de Produtividade e Qualidade, há pontos acima do limite superior de controle ou abaixo do limite inferior de controle.
O ideal é que os pontos fiquem distribuídos, aleatoriamente, em torno da média e longe dos limites de controle.
Observando o Gráfico de Pareto podemos identificar a causa-raiz do problema no fator Pessoal, que, neste caso, é falta de conhecimento.
O conhecimento necessário está sendo fornecido por assistentes de IA, conforme decisão tomada no início do projeto.
Clique no botão abaixo para acessar e baixar a planilha que contém a autoavaliação do home office, que está na aba Capacidade da planilha identificada por "Planilha GPS Gráficos - S01 Migrar de Flash para HTML5 cm Ruffle", no menu "Séries / Estudo de Caso T1".
Sempre que o leitor quiser acompanhar a evolução da Capacidade do home office, durante a execução do Serviço S01, basta clicar no botão acima e dar uma olhada na aba Capacidade da planilha.
Registrando os Problemas Encontrados
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Problema é a diferença entre o que é, e o que deveria ser, portanto, na descrição do problema, escolhemos usar esses termos, para tornar clara essa diferença.
Serão relatados aqui apenas os problemas para os quais foi usada a assistência de Chatbot de IA.
1 Problema 1
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Antes de começar o serviço, constatamos a nossa falta de conhecimento.
1.1 Identificação do Problema
- Percepção: tentar fazer um Serviço sem saber como, e sem ter feito o treinamento adequado.
- Causa Primária: Pessoal
- Causa Secundária: Falta de conhecimento
1.1.1 O que é
- Não sabemos como fazer a migração de Flash para HTML5 com Ruffle.
- Não conhecemos todas as ferramentas.
- Não temos experiência em algumas ferramentas, pois não temos usado por muito tempo.
- Não tivemos treinamento em algumas ferramentas desconhecidas.
1.1.2 O que deveria ser
- Deveríamos ter feito, pelo menos uma vez, essa migração.
- Deveríamos ter conhecimento de todas as ferramentas.
- Deveríamos ter recebido treinamento das ferramentas desconhecidas.
1.2 Solução com Assistência de Chatbots de IA
A solução foi pedir ajuda a um Chatbot de IA.
Veja o resultado no Post Estudo de Caso 1-1: Como fazer sem saber, experimentando GPS e IA.
2 Problema 2
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Repetição do Problema 1 (Falta de conhecimento), no Item Checklist "S01.1.2.01 Realizar uma análise aprofundada do código fonte para identificar todas as interações com os componentes Flash".
Com ajuda de Chatbot de IA, que está analisando o código fonte do aplicativo, está sendo feita uma análise aprofundada do código, para descobrir as responsabilidades e colaborações das classes Java.
O resultado esperado com essa análise é a identificação do ponto em que o Flash é usado para executar um jogo, a fim de especificar os comandos para configurar o Ruffle.
Clique no botão abaixo para acessar a planilha "Planilha GPS - S01 Migrar de Flash para HTML5 cm Ruffle" e ver a solução do problema 2.
Veja as respostas dos Chatbots de IA para solução do problema 2 na aba Subitem da planilha, no Item Checklist "S01.1.2.01 Realizar uma análise aprofundada do código fonte para identificar todas as interações com os componentes Flash", no menu "Séries / Estudo de Caso T1".
3 Problema 3
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Repetição do Problema 2 (Falta de conhecimento), no Item Checklist "S01.1.2.02 Criar um plano de migração detalhado, incluindo a ordem de migração dos componentes".
Com a solução do problema 2, o Chatbot de IA aprendeu o suficiente sobre o código fonte do aplicativo, para criar um plano de migração de Flash para HTML5 com Ruffle.
O plano de migração foi solicitado ao Chatbot de IA, ajustado e adicionado aos processos S01.2 Planejamento, S01.3 Execução, S01.4 Monitoramento e S01.5 Encerramento, que caracterizam o Grupo de Processos do Serviço (GPS).
4 Problema 4
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Vários problemas aconteceram durante as mudanças no código do aplicativo, que foram resolvidos com a assistência de Chatbot de IA.
Mas ocorreu um problema que não foi resolvido, mesmo com a assistência de Chatbot de IA.
Por que não foi resolvido, já que todos os Chatbots de IA conhecem profundamente a tecnologia usada no aplicativo?
Reconheço que foi falta de integridade nas informações no Prompt que passei para o Chatbot de IA, ou seja, as informações estava incompletas, imprecisas ou inválidas.
Então, percebi a necessidade de usar o MASP (Método de Análise e Solução de Problemas), para me comunicar com o Chatbot de IA.
Usar o MASP com IA tem sido uma experiência tão importante, em termos de produtividade e qualidade na solução de problemas, que decidi relatar no Post Estudo de Caso 1-3: Como fazer sem saber, experimentando GPS, IA e MASP - Exemplo de Prompt usando MASP.
No próximo tópico vamos registrar as lições aprendidas durante este experimento de "aprender fazendo, com assistência de Chatbot de IA".
Conclusão: Compartilhando a Lição Aprendida
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Lição aprendida: MASP e IA juntos revolucionam a solução de problemas.
Recomendamos a leitura destes Posts:
Próximo Post: Estudo de Caso 1-3: Como fazer sem saber, experimentando GPS, IA e MASP - Exemplo de Prompt usando MASP
Demais Episódios da Temporada
- Série Estudo de Caso:
- Temporada T1 Como fazer sem saber, experimentando GPS, IA e MASP:
- Episódio E1 Criação de Checklists do Serviço
- Episódio E3 Exemplo de Prompt usando MASP
- Episódio E4 Outro exemplo
- Episódio E5 Lições aprendidas
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