INTRODUÇÃO
Este Post é o episódio 15 da segunda temporada da série "Do Caos ao Prompt", que apresenta o método RDM-HO (Relatório de Desvio de Meta - Home Office), tendo como foco a Base de Conhecimento Pessoal do Home Office, que contém as informações necessárias e suficientes para executar o processo de negócio e monitorar a rotina diária.
Posts Anteriores (5 últimos):
Do Caos ao Prompt T2E10: Desvio de Meta do Home Office - Exemplos do Relatório de Desvio de Meta
Do Caos ao Prompt T2E11: Desvio de Meta do Home Office - Início da Rotina diária
Do Caos ao Prompt T2E12: Desvio de Meta do Home Office - Meio da rotina diária
Do Caos ao Prompt T2E13: Desvio de Meta do Home Office - Fim da rotina diária
Do Caos ao Prompt T2E14: Desvio de Meta do Home Office - Catálogo de tarefas
Base de Conhecimento Pessoal
Visão da Base de Conhecimento Pessoal
São
apresentados dois modelos de Base de Conhecimento Pessoal, sendo um para o processo de acompanhamento do
progresso do Home Office e outro para o processo de negócio que serviu de
exemplo.
Para cada planilha
de processo há outras que detalham as ações ou tarefas, que são identificadas por Procedimento Operacional Padrão.
Descrição do Processo Interno
Fases do Processo de Acompanhamento do Progresso no Home
Office:
• Antes
de começar – Especifica o fato que causa a execução da fase Inicialização;
• Inicialização
– Especifica, pelo menos, uma Ação a executar que tenha afinidade
com inicialização de alguma coisa; a Pessoa responsável; o Fato que vai ocorrer
e a próxima ação; os Dados associados ao Fato; as Regras baseadas no Fato; o
POP que contém os passos e outros detalhes importantes.
• Execução
- Especifica, pelo menos, uma Ação a executar que tenha afinidade com a realização do que é essencial, além dos outros detalhes (Pessoa, Fatos, Dados, Regras, POP).
• Administração
- Especifica, pelo menos, uma Ação a executar que tenha afinidade com monitoramento, controle, tratamento de exceções, além dos outros detalhes (Pessoa, Fatos, Dados, Regras, POP).
• Finalização
- Especifica, pelo menos, uma Ação a executar que tenha afinidade com encerramento, saída, resultados
Descrição do Processo do Negócio
Fases de um Processo de Negócio executado no Home Office:
• A
descrição é a mesma que foi apresentada no slide anterior, porque se trata
de um padrão baseado na ferramenta 5W1H.
• As
perguntas são as mesmas, mas as respostas dependem de cada processo.
Descrição do Procedimento Operacional Padrão (POP)
O Procedimento Operacional Padrão (POP) contém um cabeçalho,
onde identifica o Processo, a Ação ou Tarefa, o Responsável e a data e
quantidade de revisões. O modelo de POP é o mesmo para qualquer tipo de
Processo, interno ou externo.
O corpo do POP contém listas de itens, em 5 seções:
• Preparação
e Informações Necessárias – são as pré-condições para começar;
• Passos
– sequência de passos, referenciando as Regras necessárias para direcionar a
execução;
• Resultados
Esperados – são as saídas produzidas nos passos;
• Ações
em Caso de Problema – tratamento de exceções;
• Atenção
Especial – destaque para pontos críticos do processo que não podem ser
ignorados.
Perguntas sobre a Base de Conhecimento Pessoal
- No papel de estudante você deve usar, porque ajuda na aprendizagem, já que o padrão estabelecido para detalhar o processo de Acompanhamento do Progresso e o Estudo de Caso, caracterizam um Guia Prático para ser usado no dia a dia;
- No papel de aprendiz em novo trabalho, você deve aprender a criar porque pode precisar, se constatar que não existe documentação e que as pessoas que ensinam não se sentem confortáveis quando são interrompidas com frequência para lhe ensinarem;
- No papel de instrutor de aprendizes, você deve aprender a criar porque pode ajudar se você tiver que ensinar um processo para alguém, contando apenas com informações disponíveis na sua memória, ou seja, informações invisíveis para o aprendiz;
- Porque há benefícios para quem ensina, para quem aprende e para a Organização.
Estudo de Caso
Estudo de caso - Fase "Antes de começar"
- Na Fase “Antes de começar”, nenhuma Tarefa foi atribuída ao Home Office, pois a responsabilidade era do(a) Comprador(a), que criou o Fato “Pedido fechado”. Este Fato causou a execução da Tarefa “Configurar planilhas”.
- O Relatório de Confirmação contém os Dados associados ao Fato acima. Não existe nenhum POP para o Home Office executar.
- Há uma Regra, que nem precisava ser especificada na planilha, porque está fora do contexto do Home Office e direciona apenas o comportamento do(a) Comprador(a).
Estudo de caso - Fase "Inicialização"
- Na Fase “Inicialização”, o(a) Teletrabalhador(a) deve executar a Tarefa denominada “Configurar planilhas”, de acordo com os passos definidos no POP-Pedido-01, utilizando os Dados do Relatório de Confirmação e as Regras R2 a R14.
- Essa Tarefa foi disparada pelo Fato “Pedido fechado” e, ao terminar, cria o Fato “Planilhas configuradas”, que dispara a Tarefa “Monitorar Pedidos”.
- Outro fato que pode ocorrer durante ou depois da Tarefa T01 é “NFe recebida”.
Estudo de caso - Fase "Execução 1/2"
- Na Fase “Execução”, o(a) Teletrabalhador(a) deve executar a Tarefa “Registrar NFe”, de acordo com os passos definidos no POP-Pedido-02, utilizando os Dados da NFe e as Regras R15 a R34.
- Essa Tarefa foi disparada pelo Fato “NFe recebida” e, ao terminar, cria o Fato “Planilhas atualizadas com dados da NFe”, que dispara as tarefas “Aprovar Fatura” e “Monitorar Pedidos”.
- Observe que a Fase “Execução” tem duas Tarefas. Uma Fase pode ter uma ou várias Tarefas.
Estudo de caso - Fase "Execução 2/2"
- Na Fase “Execução”, o(a) Teletrabalhador(a) deve executar a Tarefa “Aprovar Fatura”, de acordo com os passos definidos no POP-Pedido-03, utilizando os Dados da NFe e as Regras R35 a R43.
- Essa Tarefa foi disparada pelo Fato “Planilhas atualizadas com dados da NFe” e, ao terminar, cria o Fato “Faturas aprovadas para pagamento na próxima semana”, que dispara a Tarefa “Monitorar Pedidos”.
Estudo de caso - Fase "Administração"
- Na Fase “Administração”, o(a) Teletrabalhador(a) deve executar a Tarefa “Monitorar Pedidos”, de acordo com os passos definidos no POP-Pedido-04, utilizando os Dados das planilhas Pedido, Fornecedor e Faturamento e as Regras R44 a R48.
- Essa Tarefa pode ser disparada pelos Fatos F02, F04, F05, F06 ou F07 e, ao terminar, pode criar o Fato F06 ou F07, que dispara a Tarefa “Monitorar Pedidos” outra vez.
- A Tarefa “Monitorar Pedidos” é executada sempre que houver tempo disponível.
Estudo de caso - Fase "Finalização"
- Na Fase “Finalização”, o(a) Teletrabalhador(a) deve executar a Tarefa “Listar não faturados”, de acordo com os passos definidos no POP-Pedido-05, utilizando os Dados da planilha Pedido e as Regras R49 a R53.
- Essa Tarefa é disparada pelo Fato “Fim do mês de referência” e, ao terminar, o processo será considerado encerrado.
Estudo de caso - Regras 1/3
Estudo de caso - POP "Configurar planilhas"
Estudo de caso - POP "Registrar NFe"
Estudo de caso - POP "Aprovar Fatura"
Estudo de caso - POP "Monitorar Pedidos"
Como baixar as planilhas Base de Conhecimento Pessoal e Estudo de Caso
CONCLUSÃO
Este foi mais um post da série Método RDM-HO (Relatório de Desvio de Meta - Home Office), que foi criado com a intenção de ajudar na autogestão do processo pessoal de pessoas alocadas em Home Office.
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