Do Caos ao Prompt T2E08: Desvio de Meta do Home Office - Descrição dos PONTOS PROBLEMÁTICOS

INTRODUÇÃO

Este Post é o episódio 8 da segunda temporada da série "Do Caos ao Prompt", que apresenta o método RDM-HO (Relatório de Desvio de Meta - Home Office), tendo como foco a descrição do grupo de colunas identificado por PONTOS PROBLEMÁTICOS, na Planilha RDM.

Clique aqui para entender o problema e a solução proposta

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Planilha RDM: Colunas PONTOS PROBLEMÁTICOS

A  figura abaixo mostra exemplos de pontos problemáticos, que são chamados de "buracos negros".

A metáfora é: “Um Ponto Problemático é um Buraco Negro”.

O que é Buraco Negro no R3G?

Um Buraco Negro no R3G equivale a um incidente, ou seja, algum fato não planejado que altera a ordem normal das tarefas, consumindo uma parte da energia necessária para alcançar a meta.

Esta metáfora equivale a dizer que cada execução de tarefa não planejada causa um consumo de energia.

Essa energia consumida poderia ter sido usada para alcançar a meta.

Em outras palavras, Buraco Negro é uma variação no processo que contribuiu para o atraso na entrega do resultado.

Variações e Buracos Negros

Um Buraco Negro é causado por uma variação no fluxo do trabalho, que pode ser comum ou fora do comum.

As variações fazem parte da vida, logo, não podemos evitá-las. 

Um Buraco Negro pode ser considerado um PONTO PROBLEMÁTICO, somente se atrasar a entrega.

R3G requer ORGANIZAÇÃO E DISCIPLINA para administração do caos provocado pelas variações e seus buracos negros. 

Dicas sobre Buracos  Negros

Dica 1: Não seja perfeccionista, dando visibilidade a um Buraco Negro que representa uma variação comum que nem causou atraso na entrega. Evite o desperdício de tempo.

Dica 2: Seja transparente, dando visibilidade a um Buraco Negro que tenha causado atraso, mesmo que seja uma falha sua. Aproveite toda oportunidade de melhoria.

Dica 3: Um Buraco Negro aparecerá no gráfico XmR como variação fora do comum ou comum, podendo ser problema ou não. Qualquer avaliação antes do XmR é precipitada.  

Onde estão as causas primárias de Buracos Negros?

As causas primárias dos Buracos Negros estão nos fatores de produção do processo executado no Home Office:

• ENTRADAS - Fatos e dados utilizados como matéria-prima do processo; 
• SAÍDAS - Informações produzidas como resultado do processo;
• RECURSOS - equipamentos de Tecnologia da Informação e objetos utilizados na execução do processo;
• MÉTODO - forma de trabalhar, ou seja, fluxo de trabalho, procedimentos operacionais, padrões e regras;
• MEDIÇÃO - procedimento para avaliação dos resultados;
• PESSOAL - condições de saúde, comportamento e hábitos da pessoa responsável pela execução do processo em Home Office.

Quais são as possíveis causas secundárias de Buracos Negros nas ENTRADAS?

• Informações incompletas
• Informações imprecisas
• Informações inválidas
• Excesso de complexidade
• Excesso de Simplicidade
• Altos volume e frequência de dados
• Não conformidade com padrões

Quais são as possíveis causas secundárias de Buracos Negros nas SAÍDAS?

• Informações incompletas
• Informações imprecisas
• Informações inválidas
• Excesso de complexidade
• Excesso de Simplicidade
• Altos volume e frequência de dados
• Não conformidade com padrões

Quais são as possíveis causas secundárias de Buracos Negros nos RECURSOS?

• Hardware com parada por falha
• Hardware em manutenção
• Software com Bug
• Internet com parada por falha

Quais são as possíveis causas secundárias de Buracos Negros no MÉTODO?

• Procedimento Operacional Padrão inexistente
• Procedimento Operacional Padrão com defeito
• Instruções informais incompletas
• Instruções informais imprecisas
• Instruções informais inválidas

Quais são as possíveis causas secundárias de Buracos Negros no MEDIÇÃO?

• Procedimento Operacional Padrão inexistente
• Procedimento Operacional Padrão com defeito
• Instruções informais incompletas
• Instruções informais imprecisas
• Instruções informais inválidas
• Medição realizada com erro
• Condição para medição inadequada

Quais são as possíveis causas secundárias de Buracos Negros no PESSOAL?

• Condição Física - doença
• Condição Emocional - desconforto
• Condição Mental – falta de concentração
• Distração com família
• Distração com vizinhos
• Distração com redes sociais
• Condição Ambiental - desconforto

As Três Perguntas de Ouro

No exemplo apresentado no início deste post, três colunas são consideradas "Perguntas de Ouro" para o Home Office lidar com cada Buraco Negro:

• Podemos eliminar?
• Podemos simplificar?
• Podemos tornar mais barato em outro lugar?

Estas perguntas são importantes, também, para análise de dados abrangendo vários dias. Por exemplo, se mais 80% dos buracos negros, nos últimos três meses, tiverem como causa primária as ENTRADAS, então, valerá a pena investigar o problema profundamente, para administração do caos gerado por esses erros.

Quais são os 5 Buracos Negros mais frequentes no seu processo pessoal, seja em Home Office ou não?

Como baixar a planilha Relatório de Desvio de Meta (RDM)

Clique no botão abaixo para acessar e baixar a planilha apresentada neste post. 

Na página que será aberta:

1. Selecione no menu a opção "Séries / Do Caos ao Prompt T2";
2. Na página que será aberta, escolha a planilha identificada por Relatório de Desvio de Meta (RDM);
3. A figura que aparece neste post, com foco no grupo de colunas PONTOS PROBLEMÁTICOS, está na aba Buracos Negros dessa planilha.
4. Na aba Tabelas aparecem as causas Primárias e Secundárias de defeitos.

CONCLUSÃO

Este foi mais um post da série Método RDM-HO (Relatório de Desvio de Meta - Home Office), que foi criado com a intenção de ajudar na autogestão do processo pessoal de pessoas alocadas em Home Office.

No próximo Post, em continuação à apresentação do método RDM-HO, vamos mostrar uma forma sistemática de registrar as ações corretivas associadas aos pontos problemáticos. 

Proximo post: Do Caos ao Prompt T2E09: Desvio de Meta do Home Office - Descrição das AÇÕES CORRETIVAS

Veja a lista de Episódios da Temporada 2 da Série "Do Caos ao Prompt", no final do Episódio T2E01.