Do Caos ao Prompt T3E04: Estrutura do Agente AG2P - Regras para Gestão do Processo Pessoal

INTRODUÇÃO

O objetivo deste post é apresentar as regras que direcionam o comportamento do Agente AG2P, para Gestão de Processo Pessoal.

Para alcançar esse objetivo, vamos apresentar os Termos e os Fatos, antes das Regras, pois os Fatos são baseados em Termos e as Regras são baseadas em Fatos.

Estas regras estão especificadas em linguagem natural, de acordo com o padrão RuleSpeak.

Termos, Fatos e Regras

Termos, Fatos e Regras são conceitos fundamentais para se fazer especificações em linguagem natural.

Entenda esses conceitos aqui.

Nos próximos itens deste post, serão apresentadas as regras para Gestão de Processo Pessoal, com base nestas relações entre os conceitos: "Regras são baseadas em Fatos e Fatos são baseados em Termos".

Termos

Termos são palavras ou frases que têm um significado específico para a Gestão do Processo Pessoal.

AG2P

Sigla do Agente de Gestão de Processo Pessoal, que está sendo especificado nesta temporada 3 da série "Do Caos ao Prompt".

Estado

• Representa uma condição ou situação específica em que o AG2P se encontra em um determinado momento.
• Um estado armazena informações sobre o passado e reflete as mudanças desde o início do sistema até o momento atual.
• Exemplo no AG2P: o estado pode ser "RDM inicializada" ou "RDM ativa".

Estado "Após início"

Situação do AG2P depois do login.

Estado "RDM inicializada"

Situação do AG2P depois do evento "Abriu RDM".

Estado "RDM ativa"

Situação do AG2P depois dos eventos: 

• "Recebeu lista de tarefas a fazer"
• "Iniciou tarefa do negócio"
• "Terminou tarefa do negócio"
• "Ocorreu um incidente"
• "Executou tarefa em hora extra"

Estado "RDM Antes do fim"

Situação do AG2P depois dos eventos: 

• "Decidiu encerrar a jornada"
• "Liberou RDM"
• "Selecionou totais para produtividade"
• "Selecionou incidentes por origem"
• "Avaliou a capacidade do processo"

Estado "RDM Fechada"

Situação do AG2P depois do evento "Fechou RDM".

Evento

• É uma ocorrência ou entrada que pode causar uma transição de um estado para outro.
• Um evento é o gatilho que ativa a mudança de estado, dependendo das condições definidas.
• Exemplo: Pressionar o botão "Próximo" pode ser um evento que muda o estado de "RDM inicializada" para "RDM ativa".

Evento "Abriu RDM"

Ocorre quando o usuário decide iniciar a jornada de trabalho.

Evento "Recebeu lista de tarefas a fazer"

Ocorre quando o usuário decide registrar as tarefas a fazer.

Evento "Iniciou tarefa do negócio"

Ocorre quando o usuário decide iniciar uma tarefa do negócio da lista de tarefas a fazer.

Evento "Terminou tarefa do negócio"

Ocorre quando o usuário decide encerrar uma tarefa do negócio.

Evento "Ocorreu um incidente"

Ocorre quando o usuário decide registrar a ocorrência de falha.

Evento "Decidiu encerrar a jornada"

Ocorre quando o usuário decide encerrar a jornada de trabalho.

Evento "Executou tarefa em hora extra"

Ocorre quando o usuário decide registrar trabalho em hora extra.

Evento "Liberou RDM"

Ocorre quando o usuário decide encerrar o registro de dados na aba RDM da planilha GPS, após o encerramento da jornada de trabalho.

Evento "Selecionou totais para produtividade"

Ocorre quando o usuário decide adicionar a produtividade do dia no gráfico XmR P.

Evento "Selecionou incidentes por origem"

Ocorre quando o usuário decide adicionar as falhas do dia no gráfico de Pareto.

Evento "Avaliou a capacidade do processo"

Ocorre quando o usuário decide avaliar a capacidade do seu processo pessoal, por período.

Evento "Fechou RDM"

Ocorre quando o usuário decide encerrar a jornada de trabalho.

GPS

É a planilha Grupo de Processos do Serviço, que contem os dados operacionais e as informações para Gestão do Processo Pessoal.

A aba desta planilha que contém os dados operacionais do Processo Pessoal, é denominada GPS, também.

RDM

É a aba da planilha GPS, que contém as informações para Gestão do Processo Pessoal.

Fatos

Fatos são combinações de termos que expressam algo conhecido sobre a Gestão do Processo Pessoal.

 

Exemplos: 

"Uma tarefa tem um tamanho" ou 

"Uma transição de estado é causada pela ocorrência de um evento" ou 

"Um evento dispara uma ação" ou

"Um diálogo usuário-AG2P é caracterizado por uma transição de estado".

Fato 1: Evento "Abriu RDM" dispara Ação "Inicializar RDM"

Fato 1 identifica o Diálogo 1.

Fato 2: Evento "Recebeu lista de tarefas a fazer" dispara Ação "Preparar Plano do Dia"

Fato 2 identifica o Diálogo 2.

Fato 3: Evento "Iniciou tarefa do negócio" dispara Ação "Executar tarefa do negócio"

Fato 3 identifica o Diálogo 3.

Fato 4: Evento "Terminou tarefa do negócio" dispara Ação "Registrar tamanho da tarefa"

Fato 4 identifica o Diálogo 4.

Fato 5: Evento "Ocorreu um incidente" dispara Ação "Registrar incidente"

Fato 5 identifica o Diálogo 5.

Fato 6: Evento "Decidiu encerrar a jornada" dispara Ação "Preparar transferência de totais"

Fato 6 identifica o Diálogo 6.

Fato 7: Evento "Executou tarefa em hora extra" dispara Ação "Registrar horas extras"

Fato 7 identifica o Diálogo 7.

Fato 8: Evento "Liberou RDM" dispara Ação "Disponibilizar RDM do dia"

Fato 8 identifica o Diálogo 8.

Fato 9: Evento "Selecionou totais para produtividade" dispara Ação "Atualizar aba XmR P"

Fato 9 identifica o Diálogo 9.

Fato 10: Evento "Selecionou incidentes por origem" dispara Ação "Atualizar aba Pareto"

Fato 10 identifica o Diálogo 10.

Fato 11: Evento "Avaliou a capacidade do processo" dispara Ação "Atualizar aba Capacidade"

Fato 11 identifica o Diálogo 11.

Fato 12: Evento "Fechou RDM" dispara Ação "Encerrar jornada"

Fato 12 identifica o Diálogo 12.

Regras

Regras usam fatos para controlar operações e garantir que a Gestão do Processo Pessoal seja realizada conforme esperado.

Exemplo: "Uma tarefa não pode ser executada sem um tamanho definido".

Regras gerais da planilha GPS

R01: A jornada diária deve ter a duração máxima de 9 horas por dia, sem hora fixa para começar e terminar, desde que o início e o término sejam na mesma data.

R02: O nome do backup do dia anterior, da planilha GPS, deve ser igual ao nome original mais a data de referência como prefixo, no formato AAAA-MM-DD (Exemplo: "2021-06-01 GPS").

R03: A meta do dia deve ser definida por decisão arbitrária do usuário, considerando seu conhecimento e experiência no processo pessoal, se não existirem dados históricos de, pelo menos, 30 dias, no gráfico XmR, para referência.

R04: A meta do dia deve ser definida com base na capacidade do processo pessoal, se existirem dados históricos de, no mínimo, 30 dias, no gráfico XmR.

R05: O Tamanho em Pontos da tarefa executada, na aba GPS, deve ser copiado para a aba RDM, na célula da hora cheia de conclusão, na coluna da fase a que pertence a tarefa. Exemplo de hora cheia: se terminar a tarefa às 10:05, a hora cheia será 11:00, ou seja, a fração de hora foi arredondada para a hora cheia.

R06: Todos os incidentes finalizados antes da hora inicial registrada na planilha RDM devem ser registrados na hora seguinte à hora inicial da planilha.

R07: Todas as tarefas finalizadas antes da hora inicial registrada na planilha RDM devem ter seus pontos somados na hora seguinte à hora inicial da planilha.

R08: Todas as tarefas finalizadas depois da hora final registrada na planilha RDM devem ter seus pontos somados na hora final da planilha.

R09: Todos os problemas relacionados com a execução das tarefas devem ser registrados nas colunas I(NOK - PONTOS PROBLEMÁTICOS E AÇÕES CORRETIVAS) e J(NOK - CAUSAS PROVÁVEIS).

R11: A aba RDM deve ser revisada.

R12: A planilha GPS deve ser disponibilizada numa pasta padrão, a fim de ficar disponível para consultas.

R13: A coluna A(Data ou Tarefa), da aba XmR P, deve ser formatada de acordo com a escolha do usuário na aba GPS, da planilha GPS, que pode ser: 1) Coluna B(Grupo de Processos do Serviço); 2) Coluna F(Data Hora Fim) + Coluna B(Grupo de Processos do Serviço); 3) Coluna F(Data Hora Fim).

R17: A aba Pareto, da planilha GPS, deve conter o período de referência para emissão do Gráfico de Pareto.

R18: A data inicial do período de referência do Gráfico de Pareto deve ter o formato ">=dd/mm/aaaa".

R19: A data inicial do período de referência do Gráfico de Pareto deve pertencer ao intervalo de datas registrado na planilha GPS.

R20: A data final do período de referência do Gráfico de Pareto deve ter o formato "<=dd/mm/aaaa".

R21: A data final do período de referência do Gráfico de Pareto deve pertencer ao intervalo de datas registrado na planilha GPS.

R22: A data final do período de referência do Gráfico de Pareto deve ser maior ou igual à data inicial do mesmo período.

R23: As fórmulas que calculam o somatório dos dados para o Gráfico de Pareto, que estão nas células A3:F3 da aba Pareto, devem utilizar o período de referência citado nas regras R17 a R22.

R24: O processo deve receber a classificação de "Boa Capacidade", se todos os dados do Gráfico XmR P estiverem localizados dentro dos limites, com uma margem de segurança de ambos os lados.

R25: O processo deve receber a classificação de "Capacidade Razoável", se todos os dados do Gráfico XmR P estiverem localizados dentro dos limites, porém, aparecerem muitos resultados muito próximos deles.

R26: O processo deve receber a classificação de "Incapaz", se alguns dados do Gráfico XmR P estiverem localizados fora dos limites, exigindo inspeção 100% para bloquear a causa-raiz de cada PONTO PROBLEMÁTICO a fim de garantir a melhor produtividade possível.

R27: Para cada tarefa a fazer no dia deve ser atribuída a prioridade definida pelo(a) gestor(a).

R28: Para cada tarefa a fazer no dia deve ser atribuída a fase e o tamanho, conforme o Grupo de Processos do Serviço (GPS).

R29: O somatório dos totais de pontos das fases a fazer não pode ultrapassar em mais de 10% a meta definida nas regras R03 e R04.

R30: Os totais de pontos das fases a fazer devem ser registrados na linha 4 do subgrupo de colunas "Fases do GPS", do grupo "EXECUTADO", da aba RDM.

R31: Todos os incidentes finalizados depois da hora final registrada na planilha RDM devem ser registrados na hora final da planilha.

R32: Todas as tarefas executáveis, da aba GPS, com a coluna Q(INDICADOR DE PRODUTIVIDADE) maior do que zero, devem ter as colunas B(Grupo de Processos do Serviço), F(Data Hora Fim) e Q da mesma aba GPS transferidas para a aba XmR P, com 3 opções de formatação para o usuário escolher:
Opção 1 - default) De GPS!F concatenada com GPS!B e separadas com " - ", para XmR P!A e GPS!Q para XmR P!B;

Opção 2) De GPS!F para XmR P!A e GPS!Q para XmR P!B;

Opção 3) De GPS!B para XmR P!A e GPS!Q para XmR P!B.

R33: Todas as tarefas executáveis, da aba GPS, com ao menos 1 coluna do grupo de colunas K a P diferente de zero, devem ter as colunas K a P totalizadas e transferidas para a aba Pareto, com 2 opções de seleção:

Opção 1 - default) Período com Data Hora inicial igual à data mais antiga da aba GPS e Data Hora final igual à data de hoje;

Opção 2) Período com Data Hora inicial e Data Hora final informadas pelo usuário.

R34: O período de referência para seleção dos dados para a aba Pareto deve ser registrado na linha 5, com a Data Hora inicial na coluna C e a Data Hora final na coluna D, da mesma aba Pareto.

R35: O evento "Abriu RDM" deve mudar o estado da aba RDM de "RDM Fechada" para "RDM Inicializada".

R36: O evento "Terminou tarefa do negócio" deve mudar o estado da RDM de "RDM ativa" para "RDM ativa".

R37: O evento "Executou tarefa em hora extra" deve mudar o estado da RDM de "RDM ativa" para "RDM ativa".

R38: O evento "Liberou RDM" deve mudar o estado da RDM de "RDM Antes do fim" para "RDM Antes do fim".

R39: O evento "Selecionou totais para produtividade" deve mudar o estado da RDM de "RDM Antes do fim" para "RDM Antes do fim".

R40: O evento "Selecionou totais para qualidade" deve mudar o estado da RDM de "RDM Antes do fim" para "RDM Antes do fim".

R41: O evento "Selecionou incidentes por origem" deve mudar o estado da RDM de "RDM Antes do fim" para "RDM Antes do fim".

R42: O evento "Avaliou a capacidade do processo" deve mudar o estado da RDM de "RDM Antes do fim" para "RDM Antes do fim".

R43: O evento "Recebeu lista de tarefas a fazer" deve mudar o estado da RDM de "RDM Inicializada" para "RDM ativa".

R44: O evento "Ocorreu um incidente" deve mudar o estado da RDM de "RDM ativa" para "RDM ativa".

R45: O evento "Decidiu encerrar a jornada" deve mudar o estado da RDM de "RDM Ativa" para "RDM Antes do fim".

R46: O evento "Fechou RDM" deve mudar o estado da RDM de "RDM Antes do fim" para "RDM Fechada".

R48:  As colunas I(NOK - PONTOS PROBLEMÁTICOS e AÇÕES CORRETIVAS) e J(NOK - CAUSA PROVÁVEL), da aba GPS, devem ser preenchidas imediatamente, para evitar a perda de informações por esquecimento ou outro motivo.

R50: As colunas  I(NOK - PONTOS PROBLEMÁTICOS e AÇÕES CORRETIVAS) e J(NOK - CAUSA PROVÁVEL), da aba GPS, devem conter dados completos, precisos e válidos, devido à sua importância para controle da qualidade.

R51: O botão "Tarefa em execução!" pode mudar para "Tarefa interrompida!", somente se o usuário clicar no mesmo.

R52: O botão "Tarefa interrompida" pode mudar para "Tarefa em execução!", somente se o usuário clicar no mesmo.".

R53: O botão "Tarefa em execução!" pode mudar para "Tarefa concluída!", somente se o usuário marcar a checkbox "Tarefa concluída".

R54: O botão "Tarefa concluída!" pode mudar para "Tarefa em execução", somente se o usuário desmarcar a checkbox "Tarefa concluída".

Regras da aba "Interface do Usuário", da planilha GPS

Estas regras direcionam as interações entre o usuário e o aplicativo, exclusivamente na interface do usuário implementada na aba "Interface do Usuário", da planilha GPS. 

Regra_01_FrontEnd: A aba "Interface do Usuário", da planilha GPS deve conter as colunas: Necessidades do usuário, Evento, Situação do evento, Estado Atual e Próximo Estado.

Regra_02_FrontEnd: O estado atual para o evento "Abriu planilha GPS" deve ser igual a "N/a", na aba "Interface do Usuário".

Regra_03_FrontEnd: O próximo estado para o evento "Abriu planilha GPS" deve ser igual a "Após início", na aba "Interface do Usuário".

Regra_04_FrontEnd: A jornada de trabalho pode ser considerada encerrada, somente se a situação do evento “Fechou RDM” da aba “Interface do Usuário” da planilha “GPS” for igual a “EVENTO EXECUTADO”.

Regra_05_FrontEnd: A coluna situação do evento deve conter uma destas 3 opções: EVENTO PLANEJADO, EVENTO EM EXECUÇÃO ou EVENTO EXECUTADO.

Regra_06_FrontEnd: O estado atual para o evento "Abriu RDM" deve ser igual a "RDM Fechada", na célula T1 da aba RDM.

Regra_07_FrontEnd: O próximo estado para o evento "Abriu RDM" deve ser igual a "RDM Inicializada", na célula T1 da aba RDM. 

Regra_08_FrontEnd: O estado atual para o evento "Abriu RDM" deve ser igual a "Após início", na aba "Interface do Usuário". 

Regra_09_FrontEnd: O próximo estado para o evento "Abriu RDM" deve ser igual a "RDM Inicializada", na aba "Interface do Usuário". 

Regra_10_FrontEnd: O estado atual para o evento "Recebeu lista de tarefas a fazer" deve ser igual a "RDM Inicializada", na aba "Interface do Usuário". 

Regra_11_FrontEnd: O próximo estado para o evento "Recebeu lista de tarefas a fazer" deve ser igual a "RDM Ativa", na aba "Interface do Usuário". 

Termos e Regras da aba GPS da planilha GPS

Termos usados na aba GPS

GPS - é a sigla de Grupo de Processos do Serviço, que representa a estrutura hierárquica das tarefas executáveis de um processo pessoal.

 

Serviço - é o nível 1 da hierarquia, que representa o objetivo final do processo pessoal.

Fase - é o nivel 2 da hierarquia, que representa os objetivos intermediários do processo pessoal, necessários para organizar a entrega do serviço.

Subprocesso - é o nível 3 da hierarquia, que representa as entradas, processamentos e saídas do processo pessoal, para cada fase.

Tarefa Executável - é o nível 4 da hierarquia, que representa as ações concretas que devem ser executadas, em cada fase, para entrega do serviço. 

Regras que direcionam as operações na aba GPS

Regra_01_GPS: O Serviço (nível 1 da hierarquia) deve ser identificado com o seguinte formato: 

Serviço: Sxx nome, sendo 

• "Serviço: S" constante, 
• "xx" um inteiro de 2 dígitos, variando de 0 a 99 (com zero à esquerda), e 
• "nome" um texto que identifique o serviço.

Regra_02_GPS: A Fase (nível 2 da hierarquia) de um Serviço Sxx deve ser identificada por um desses nomes, sendo xx atribuído conforme a Regra_01_GPS:

• Sxx.1 Iniciação, 
• Sxx.2 Planejamento, 
• Sxx.3 Execução, 
• Sxx.4 Monitoramento, 
• Sxx.5 Encerramento.

Regra_03_GPS: O Subprocesso (nível 3 da hierarquia)  de uma Fase f de um Serviço Sxx deve ter esses três grupos de Tarefas Executáveis, sendo xx atribuído conforme a Regra_01_GPS e f atribuído conforme a Regra_02_GPS: 

• Sxx.f.1 Entrada, 
• Sxx.f.2 Processamento, 
• Sxx.f.3 Saída.

Exemplo de Subprocessos para Fase 1 de um Serviço S01: 

• S01.1.1 Entrada,
• S01.1.2 Processamento,
• S01.1.3 Saída.

Regra_04_GPS: A Tarefa Executável (nível 4 da hierarquia) de um Subprocesso de uma Fase f de um Serviço Sxx deve ser uma frase com sujeito, que tenha o sentido de obrigar, proibir ou restringir, com um desses formatos, respectivamente, , sendo xx atribuído conforme a Regra_01_GPS, f atribuído conforme a Regra_02_GPS e n atribuído conforem a Regra_03_GPS: 

• "Sxx.f.n.1.01 "...deve..." ou "...não pode..." ou "...pode..., somente se...".

Exemplo de Tarefa Executável de um Subprocesso 1 de uma Fase 1 de um Serviço S01:

• S01.1.1.01 Um pedido deve ter uma verificação de crédito.
• S01.1.1.02 Um produto não pode ser vendido a um risco de crédito ruim.
• S01.1.1.03 Um pedido pode ser dispensado da verificação de crédito, somente se o valor total for inferior 100 unidades monetárias.

Regra_05_GPS: O tamanho de uma Tarefa Executável deve ser estimado em Pontos, com uma abordagem que utiliza TShirt Size combinada com Série de Fibonacci ajustada, conforme a tabela abaixo:TShirt Size => Série de Fibonacci ajustada

• Muito Pequeno=PP => 1 ou 2
• Pequeno=P => 3 ou 5
• Médio=M => 8 ou 13
• Grande=G => 21 ou 34
• Muito Grande=GG => 55 ou 100

Regra_06_GPS: O tamanho total de uma Fase deve ser calculado como o somatório dos pontos das Tarefas Executáveis pertencentes à mesma.

Regra_07_GPS: A estrutura hierárquica do Grupo de Processos do Serviço deve ser armazenada na aba GPS, na coluna B(Grupo de Processos do Serviço).

Regra_08_GPS: O tamanho em pontos de cada Tarefa Executável deve ser armazenado na aba GPS, na coluna C(Tamanho em Pontos).

CONCLUSÃO

Neste post foram especificados os Termos, os Fatos e as Regras para implementação do AG2P.

Próximo post: Do Caos ao Prompt T3E05: Estrutura do Agente AG2P - Diálogo 3 Evento "Iniciou tarefa do negócio" dispara Ação "Executar tarefa do negócio"

 

Veja a lista de Episódios da Temporada 3 da Série "Do Caos ao Prompt", no final do Episódio T3E01.