Do Caos ao Prompt T3E01: Estrutura do Agente AG2P - Mapa Mental

INTRODUÇÃO

Este Post é o primeiro episódio da terceira temporada da série "Do Caos ao Prompt", que apresenta a estrutura do Agente de Gestão de Processo Pessoal (AG2P), tendo como foco o Mapa Mental da estrutura do agente. 

Mapa Mental

A figura abaixo mostra o Mapa Mental do Agente AG2P, que automatiza a gestão do processo pessoal, com base nos dados armazenados na Planilha GPS.

Algumas partes da Planilha GPS são preenchidas manualmente, enquanto a pessoa executa os procedimentos operacionais, e outras partes são preenchidas automaticamente, pelo Agente AG2P, de acordo com as regras que direcionam o comportamento do agente. 

Estrutura da Planilha GPS

Aba: GPS

Colunas

A(Seq) - Preenchimento manual

Número sequencial para identificação do item da hierarquia do processo do serviço prestado pela pessoa.

B(Grupo de Processos do Serviço (GPS)) - Preenchimento manual

Hierarquia de 4 níveis, que representa os processos do serviço. Descrição dos níveis:

Nível 1: Código e nome do serviço

Nível 2: Contém nomes padronizados de acordo com os grupos de processos do PMBOK, que são Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento.

Nível 3: Contém nomes padronizados para agrupar tarefas executáveis do processo nas categorias Entrada, Processamento e Saída.

Nível 4: Contém o nome da tarefa executável do serviço, que são itens de checklist.

C(Tamanho em Pontos) - Preenchimento manual

Tamanho de cada tarefa executável do processo, atribuído conforme a tabela encontrada na aba Instruções.

D(Avaliação) - Preenchimento manual

Avaliação da tarefa executável do processo, que pode ser:

OK - indica que a tarefa foi executada com sucesso

NOK - indica que a tarefa foi executada com falha

N/A - indica que a tarefa não se aplica, no caso dessa execução

RA - indica que essa tarefa requer atenção especial, portanto, não foi executada

E(Data Hora Início) - Preenchimento automático

Essa data hora deve ser registrada automaticamente, quando a pessoa ativar o cronômetro para iniciar a contagem do tempo.

F(Data Hora Fim) - Prenchimento automático

Essa data hora deve ser registrada automaticamente, quando a pessoa desativar o cronômetro para encerrar a contagem do tempo, por ter concluído a tarefa.

G(Duração HH:MM:SS) - Preenchimento automático

Essa duração da tarefa deve ser registrada automaticamente, quando a pessoa desativar o cronômetro para encerrar a contagem do tempo, por ter concluído a tarefa.

É importante ressaltar, que a pessoa pode desativar o cronômetro a qualquer momento antes de encerrar a tarefa, por necessidade de interromper para atender alguma demanda não prevista.

Isto é necessário para que a duração seja precisa, já que será usada para calcular o Indicador de Produtividade em Pontos / Hora.

Por outro lado, o tempo total de paradas da tarefa, deve ser registrado na coluna H(Paradas HH:MM:SS).

H(Paradas HH:MM:SS) - Prenchimento automático

Esse tempo total de paradas deve ser incrementado a cada vez que o cronômetro for desativado antes de encerrar a tarefa.

I(NOK - PONTOS PROBLEMÁTICOS E AÇÕES CORRETIVAS) - Preenchimento manual

Uma célula desta coluna deve ser preenchida, quando a célula da mesma linha, da coluna D(Avaliação) for igual a NOK, ou seja, houve falha na execução da tarefa.

J(NOK - CAUSA PROVÁVEL) - Preenchimento manual

A causa da falha registrada na coluna à esquerda deve ser registrada nesta. As possíveis causas são apresentadas numa combobox.

K(Entrada) - Preenchimento automático (por fórmula)

Quando for selecionada uma causa na célula à esquerda, se a falha tiver ocorrido na Entrada do processo pessoal, será registrado 1 na célula.

L(Saída) - Preenchimento automático (por fórmula)

Quando for selecionada uma causa na célula à esquerda, se a falha tiver ocorrido na Saída do processo pessoal, será registrado 1 na célula.

M(Recurso) - Preenchimento automático (por fórmula)

Quando for selecionada uma causa na célula à esquerda, se a falha tiver ocorrido em Recurso do processo pessoal, será registrado 1 na célula.

N(Método) - Preenchimento automático (por fórmula)

Quando for selecionada uma causa na célula à esquerda, se a falha tiver ocorrido na Método do processo pessoal, será registrado 1 na célula.

O(Indicador) - Preenchimento automático (por fórmula)

Quando for selecionada uma causa na célula à esquerda, se a falha tiver ocorrido em Indicador do processo pessoal, será registrado 1 na célula.

P(Pessoal) - Preenchimento automático (por fórmula)

Quando for selecionada uma causa na célula à esquerda, se a falha tiver ocorrido na Pessoa que executa o processo pessoal, será registrado 1 na célula.

Q(INDICADOR DE PRODUTIVIDADE) - Preenchimento automático (por fórmula)

O resultado da fórmula de cálculo do Indicador de Produtividade, na execução da tarefa, será registrado nesta coluna.

Aba: RDM

Colunas

PLANEJADO: Colunas A e B

Linha 2, Coluna A: Data a que se refere o PLANEJADO, reforçando que a regra é que a duração do plano seja de 1 dia, apenas.

A(Hora) - Preenchimento Manual

As sugestões para horas planejadas são das 7 às 17 horas, com 1 hora para almoço e 4 intervalos de 15 minutos, distribuídos de acordo com as necessidades da pessoa, sendo 2 antes e 2 depois do almoço. Cada linha contém a hora cheia. Estas sugestões, podem ser adaptadas às necessidades da pessoa.

B(Meta) - Preenchimento automático (por fórmula)

Os dados dessa coluna são usados para desenhar a linha azul do gráfico Burndown.

C(Progresso) _ Preenchimento automático (por fórmula) 

Os dados dessa coluna são usados para desenhar a linha vermelha do gráfico Burndown.

EXECUTADO: Colunas D, E, F, G, H

Linha 4, Coluna D: Somatório dos pontos das tarefas que serão executadas conforme o plano do dia,  que pertencem à fase Iniciação. Na Aba GPS, os pontos estão na coluna C(Tamanho em Pontos).

Linha 4, Coluna E: Somatório dos pontos das tarefas que serão executadas conforme o plano do dia,  que pertencem à fase Planejamento. Na Aba GPS, os pontos estão na coluna C(Tamanho em Pontos).

Linha 4, Coluna F: Somatório dos pontos das tarefas que serão executadas conforme o plano do dia,  que pertencem à fase Execução. Na Aba GPS, os pontos estão na coluna C(Tamanho em Pontos).

Linha 4, Coluna G: Somatório dos pontos das tarefas que serão executadas conforme o plano do dia,  que pertencem à fase Monitoramento. Na Aba GPS, os pontos estão na coluna C(Tamanho em Pontos).

Linha 4, Coluna H: Somatório dos pontos das tarefas que serão executadas conforme o plano do dia,  que pertencem à fase Encerramento. Na Aba GPS, os pontos estão na coluna C(Tamanho em Pontos).

D(Iniciação) - Preenchimento manual

Para automatizar, o usuário dispara um evento tipo "Selecionou as tarefas do dia", o Agente AG2P mostra para o usuário as tarefas que ainda não foram executadas, o usuário escolhe e o Agente faz o somatório dos pontos das tarefas escolhidas e registra na Linha 4, Coluna D.

O mesmo procedimento deve ser repetido para as demais colunas (E, F, G, H), se o usuário quiser.

T(Estado) - Preenchimento manual

O preenchimento dessa coluna será automatizado pelo Agente AG2P, naturalmente, porque a execução de um evento implica na mudança do Estado atual para o próximo Estado.

As demais colunas da Aba RDM são atualizadas automaticamente, ou são fixas.

Aba: TabProb

Contém apenas dados fixos.

Aba: Subitem

Totalmente preenchida manualmente. O preenchimento não será automatizado na primeira versão do Agente AG2P, pois é importante mas não é urgente.

Aba: XmR P

Colunas

A(Item de Checklist) - Preenchimento automático (por fórmula)

Dado copiado da coluna B, da Aba GPS. 

Ao invés da fórmula, o Agente AG2P deve copiar, com a condição do valor da coluna Q da Aba GPS ser positivo. 

B(Pontos IC OK / Hora) - Preenchimento automático (por fórmula)

Dado copiado da coluna Q, da Aba GPS.

Ao invés da fórmula, o Agente AG2P deve copiar, com a condição do valor ser positivo. 

Aba: Pareto

Colunas

Esta aba já tem preenchimento totalmente automático por fórmula.

Aba: Capacidade

Colunas

Esta aba tem preenchimento manual e deve ser totalmente automatizada pelo Agente AG2P, de forma sincronizada com o gráfico XmR P.

Aba: Instruções

Essa aba contém instruções para:

1. Medição do tamanho de uma tarefa,
2. Medição da duração da execução de uma tarefa. 

Como baixar a planilha GPS

Clique no botão abaixo para acessar e baixar a planilha GPS. 

Na página que será aberta:

1. Selecione no menu a opção "Séries / Do Caos ao Prompt T3";
2. Na página que será aberta, clique na planilha e, em seguida, na seta que aparecerá no canto superior direito, para abrí-la em outra janela;
3. Na planilha aberta na outra janela, selecione no menu a opção Arquivo / Baixar.

CONCLUSÃO

Neste episódio, que é o primeiro da temporada 3 da série "Do Caos ao Prompt", foram apresentados:

• O mapa mental do Agente AG2P
• A estrutura da planilha GPS

No próximo episódio serão apresentadas as especificações completas do Evento "Abriu RDM".

Próximo post: Do Caos ao Prompt T3E02: Estrutura do Agente AG2P - Diálogo 1 - Após início - Abriu RDM

Índice da Temporada T3 da Série "Do Caos ao Prompt"

• Temporada T3 Estrutura do Agente AG2P
• Episódio E01 Mapa Mental
• Episódio E02 Diálogo 1 Evento "Abriu RDM" dispara Ação "Inicializar RDM"
• Episódio E03 Diálogo 2 Evento "Recebeu lista de tarefas a fazer" dispara Ação "Preparar Plano do Dia"
• Episódio E04 Regras para Gestão do Processo Pessoal
• Episódio E05 Diálogo 3 Evento "Iniciou tarefa do negócio" dispara Ação "Executar tarefa do negócio"
• Episódio E06 Diálogo 4 Evento "Terminou tarefa do negócio" dispara Ação "Registrar tamanho da tarefa"
• Episódio E07 Diálogo 5 Evento "Ocorreu um incidente" dispara Ação "Registrar incidente"
• Episódio E08 Diálogo 6 Evento "Decidiu encerrar a jornada" dispara Ação "Preparar transferência de totais"
• Episódio E09 Diálogo 7 Evento "Executou tarefa em hora extra" dispara Ação "Registrar horas extras"
• Episódio E10 Diálogo 8 Evento "Liberou RDM" dispara Ação "Disponibilizar RDM do dia"
• Episódio E11 Diálogo 9 Evento "Selecionou totais para produtividade" dispara Ação "Atualizar aba XmR P"
• Episódio E12 Diálogo 10 Evento "Selecionou incidentes por origem" dispara Ação "Atualizar aba Pareto"
• Episódio E13 Diálogo 11 Evento "Avaliou a capacidade do processo" dispara Ação "Atualizar aba Capacidade"
• Episódio E14 Diálogo 12 Evento "Fechou RDM" dispara Ação "Encerrar jornada"