INTRODUÇÃO
Post anterior: Acompanhe o Desempenho do Seu Processo Pessoal com Gestão à Vista: Como usar a Planilha GPS Gráficos
Contexto
Home Office de qualquer especialidade, que tenha interesse em gerenciar a rotina diária aplicando o gráfico de comportamento do processo, com o propósito de melhorar a previsibilidade do processo pessoal.
Objetivo
O objetivo deste post é mostrar como adaptar as técnicas ensinadas nos dois livros abaixo, para melhorar o processo pessoal do Home Office.
Livros de Referência
Este Post foi inspirado nesses dois livros:
- Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia, por Vicente Falconi Campos
- Entendendo a Variação – A Chave para Administrar o Caos, por Donald J. Wheeler
O livro de Vicente Falconi Campos é uma obra prática que aborda como melhorar a eficiência e a produtividade no ambiente de trabalho através da organização e da padronização de processos.
O livro de de Donald J. Wheeler é uma obra fundamental para entender como a variação impacta os processos e como gerenciá-la para melhorar a qualidade e a eficiência.
Seguem alguns ensinamentos importantes apresentados no livro
por Donald J. Wheeler.
Variação:
- Variação rotineira: É resultado de causas comuns e esperadas, também conhecidas como ruídos.
- Variação excepcional: É uma diferença no resultado do processo que foi gerada por uma causa provável (também conhecida como sinal), que foge aos limites de variação do processo.
A figura mostra um exemplo com Variação Excepcional e Variação Rotineira.
Comportamento do Processo:
- Processo previsível: Apresenta uma variação rotineira.
- Processo imprevisível: Apresenta tanto a variação rotineira como a variação excepcional.
Erro na Interpretação de Dados:
- O primeiro erro na interpretação de dados é interpretar o ruído como se ele fosse um sinal.
- O segundo erro na interpretação de dados é não conseguir detectar um sinal quando ele existe.
- Os gráficos do comportamento do processo imprimem um equilíbrio entre esses dois erros.
VISÃO GERAL
A figura mostra onde podem ocorrer as variações excepcionais no Home Office, que tornam o processo imprevisível.
Os próximos tópicos mostram como aplicar o gráfico de comportamento do processo para melhorar a previsibilidade do processo pessoal no Home Office.
No tópico Pré-condições serão estabelecidas as condições necessárias para iniciar o esforço de melhoria, utilizando o gráfico de comportamento do processo.
No tópico Fatos, Dados e Regras serão especificadas as ações que devem ser executadas, conforme algumas condições, baseadas em fatos que são associados aos dados a serem apresentados no gráfico do comportamento do processo.
No tópico Pós-condições serão estabelecidas as condições necessárias para autoavaliação da capacidade do processo pessoal, com base no gráfico de comportamento do processo.
Pré-condições
Pré-condições, na Rotina do Dia a Dia no Home Office, são as condições que devem ser atendidas antes de iniciar o esforço de melhoria, utilizando como ferramenta as planilhas que emitem o gráfico de comportamento do processo.
São estas as pré-condições na Rotina do Dia a Dia no Home Office:
- O Serviço executado no Home Office deve ser repetitivo e padronizado.
- As Checklists do Serviço executado no Home Office devem estar registradas em conformidade com o padrão da Planilha GPS – Modelo.
- Os gráficos para o Serviço executado no Home Office, devem estar registrados em conformidade com o padrão da Planilha GPS Gráficos – Modelo.
Fatos, Dados e Regras
Neste tópico são especificadas as ações que devem ser executadas, na Rotina do Trabalho do Dia a Dia do Home Office, conforme algumas condições, baseadas em fatos que são associados aos dados a serem apresentados no gráfico do comportamento do processo
As ações que devem ser executadas na Rotina do Trabalho do Dia a Dia do Home Office são estas:
- Coletar e Registrar Dados
- Calcular Indicadores
- Emitir Gráficos
Essas ações são executadas com apoio de duas ferramentas:
- Planilha GPS - Modelo
- Planilha GPS Gráficos - Modelo
Clique no botão abaixo para acessar e baixar o Modelo e o Estudo de Caso dessas planilhas.
Os dados dos exemplos deste Post são baseados no Estudo de Caso das planilhas.
Recomendamos, também, para melhorar o entendimento das ferramentas, a leitura destes Posts:
Acompanhe o Desempenho do Seu Processo Pessoal com Gestão à Vista: Como usar a Planilha GPS Gráficos
Coletar e Registrar Dados
Trata-se de coletar e registrar durante a Rotina do Trabalho do Dia a Dia, na Planilha GPS do Serviço, os dados necessários para o cálculo dos indicadores de Produtividade e Qualidade.
Nos próximos tópicos serão especificadas as regras para coleta desses dados.
Data Hora de Início e Fim e Item Checklist
FATO
Início da execução de uma sequência de Item Checklist
DADOS
Planilha: Planilha GPS do Serviço
Aba: TabExecutado
Coluna: Data Hora Início
REGRA
A data e hora de início da execução do primeiro Item Checklist de uma sequência, deve ser registrada na estrutura de dados acima.
A figura mostra um exemplo com destaque da Data Hora Início dentro de um retângulo com borda na cor vermelha.
FATO
Início da execução de uma sequência de Item Checklist
DADOS
Planilha: Planilha GPS do Serviço
Aba: TabExecutado
Coluna: Sxx.x.x.xx Item Checklist (IC) Início
REGRA
O código do primeiro Item Checklist de uma sequência, deve ser registrado na estrutura de dados acima.
A figura mostra um exemplo com destaque do primeiro Item Checklist de uma sequência dentro de um retângulo com borda na cor vermelha.
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FATO
Fim da execução de uma sequência de Item Checklist
DADOS
Planilha: Planilha GPS do Serviço
Aba: TabExecutado
Coluna: Data Hora Fim
REGRA
A data e hora de fim da execução do último Item Checklist de uma sequência, deve ser registrada na estrutura de dados acima.
A figura mostra um exemplo com destaque da Data Hora Fim dentro de um retângulo com borda na cor vermelha.
FATO
Fim da execução de uma sequência de Item Checklist
DADOS
Planilha: Planilha GPS do Serviço
Aba: TabExecutado
Coluna: Sxx.x.x.xx Item Checklist (IC) Fim
REGRA
O código do último Item Checklist de uma sequência, deve ser registrado na estrutura de dados acima.
A figura mostra um exemplo com destaque do último Item Checklist de uma sequência dentro de um retângulo com borda na cor vermelha.
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Total IC na Data Hora Fim
FATO
Fim da execução de uma sequência de Item Checklist
DADOS - ORIGEM
Planilha: Planilha GPS do Serviço
Aba: GPS
Célula: à esquerda do rótulo “TOTAL DE ITENS DE CHECKLIST”
DADOS - DESTINO
Planilha: Planilha GPS do Serviço
Aba: TabExecutado
Célula: à direita da célula na coluna Data Hora Fim, na qual foi registrada a data de fim da execução da sequência de Itens de Checklist, na coluna “Total IC na Data Hora Fim”
REGRA
A quantidade total de Itens Checklist que foi calculada e está disponível na célula à esquerda do rótulo "TOTAL DE ITENS DE CHECKLIST", na aba GPS, da Planilha GPS do Serviço, deve ser copiada para a célula que fica à direita da célula na coluna Data Hora Fim, na qual foi registrada a data de fim da execução da sequência de Itens de Checklist, na coluna "Total IC na Data Hora Fim".
A figura mostra um exemplo com destaque da origem e do destino do dado "Total IC na Data Hora Fim" copiado, dentro de retângulo com borda na cor vermelha.
Pontos IC OK
FATO
Fim da execução de uma sequência de Item Checklist
DADOS - ORIGEM
Planilha: Planilha GPS do Serviço
Aba: GPS
Somatório de Células: Calcular o somatório das células Pontos, dos Itens Checklist de “Sxx.x.x.xx Item Checklist (IC) Início” até “Sxx.x.x.xx Item Checklist (IC) Fim”, tal que a célula da coluna Avaliação seja igual a OK
DADOS - DESTINO
Planilha: Planilha GPS do Serviço
Aba: TabExecutado
Célula: à direita da célula na coluna Data Hora Fim, na qual foi registrada a data de fim da execução da sequência de Itens de Checklist, na coluna “Pontos IC OK”
REGRA
O somatório dos Pontos dos Itens Checklist que foram executados e cuja avaliação foi igual a OK, deve ser calculado e o resultado copiado para a célula que fica à direita da célula na coluna Data Hora Fim, na qual foi registrada a data de fim da execução da sequência de Itens de Checklist, na coluna "Pontos IC OK".
A figura mostra um exemplo com destaque da origem e do destino do dado "Pontos IC OK" copiado, dentro de retângulo com borda na cor vermelha.
Oportunidades de Defeitos (O)
FATO
Fim da execução de uma sequência de Item Checklist
DADOS - ORIGEM
Planilha: Planilha GPS do Serviço
Aba: GPS
Somatório de Células: Calcular o somatório das células “NOK – Causa Provável”, por “Causa Primária”, dos Itens Checklist de “Sxx.x.x.xx Item Checklist (IC) Início” até “Sxx.x.x.xx Item Checklist (IC) Fim”, tal que a célula da coluna Avaliação seja igual a NOK
DADOS - DESTINO
Planilha: Planilha GPS do Serviço
Aba: TabExecutado
Células: à direita da célula na coluna Data Hora Fim, na qual foi registrada a data de fim da execução da sequência de Itens de Checklist, nas colunas “Entrada IC NOK”, “Saída IC NOK”, “Recurso IC NOK”, “Método IC NOK”, “Indicador IC NOK”, “Pessoal IC NOK”
REGRA
O somatório das células "NOK - Causa Provável", por "Causa Primária", dos Itens Checklist de "Sxx.x.x.xx Item Checklist (IC) Início" até " Sxx.x.x.xx Item Checklist (IC) Fim", tal que a célula da coluna Avaliação seja igual a NOK, deve ser calculado e o resultado copiado para as células que ficam à direita da célula na coluna Data Hora Fim, na qual foi registrada a data de fim da execução da sequência de Itens de Checklist, nas colunas “Entrada IC NOK”, “Saída IC NOK”, “Recurso IC NOK”, “Método IC NOK”, “Indicador IC NOK”, “Pessoal IC NOK”.
A figura mostra um exemplo com destaque da origem e do destino dos dados “Entrada IC NOK”, “Saída IC NOK”, “Recurso IC NOK”, “Método IC NOK”, “Indicador IC NOK”, “Pessoal IC NOK” copiados, dentro de retângulo com borda na cor vermelha.
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Calcular Indicadores
Os Indicadores são calculados por fórmulas das planilhas, cujos dados foram disponibilizados no tópico "Coletar e Registrar Dados".
Fórmula do Indicador de Produtividade
Indicador de Produtividade = Pontos IC OK / (Data Hora Fim - Data Hora Início) x 6
Fórmula da Planilha: =F6/((D6-A6) *6)
A figura mostra as colunas da aba GPS da Planilha GPS do Serviço, com os dados usados na fórmula em retângulo de borda vermelha.
Fórmula do Indicador de Qualidade
Indicador de Qualidade: DPMO=Total IC NOK / Total IC na Data Hora Fim x O x 1000000
Fórmula da Planilha: =SUM($M$6:M6)/E6*N$3*1000000
A figura mostra as colunas da aba GPS da Planilha GPS do Serviço, com os dados usados na fórmula em retângulo de borda vermelha.
Emitir Gráficos
Trata-se de transferir os dados da Planilha GPS do Serviço para a Planilha GPS Gráficos do Serviço.
Data Hora Fim
FATO
Fim da jornada de trabalho no Home Office
DADOS - ORIGEM
Planilha: Planilha GPS do Serviço
Aba: TabExecutado
Coluna: Data Hora Fim (selecionar apenas a data corrente)
DADOS - DESTINO
Planilha: Planilha GPS Gráficos do Serviço
Aba: Dados
Coluna: Data (adicionar obedecendo a ordem cronológica)
REGRA
A data corrente deve ser selecionada na coluna Data Hora Fim da aba TabExecutado da Planilha GPS do Serviço e copiada para a coluna Data da aba Dados da Planilha GPS Gráficos do Serviço, obedecenco a ordem cronológica.
INDICADOR DE PRODUTIVIDADE
FATO
Fim da jornada de trabalho no Home Office
ORIGEM
Planilha: Planilha GPS do Serviço
Aba: TabExecutado
Coluna: INDICADOR DE PRODUTIVIDADE (somente da data corrente)
DESTINO
Planilha: Planilha GPS Gráficos
Aba: Dados
Coluna: Pontos IC OK / Hora (referentes à data corrente)
REGRANo final da jornada de trabalho, o INDICADOR DE PRODUTIVIDADE de cada Item Checklist executado no dia deve ser copiado conforme a ORIGEM e o DESTINO acima.
Oportunidades de Defeitos (O)
FATO
Fim da jornada de trabalho no Home Office
ORIGEM
Planilha: Planilha GPS do Serviço
Aba: TabExecutado
Colunas: Oportunidades de Defeitos (O) por Item de Checklist
(IC) (somente da data corrente)
DESTINO
Planilha: Planilha GPS Gráficos
Aba: Dados
Coluna: Oportunidades de Defeitos (O) por Item de Checklist
(IC) (referentes à data corrente)
REGRA
No final da jornada de trabalho, as quantidades de defeitos por fator de produção, de cada Item Checklist executado no dia devem ser copiadas conforme a ORIGEM e o DESTINO acima.
INDICADOR DE QUALIDADE
FATO
Fim da jornada de trabalho no Home Office
ORIGEM
Planilha: Planilha GPS do Serviço
Aba: TabExecutado
Coluna: INDICADOR DE QUALIDADE (somente da data corrente)
DESTINO
Planilha: Planilha GPS Gráficos
Aba: Dados
Coluna: DPMO (referentes à data corrente)
REGRA
No final da jornada de trabalho, o INDICADOR DE QUALIDADE de cada Item Checklist executado no dia deve ser copiado conforme a ORIGEM e o DESTINO acima.
Pós-condições
São estas as pós-condições para fazer a autoavaliação da capacidade do processo pessoal, com base no gráfico de comportamento do processo:
- Análise das variações no gráfico do Indicador de Produtividade.
- Análise das variações no gráfico do Indicador de Qualidade.
- Análise do gráfico de Pareto.
REVISÃO
No tópico Pré-condições foram estabelecidas as condições necessárias para iniciar o esforço de melhoria, utilizando o gráfico de comportamento do processo, para os indicadores de Produtividade e Qualidade.
No tópico Fatos, Dados e Regras foram estabelecidas as regras para tratamento dos dados a serem apresentados no gráfico do comportamento do processo, para os indicadores de Produtividade e Qualidade, e no gráfico de Pareto.
No tópico Pós-condições foram estabelecidas as condições necessárias para autoavaliação da capacidade do processo pessoal, com base no gráfico de comportamento do processo, para os indicadores de Produtividade e Qualidade.
CONCLUSÃO
Há oportunidades de melhorias na Autogestão do Home Office, como, por exemplo:
- Automação do registro da Data Hora de início e fim de cada sequência de Itens Checklist,
- Automação dos somatórios de Pontos dos Itens Checklist OK,
- Melhoria no registro da ocorrência de defeitos,
- Automação da transferência de dados da Planilha GPS do Serviço para a Planilha GPS Gráficos,
- Automação da avaliação da capacidade do processo pessoal do Home Office.
Existe uma ferramenta free no mercado que atende quase todas as melhorias citadas acima.
O site dessa ferramenta é: https://www.processdash.com/
Essa ferramenta foi criada, exatamente, para processo pessoal. Inicialmente, atendia apenas a PSP (Personal Software Process), mas na versão atual atende a qualquer tipo de processo pessoal.
O estudo dessa ferramenta está previsto para breve.
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