Exemplos GPS T1E1: Como usar a planilha GPS - Introdução

INTRODUÇÃO

Este é o primeiro post da Série Exemplos GPS, que mostra como usar a planilha GPS na autogestão do processo pessoal.

"Palavras movem, exemplos arrastam", Confúcio.

Esta frase é atribuída ao filósofo e pensador chinês Confúcio. 

Apesar de não haver uma confirmação absoluta de que a frase seja dele, ela é amplamente reconhecida como uma ideia que reflete o pensamento confucionista, que valoriza a importância do exemplo na educação e na liderança. 

A frase enfatiza que a ação, ou seja, o exemplo, tem mais impacto do que apenas a fala. 

Com inspiração nesta frase, foi criado o exemplo de uso da planilha GPS (Grupo de Processos do Serviço), com foco na autogestão de processo pessoal.

A planilha GPS foi criada no primeiro post deste Blog, com o objetivo de apoiar a autogestão de Home Office.

O primeiro post deste Blog usa a metáfora "Home Office é Moto Boy", com o objetivo de dar ênfase a duas ferramentas essenciais para a entrega: Velocímetro e GPS.

Só que no caso do Home Office, GPS é caracterizado por uma planilha que foi identificada por Grupo de Processos do Serviço (Planilha GPS).

Essa planilha contém uma lista de tarefas (Checklist), representando o roteiro que o Home Office deve seguir, a fim de fazer a entrega.

Exemplo usado na série Exemplos GPS

O exemplo usado na série Exemplos GPS é de um recebimento, em vez de uma entrega.

Isto significa que, neste exemplo, um processo pessoal é executado por uma pessoa, para o recebimento de algo que tem alto valor.

Esse algo de alto valor será recebido aos poucos, do início até o final do processo pessoal.

Trata-se de um conhecimento de alto valor, que foi compartilhado pelo seu autor por meio de um curso, documentado em um livro.

Este curso pode ser feito de acordo com a disponibilidade da pessoa, em paralelo com as tarefas profissionais, pois todas as tarefas têm curta duração.

As tarefas que duram mais tempo, não ultrapassam 30 minutos e podem ser planejadas para a hora imediatamente após acordar e imediatamente, antes de dormir.

As demais tarefas duram 5 minutos cada uma, portanto, podem ser encaixadas em intervalos de hora em hora.

Estrutura da planilha GPS

Entenda e estrutura da planilha GPS e quais são a pré-condições para começar a usá-la.

Pré-condições para usar a planilha GPS

Para usar a planilha GPS do zero, siga as instruções fornecidas abaixo, para cada aba da planilha GPS.

Essas instruções devem ser realizadas antes da fase Iniciação do processo pessoal de quem se propõe a usar a planilha GPS.

Aba GPS

Em primeiro lugar, o usuário deve limpar as colunas abaixo.

Coluna B(Nome da Tarefa): Limpar todas as linhas abaixo de "Nome da Tarefa", até uma linha antes de "TOTAL GERAL DO TAMANHO EM PONTOS".

Coluna C(Código da Tarefa): Limpar todas as linhas abaixo de "Código da Tarefa", até uma linha antes de "TOTAL GERAL DO TAMANHO EM PONTOS".

Coluna D(Tamanho em Pontos): Limpar todas as linhas abaixo de "Tamanho em Pontos", até uma linha antes de "TOTAL GERAL DO TAMANHO EM PONTOS".

Coluna E(Avaliação): Selecionar NOK em todas as linhas abaixo de "Avaliação", até uma linha antes de "TOTAL GERAL DO TAMANHO EM PONTOS".

Coluna F(Data Hora Início): Limpar todas as linhas abaixo de "Data Hora Início", até uma linha antes de "TOTAL GERAL DO TAMANHO EM PONTOS".

Coluna G(Data Hora Fim): Limpar todas as linhas abaixo de "Data Hora Fim", até uma linha antes de "TOTAL GERAL DO TAMANHO EM PONTOS".

Coluna H(Duração (HH:MM:SS)): Limpar todas as linhas abaixo de "Duração (HH:MM:SS)", até uma linha antes de "TOTAL GERAL DO TAMANHO EM PONTOS".

Coluna I(Paradas (HH:MM:SS)): Limpar todas as linhas abaixo de "Paradas (HH:MM:SS)", até uma linha antes de "TOTAL GERAL DO TAMANHO EM PONTOS".

Coluna J(NOK - PONTOS PROBLEMÁTICOS E AÇÕES CORRETIVAS): Limpar todas as linhas abaixo de "NOK - PONTOS PROBLEMÁTICOS E AÇÕES CORRETIVAS", até uma linha antes de "TOTAL GERAL DO TAMANHO EM PONTOS".

Coluna K(NOK - CAUSA PROVÁVEL): Limpar todas as linhas abaixo de "NOK - CAUSA PROVÁVEL", até uma linha antes de "TOTAL GERAL DO TAMANHO EM PONTOS".

Coluna S(Plano do Dia (Data de execução da tarefa)): Limpar todas as linhas abaixo do cabeçalho da coluna e registrar a data conforme o plano do dia. 

Coluna T(INDICADOR DE PRODUTIVIDADE POR DIA): Verificar se as fórmulas estão de acordo com a quantidade de tarefas por dia, cujo padrão é 10 tarefas por dia, mas pode ser alterado por necessidade do usuário. Mas a mudança tem consequências nas fórmulas. A fórmula é Somatório de Pontos / (Somatório Duração *24)

Grupo de colunas "JORNADA DIÁRIA":

• Célula D8(Início): Registrar a hora imediatamente após acordar e antes de iniciar as tarefas profissionais ou pessoais prioritárias, para executar as duas tarefas do curso mais longas, que juntas duram menos de 1 hora.
• Célula E8(Fim): Registrar a hora imediatamente antes de dormir e após terminar as tarefas profissionais ou pessoais prioritárias, para revisar as duas tarefas do curso mais longas, que juntas duram menos de 1 hora.

 Abas com dados fixos

As abas abaixo não devem ser alteradas.

• Aba TabProb
• Aba Instruções

Aba Subitem

Esta aba serve para registrar informações adicionais a respeito de uma tarefa qualquer. 

O formato das informações está descrito na própria aba.

Limpar todas as linhas dessa aba, da linha 5 em diante.

Abas atualizadas dinamicamente

Embora as fórmulas da planilha transfiram os dados automaticamente para as abas a seguir, o usuário pode informar alguns dados como parâmetros de pesquisa das fórmulas.

Aba Burndown

Célula A2(Data de referência do Gráfico Burndown): contém uma data que a planilha usa como parâmetro para selecionar os dados para o gráfico, da aba GPS. Essa data pode ser a data atual (data de hoje), para visualização da atualização dinâmica do gráfico associado à execução das tarefas, ou uma data anterior, para visualização do gráfico do passado, exclusivamente para essa data. 

Aba XmR

Coluna A(Data) e Coluna B(Pontos/Hora): contém a data de execução das tarefas e a produtividade do dia. Esses dados são copiados da aba GPS, respectivamente, da Coluna S(Data de Execução da Tarefa) e da Coluna T(INDICADOR DE PRODUTIVIDADE POR DIA). 

Aba Pareto

Grupo de colunas "PERÍODO":

Célula C5: Contém a data de início do período, para coleta dos dados para o gráfico Pareto.

Célula D5: Contém a data de fim do período, para coleta dos dados para o gráfico Pareto.

Aba Capacidade

Célula D4(CLASSIFICAÇÃO): Deve ser atualizada pelo usuário, com a cor atribuída conforme a avaliação baseada no texto explicativo.

Fases do Processo Pessoal

As fases do processo pessoal são: Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento.

No nosso exemplo, cada fase tem um conteúdo padrão, conforme a descrição abaixo:

• Iniciação: Leitura da teoria.
• Planejamento: Leitura do exercício do dia.
• Execução: Execução do exercício do dia.
• Controle: Releitura do exercício do dia.
• Encerramento: Releitura da teoria.

Guia do usuário

Segue abaixo o passo a passo para executar as tarefas do dia, com apoio da planilha GPS.

Checklist das pré-condições que devem ser atendidas antes da execução:

1. Plano do Dia: Registre as tarefas a executar na aba GPS, na coluna B(Nome da Tarefa), na coluna C(Código da Tarefa), na coluna D(Tamanho em Pontos) e na coluna S(Data prevista de execução da tarefa), na próxima linha disponível.
   A quantidade de tarefas por dia, por padrão, é igual a 10.
   Se você tiver mais de 10 tarefas a executar no dia, faça agrupamento de tarefas ou adiamento de tarefas, se possível.
   Se você tiver menos de 10 tarefas a executar no dia, faça decomposição de tarefas ou antecipe tarefas, se possível.
   A recomendação é não tentar fazer mais de 10 tarefas por dia, porque isto é aumentar o risco de problemas e atrasos.
2. Copiar os dados do Gráfico Desvio de Meta: Registre o gráfico Desvio de Meta para o dia na aba Burndown, copiando 14 linhas, das colunas A a P, do dia anterior para a segunda linha disponível, após o último (para separar os gráficos com uma linha em branco).
   
3. Data do Plano do Dia do Gráfico Desvio de Meta: Registre a data de hoje na célula abaixo da Coluna A(EXECUTADO), no formato dd/mm/aa.
4. Registre a data de hoje na célula abaixo da Coluna A(Data Hora Fim), no formato dd/mm/aa 00:00:00.
   Ajuste nas fórmulas de Tarefa, Código, Meta e Pontos, a célula em que fica registrada a Coluna A(EXECUTADO).
5. Velocidade Ideal do Gráfico Desvio de Meta: Ajuste na fórmula na Coluna P(Velocidade Ideal). Exemplo: (D34/(ROW(D34)-ROW(D44))), para o gráfico do terceiro dia, ou Lição 3.
6. Copiar o Gráfico Desvio de Meta: Copie e cole o Gráfico Desvio de Meta na área de Resultado.
7. Editar o Gráfico Desvio de Meta: Atualize o Intervalo de Dados no gráfico, para referenciar as células que serão usadas. Exemplo: A18:A29,D18:D29,E18:E29, para o gráfico do segundo dia, ou Lição 2.
8. Ajustar as fórmulas do Gráfico Desvio de Meta: Faça os ajustes necessários nas fórmulas do Gráfico Desvio de Meta, a fim de fazer a cópia dos dados das tarefas da aba GPS.
   Os dados são: Data Hora Fim, Tarefa, Código, Meta, Pontos.
9. Cálculo da Produtividade do Dia, para o gráfico Indicador de Produtividade: Registre a fórmula de cálculo da produtividade no dia, na aba GPS, na coluna T, na linha da última tarefa do dia, da coluna S, conforme instruções no tópico Estrutura da Planilha GPS. 

Checklist dos passos para execução:

1. Execução das Tarefas: Execute as tarefas previstas no plano do dia, na sequência definida para o processo pessoal, registrando a Data Hora Início, a Data Hora Fim e a Duração de cada uma.
   Se houver paradas no entre o início e o fim, registre o tempo na coluna Paradas.
2. Registro de Falhas: Registre as falhas que ocorrerem, numa das colunas L a Q, da aba GPS, na linha da tarefa que estava sendo executada.
3. Fim da Jornada: Encerre a jornada registrando a Data Hora Fim da última tarefa prevista no plano do dia.

Checklist das pós-condições que devem ser atendidas após a execução:

1. Gráfico Desvio de Meta: Verifique as metas no gráfico Desvio de Meta, na aba Burndown.
   O último ponto da linha vermelha deve ser igual ao último da linha azul, para considerar a meta do dia alcançada.
2. Gráfico Pareto: Verifique se as falhas registradas, se houver, estão registradas no gráfico Pareto, na aba Pareto e se foram transferidas, corretamente, da aba GPS para a aba Pareto, conforme o Periodo definido no gráfico Pareto.
3. Gráfico Indicador de Produtividade: Verifique se a produtividade do dia foi registrada no gráfico Indicador de Produtividade, na aba XmR.
   Neste gráfico, as variações em torno da média são comuns, ou normais, porém as variações próximas ou além dos limites inferior e superior são especiais, ou excepcionais, e sinalizam a existência de um problema.

CONCLUSÃO

As informações necessárias e suficientes para inicializar a planilha GPS foram fornecidas acima.

Nos próximos posts, serão fornecidas as informações necessárias e suficientes para usar a planilha.

Próximo post: Exemplos GPS T1E2: Lição 1 com resultado do estudo de teoria e prática